«Новые технологии эксплуатации скважин» автоматизировали делопроизводство и работу с договорами на базе DirectumRX

18 июля компания Directum сообщила о том, что система DirectumRX была внедрена в НПО «Новые технологии эксплуатации скважин» (НТЭС). На базе ECM-системы автоматизированы делопроизводство и работа с договорами. Внедрение проводилось по сокращенному варианту. Все процессы компании вписались в стандартную функциональность, в результате чего дополнительных модификаций не потребовалось.

Этапы проекта

Предпосылки

До старта проекта абсолютно все вопросы внутри организации решались в бумажном виде. Служебные записки согласовывались с непосредственным руководителем и рассматривались лично директором, а при его отсутствии процесс переходил в Outlook. Но функций почтового сервиса было недостаточно для поддержания нормального ритма работы предприятия, а на согласование бумажных документов тратилось неоправданно много времени, поэтому руководство решило внедрить СЭД.

Выбор системы

Систему выбирали по четырем критериям:

• Функциональность: возможность закрыть ключевые потребности компании;
• Адаптируемость: простая настройка под процессы предприятия;
• Надежность: гарантия бесперебойной работы и сохранности данных;
• Удобство: понятный пользователям интерфейс.

По отзыву НТЭС, организация рассматривала несколько разных предложений, но уже после первых удаленных переговоров отдала предпочтение DirectumRX. Бизнес-процессы компании, достаточно линейные, хорошо вписались в проработанные и стандартные модули «Делопроизводство» и «Договоры», а команда внедрения показала возможность взаимодействия онлайн, что значительно удешевляло проект.

«Для меня важно иметь доступ ко всем документам и контролировать их исполнение. Кроме того, я часто нахожусь в командировках и не всегда есть возможность оперативно рассмотреть документ. Система DirectumRX стала оптимальным решением для нашей компании, так как зайти в нее можно не только с рабочего места, но и удаленно — через мобильное приложение Directum Solo», — завил Виктор Чудин, генеральный директор НПО НТЭС.

Руководителем проекта со стороны заказчика стал директор предприятия, что позволило ускорить внедрение. В состав рабочей группы вошли начальники подразделений — благодаря этому удалось охватить все процессы компании, которые требовали автоматизации.

Итоги внедрения

DirectumRX позволила полностью отказаться от служебных записок, приказов и поручений в бумажном виде: вся работа с ними теперь ведется в системе. Дополнительно был создан новый тип документа для работы с заявками на предоставление технико-коммерческих предложений (ТКП) от контрагентов. Теперь по таким заявкам можно формировать реестры, делегировать поручения и согласовывать их.

По оценкам заказчика, значительно повысилась прозрачность работы организации для руководства — поиск документов и задач теперь занимает считанные секунды. А благодаря мобильному приложению Directum Solo для iOS директор может решать рабочие вопросы не находясь в офисе: он рассматривает документы и выносит резолюции прямо с Apple_iPad.

По итогам проекта в системе работают все ключевые отделы и специалисты – всего 54 рабочих места. Освоение программы сотрудниками прошло без заминок, в чем, как отметили в НПО НТЭС, помог и интерфейс DirectumRX, похожий на Outlook, с которым в организации знакомы все.Цифровизация ТЭК: тренды, перспективы, крупнейшие ИТ-поставщики. Обзор TAdviser 15.2 т

За счет внедрения DirectumRX удалось на порядок сократить количество бумажных внутренних документов, служебные записки и поручения полностью переведены в электронный вид. Скорость согласования писем, договоров, ТКП, не нарушая регламентов работы, увеличилась в несколько раз.

В планах компании «Новые технологии эксплуатации скважин» — внедрить модуль «Финансовый архив» и автоматизировать межкорпоративный документооборот.