Уралконтракт (Этран - Электронная транспортная накладная)

Для лучшего взаимодействия компании с ОАО "Российские железные дороги" (далее – "РЖД") руководство "Уралконтракт" приняло решение об использовании программного продукта "Этран" ("Электронная транспортная накладная").

Со временем рост объемов выпуска и отгрузки продукции железнодорожным транспортом привели к появлению новых требований к информационной системе предприятия. Возникла потребность в автоматизации процесса по извлечению из системы "Этран" данных по услугам, которые были оказаны "РЖД", а также по переносу и корректному отражению этих данных в информационной базе "1С:Управление производственным предприятием 8".

Требовалось автоматизировать получение из "Этран" информации о номерах вагонов, железнодорожных тарифах, первичных документах об оказанных услугах, а также ввод полученных данных в информационную систему. В результате ввода данных в системе должны были автоматически формироваться соответствующие бухгалтерские и управленческие документы.

Целями проекта автоматизации являлись полноценный контроль и анализ затрат по вагонам и подразделениям. Предполагалось также, что автоматизированная, без участия персонала, загрузка данных по услугам "РЖД" в систему учета предприятия обеспечит своевременное поступление данных по затратам и приведет к кратному снижению трудозатрат ряда сотрудников.

Проект по разработке системы для извлечения данных из "Этран", преобразования их в требуемые форматы, а также последующей трансляции в "1С:Управление производственным предприятием 8" был поручен компании "ИНПРО" (1С:Франчайзи, 1С:Центр компетенции по производству, г. Оренбург).

Игорь Лейпи, ГК Softline: Объем поставок российских операционных систем в ближайшие годы увеличится как минимум вдвое

На первом этапе проекта специалисты "ИНПРО" провели анализ требований заказчика и специфики взаимодействия с "Этран". В результате выполнения работ по проекту была разработана информационная система "Шлюз" на платформе "1С:Предприятие 8". В разработке системы совместно со специалистами "ИНПРО" принимали участие компания "Севавтотранс" (г. Череповец), имеющая большой опыт работы с информационными базами "РЖД", а также компания "Бизнес-Интегратор" (г. Москва) в части постановки задач.

На данный момент система "Шлюз" введена в промышленную эксплуатацию. В результате на предприятии полностью отлажен и автоматизирован процесс передачи необходимых данных, который выполняется практически без участия сотрудников. Это привело к значительному сокращению количества операций, выполняемых ранее в ручном режиме, а также к существенному снижению времени, необходимого для сопоставления и проверки документов, полученных от "РЖД".

Особенности системы

Сегодня центральный офис, а также десятки удаленных производственных площадок компании ведут учет в едином информационном пространстве. Получение данных из "Этран" выполняется с использованием системы "Шлюз" автоматически, с заданной периодичностью. В системе хранятся документы, которые являются аналогами соответствующих документов "РЖД", например накладные, накопительные ведомости, заявки, а также вспомогательные данные и другая информация.

С помощью интерфейса системы сотрудник может выполнять поиск документов за определенный период и формировать на их основании в "1С:Управление производственным предприятием 8" документы на поступление услуг, а также счета-фактуры.

Учет оказанных услуг реализован в разрезе подразделений, которые являются их получателями. При этом определение подразделения выполняется по номеру вагона или исходя из других данных накопительной ведомости.

Кроме того, система "Шлюз" позволяет сотрудникам формировать документы по услугам, оказанным "РЖД", до фактического получения счетов-фактур из отделения железной дороги. Эта возможность востребована для предварительного планирования и анализа результатов работы в управленческом учете, а также для расчета себестоимости в бухгалтерском учете.

Результаты автоматизации

В настоящее время информационная система "Уралконтракт" полностью интегрирована с "Этран". Выполняется формирование транспортных накладных, документов "Поступление товаров и услуг" и "Счет-фактура полученный". При этом участие сотрудников в процессах загрузки, преобразования и выгрузки данных об услугах "РЖД" в решение "1С:Управление производственным предприятием 8" сведено к минимуму.

Разработанное решение позволило исключить операции, которые выполнялись ранее вручную, связанные с поиском и сопоставлением собственных данных с данными "РЖД", а также операции по вводу документов, полученных от "РЖД".