Проект

«М.Б.А. Финансы» создала единое информационное пространство на базе EOS for SharePoint

Заказчики: М.Б.А. Финансы

Москва; Консалтинг, включая управленческий и кадровый

Подрядчики: Альт-Софт
Продукт: EOS for SharePoint 2010 (ЭОС)
На базе: Microsoft SharePoint

Дата проекта: 2014/09
Технология: СЭД
подрядчики - 773
проекты - 8042
системы - 784
вендоры - 377

Содержание

Выбор решения

Для организации взаимодействия между центральным офисом и филиалом в Брянске, в том числе для обмена юридически значимыми документами, было принято решение о внедрении системы EOS for SharePoint для ведения полноценного электронного документооборота и организации совместной работы с документами. Заказчик приобрел серверную лицензию, комплект лицензий категории «Участник», а также опции «Сканирование» и «Юридически значимый документооборот».

Ход проекта

Специалисты компании «АльтА-СОФТ» провели весь комплекс работ по развертыванию системы и созданию единого информационного пространства. Работы проводились на новой версии Microsoft SharePoint Server Standart 2013 и EOS for SharePoint версии 4.0. Основным содержанием данного этапа проекта стали:

  • автоматизация основных бизнес процессов управления документами: регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, согласование и рассмотрение любых документов;
  • автоматизация бизнес процессов по совместной подготовке документов в соответствии с проведенным анализом особенностей текущего документооборота организации.

При настройке системы под специфику документооборота компании были реализованы пожелания заказчика:

  • созданы дополнительные типы контента и группы документов на основе этих типов;
  • созданы и настроены бизнес процессы для групп документов по картотекам;
  • проведена настройка рабочих мест под особенности ведения документооборота в организации;
  • настроены поисковые запросы;
  • настроена система оповещений пользователей по новым задачам на электронную почту;
  • создан новый отчет «Сводка по исполнению», в котором отображаются сведения по всем задачам пользователей и их текущем состоянии.

Кроме этого, был создан макет главной страницы сайта компании. Также был разработан ряд подробных инструкций по работе пользователей, регистраторов, руководителей в системе. Все пользователи прошли индивидуальное обучение, часть из них – дистанционно.

Результат

После завершения тестовой эксплуатации и небольших корректировок по пожеланиям заказчика СЭД была введена в промышленную эксплуатацию. В результате создана единая система электронного документооборота, обеспечивающая информационное взаимодействие между территориально удаленными подразделениями. Это позволило значительно сократить время на передачу документов из центрального офиса в филиал в Брянске. При этом ведется полное отслеживание движения оригиналов и копий бумажных документов. Средствами системы EOS for SharePoint организована совместная работа по подготовке проектов внутренних и исходящих документов в соответствии с настроенными бизнес-процессами.

В настоящее время система работает в промышленном режиме. Дальнейшее развитие EOS for SharePoint планируется через увеличение количества рабочих мест и организацию межкорпоративного юридически значимого электронного документооборота.