Проект

Как работает система организации и контроля работы консультантов и аниматоров L’Oréal beauty advisors

Заказчики: LOreal

Москва; Фармацевтика, медицина, здравоохранение

Продукт: Microsoft SharePoint 2013
На базе: Microsoft SharePoint

Дата проекта: 2015/03 — 2015/09
Технология: Корпоративные порталы
подрядчики - 309
проекты - 1323
системы - 306
вендоры - 196
Технология: СЭД
подрядчики - 773
проекты - 8042
системы - 784
вендоры - 377

Система организации и контроля работы консультантов и аниматоров «L’Oréal beauty advisors» в подразделениях компании L’Oréal на базе технологий Microsoft.

Компания TerraLink разработала для L’Oréal систему для автоматизации процесса организации работы консультантов и торговых представителей. Решение предназначено для учета рабочего времени сотрудников и их распределения по торговым точкам согласно календарю рабочих смен. Также была создана картотека, в которой отражаются все необходимые данные о каждом консультанте.

Созданная система может решать различные задачи по управлению экспертами, промоутерами, консультантами и продавцами, работающими распределенно в розничных сетях и предлагающими услуги своих компаний. Может быть использована не только в индустрии красоты, как это сделала компания L’Oréal, но и в других сферах, например:

  • Для банков, где армии экспертов продают кредиты, страхование и другие финансовые услуги в рознице;
  • Для алкогольной промышленности, где консультанты/сомелье консультируют покупателей по продукции;
  • Для компаний из табачной отрасли, где промоутеры помогают определиться с выбором марки сигарет;
  • Другие области.

Сложившаяся ситуация:

В трех ведущих подразделениях компании L’Oréal работает более 800 консультантов и торговых представителей (аниматоров). Координаторы подразделений должны были формировать графики с информацией о рабочих сменах в MS Excel, что было крайне неудобно, потому что на согласование графиков и их выверку сотрудниками тратилось большое количество времени. Более того, получить полную и достоверную информацию по сводным графикам было практически невозможно.TAdviser выпустил Карту российского рынка цифровизации строительства 25.4 т

Связано это с большим количеством консультантов в различных подразделениях и частыми изменениями. Сотрудники в подразделениях работают с разными графиками, берут информацию из разных источников, работают на разных территориях и представляют различные продукты, попутно проходя различные тренинги, которые назначаются в разное время разными тренерами.

Решение

Подразделения Люкс, Активной Косметики и Продукции широкого спроса, занимающиеся работой с консультантами, заинтересовались созданием единой рабочей системы, в которой хранились бы все данные о консультантах и их рабочем графике, графике тренингов с возможностью формировать их в режиме онлайн на месяц вперед и автоматически рассылать эту информацию по электронной почте всем консультантам.

Компания TerraLink предложила оптимизировать этот процесс за счет создания системы автоматического формирования графиков и учета рабочего времени на платформе Microsoft SharePoint 2013 как наиболее инновационной и функциональной платформе для реализации подобных задач. Еще одним фактором послужил успешный опыт реализации целого ряда задач для других подразделений, выполненных на платформе MS SharePoint с помощью компании TerraLink.

Система нужна для управления 3 аспектами:

  • График смен и учет рабочего времени;
  • Распределение по торговым точкам;
  • Расписание тренингов.

Во время создания системы перед TerraLink были следующие цели:

  • Создать систему управления базами консультантов и торговых представителей;
  • Дать возможность формирования индивидуальных графиков работы консультантов и аниматоров в торговых точках;
  • Обеспечить быстрый процесс формирования графиков с учетом всей имеющейся информации о численности консультантов, загруженности точек и расписания тренингов.

Задачи системы:

  • Формирование индивидуальных графиков;
  • Управление загруженностью торговых точек и ее распределение;
  • Учет плановых и фактических показателей загрузки консультантов;
  • Получение актуальной информации о загруженности торговых точек и сотрудниках;
  • Своевременное информирование консультантов об изменениях в графиках работы (рассылка по электронной почте);
  • Формирование отчетности для предоставления контрагентам (в торговые сети).

