«Мэлон Фэшн Груп»: организация работы с арендодателями и типовые процессы СЭД

Под управлением «Мэлон Фэшн Груп» на 2017 год находятся почти 700 магазинов популярных марок одежды Befree, Zarina и Love Republic в России и странах СНГ.

Компания выполняет полный цикл деятельности модного бизнеса, начиная с моделирования (проектирования), производства, логистики и заканчивая распределением, продажей, продвижением женской и мужской одежды и аксессуаров.

Штаб-квартира расположена в Санкт-Петербурге. Оборот компании составляет 15 млрд руб. в год.

«Мэлон Фэшн Груп»: организация работы с арендодателями и типовые процессы СЭД

Задачи проекта

В 2015 году «Мэлон Фэшн Груп» взяла курс на повышение эффективности процессов взаимодействия с арендодателями и автоматизацию документооборота с контрагентами.

На момент старта проекта в компании было заключено более 1000 договоров аренды в бумажном виде. После изменения курса валют руководство решило оптимизировать затраты на аренду и вывести процессы взаимодействия с контрагентами на новый уровень. Игорь Лейпи, ГК Softline: Объем поставок российских операционных систем в ближайшие годы увеличится как минимум вдвое

Кроме того, требовалась автоматизация внутренних процедур согласования. Реализовать эти задачи «Мэлон Фэшн Груп» планировала на базе многофункциональной системы электронного документооборота.

Автоматизация процессов

Работа над проектом велась поэтапно. В первую очередь в компании был автоматизирован процесс по согласованию договоров аренды. Участие в нем принимает наибольшее число согласующих, которые работают с документами одновременно.

В ходе решения задачи были синхронизированы две системы (1С и DIRECTUM), разработаны «арендные калькуляторы» для оценки эффективности торговых площадок. Заложенные в них алгоритмы учли оценку более 50 параметров (коммерческих, арендных, строительных, коммунальных и др.).

Кроме того, было создано централизованное хранилище документов. Документооборот и все процедуры согласований перешли в единую базу, были систематизированы все ключевые параметры договорных отношений. Это позволило менеджерам по аренде и руководству компании иметь структурированную информацию для переговоров с торговыми центрами, в том числе для принятия решений.

Вторым этапом «Мэлон Фэшн Груп» автоматизировала внутреннее согласование в рамках договорной работы, кадрового оборота, IT- и других процессов. Большинство из них теперь осуществляется через «мастер создания документа» с использованием специализированных справочников и штатной структуры компании (из 1С: ЗУП).

На 2017 год с помощью DIRECTUM проходит согласование в рамках следующих процессов:

• выбор площадки для открытия магазина по более чем 50 параметрам;
• работа с договорами аренды (отдельные маршруты для договоров разных типов, дополнительных соглашений и др. документов, в том числе актов);
• выпуск банковских гарантий;
• юридическая переписка по вопросам закрытия магазинов;
• подготовка доверенностей;
• деятельность в рамках страховых случаев (организация и контроль юридического процесса, уведомление о результате);
• работа с пакетами документов (например, одна сеть нескольких торговых центров).

Кроме того, автоматизированы внутренние процессы. В их числе внесение изменений в штатное расписание, контроль работы архива, служебные записки, заявки и т.д.

Модуль «Инвестиционные проекты»

Для того, чтобы оптимизировать проектную деятельность был разработан собственный модуль. В нем предусмотрена возможность создавать шаблоны типовых проектов и работ, а также назначать ответственных и исполнителей.

В модуле «Инвестиционные проекты» предусмотрены:

• возможность обсуждений (чатов) как отдельных работ, так и проекта в целом, фиксирование ключевых точек;
• информирование участников чата о новых событиях, фильтрация сообщений;
• интеграция с MS Outlook для сохранения электронной переписки с контрагентами в одном месте – в карточке проекта;
• пересчет трудоемкости проекта после каждой выполненной работы;
• формирование диаграммы Ганта.

Результаты и перспективы

Использование системы DIRECTUM получило позитивный отклик от сотрудников.

В компании отметили основные положительные моменты от внедрения:

• экономия времени по одному процессу, автоматизированному в системе, составила около 30 минут;
• расчеты подтверждают, что возврат инвестиций произойдет через 1,5 года с момента старта проекта, что полностью соответствует целевым показателям проекта;
• повышение результативности финансовых переговорных процессов. Вся необходимая сотрудникам информация теперь находится под рукой, благодаря чему результаты переговоров с контрагентами стали более успешными;
• возросла дисциплина сотрудников;
• вся информация и документы по процессам теперь хранятся в одном месте – в электронном архиве;
• отсутствие фактов потерь документов;
• в разы повысилась скорость согласований.

В рамках проекта была разработана уникальная платформа СЭД для автоматизации процессов, в которую добавлен ряд «фич» для удобства пользователей, элементов ERP и сложных математических расчетов. Кроме того, уникальным моментом в работе над проектом стало разнообразие используемых каналов работы (в их числе и мобильное приложение).

Перспективы:

• внедрение иных функций СЭД (например, «Канцелярии»);
• развитие уже автоматизированных процессов и возможностей удаленной работы с ними;
• автоматизация инвестиционных проектов в нетиповом исполнении.

Внедрение СЭД

28 июля 2016 года компания "Директум" сообщила о внедрении и запуске СЭД Directum в компании «Мэлон Фэшн Груп». Проект выполнила компания «Галактика ИТ».

Задачи проекта

«Мэлон Фэшн Груп» управляет более 600 магазинами. В 2015 году компания начала автоматизацию документооборота с контрагентами, внутренних процедур и согласований. Реализовать эти задачи планировалась на платформе системы электронного документооборота.

Реклама «Мэлон Фэшн Груп», (2014)

На выбор Directum в качестве основы для СЭД компании повлияли: функционал системы,

• готовые механизмы интеграции с внешними ИС (в т.ч. 1С),
• открытость платформы для настройки
• возможность поддержки системы своими силами.

В 2015 года начался проект поэтапного внедрения.

Итог проекта

На июль 2016 года в Directum работают офисы «Мэлон Фэшн Груп» в Санкт-Петербурге и Москве – всего более 300 активных пользователей. Это линейные сотрудники, руководители подразделений, топ-менеджмент компании.

В единой системе ведутся основные внутренние процессы компании:

• согласование договоров с контрагентами,
• площадки для открытия магазинов и сметы на их строительство,
• служебные записки
• заявки на подбор персонала.

Алексей Морозов, ИТ-директор «Мэлон Фэшн Груп» Проект по внедрению Directum стал важным этапом в оптимизации бизнес-процессов компании. Новый инструмент не только упростил согласование договоров, но также позволил выстроить удобную систему взаимодействия с арендодателями и автоматизировать множество внутренних процедур. В этом году мы дополнительно внедрили веб-портал и планируем запуск мобильных приложений для удобной работы в Directum вне офиса.