Преимущества системы:

  • Наглядность отображения информации через использование разных цветов;
  • Интерактивность: внесение изменений и получение подтверждений/одобрение в режиме онлайн;
  • Быстрота согласования графиков работы, позволяет избегать коллизий, возникающих в случае изменений и добавления в них новых событий;
  • Точность учета рабочего времени, обеспечивающее прозрачность всех финансовых расчетов оплаты труда;
  • Обеспеченность торговых точек - информация в режиме онлайн о наличии необходимого количества консультантов на точке;
  • Быстрое получение различной отчётности для руководства, пользователей системы и контрагентов.

Система была внедрена в трех подразделениях:

  • Подразделение Продукции широкого спроса (Consumer Products Division), которое работает с марками L'Oréal Paris, Maybelline NY, Garnier и Essie.
  • Подразделение Активной косметики (Active Cosmetics Division), которое представляет марки Vichy, La Roche-Posay и SkinCeuticals.
  • Helena Rubinstein, Clarisonic, Kiehl's, Urban Decay, Cacharel, Viktor & Rolf, Maison Martin Margiela.

Описание системы:

Компания TerraLink создала систему на платформе Microsoft SharePoint 2013 для управления базой консультантов, их индивидуальными графиками работы в торговых точках и загруженностью точек, а также для учета плановых и фактических показателей загрузки сотрудников. Благодаря системе автоматически формируется план, а по результатам работы за месяц рассчитываются фактические показатели. Графики работы автоматически отправляются консультантам. Через систему их также информируют об изменениях в расписании. На основе данных формируется отчет, который отправляется контрагентам по заданному формату.

Администраторы системы могут работать со следующими списками:

  • Пользователи
  • Консультанты и аниматоры
  • Торговые точки
  • Регионы
  • Секторы
  • Марки
  • События для консультантов/аниматоров
  • Активности для точек
  • Агентство.

Все данные загружаются из файлов MS Excel и автоматически преобразуются в таблицы. Также предусмотрена возможность загрузки этих данных вручную самим пользователем.

Роли:

  • Консультант или аниматор.
  • Супервайзер (супервайзер, RSM, Area-менеджер) управляет аниматорами, формирует отчеты о загрузке точек и графике консультантов и аниматоров по торговым точкам.
  • Региональный директор управляет в системе активностями в торговых точках и работой консультантов: формирует, изменяет и рассылает график работы, редактирует анкетные данные. Формирует отчеты о загрузка точек и сводном графике консультантов.
  • Суперпользователь (администратор системы в рамках своего подразделения) обладает более расширенными правами, чем региональный директор, может создавать и корректировать справочники, назначать роли пользователям.

Ведение базы данных консультантов.

Для каждого консультанта в системе создается персональная карточка. Исторические данные загружаются в систему с помощью файла в формате MS Excel, а дальнейшая работа и заведение новых консультантов осуществляется через интерфейс. Персональные данные, такие как ФИО, фото и другая аналогичная информация (паспортные данные, данные о привязке к региону, точке, городу и т.д.) ограничиваются системой прав доступа и доступны только для вышестоящего руководства.

Варианты построения графиков.

Есть несколько вариантов графика работы консультанта: 2/2, 5/2 и индивидуальный. В зависимости от того, какой график работы выбран, система автоматически строит его. После того как все данные по консультантам внесены, координатор подразделения формирует в системе график работы консультантов и начинает его корректировать, смотреть загруженность той или иной точки. В процессе он может что-то добавлять, изменять время работы, перерывы, смотреть плановую и фактическую загрузку.

Управление графиком. На графике отображаются все консультанты, относящиеся к данному подразделению, дни недели, а также привязка к торговой точке, городу и руководителю. Также есть функция фильтрации по консультанту, по сектору, по городу, по торговой точке. Дальше руководитель начинает работу с этим графиком, он также может его редактировать, например, добавить дополнительное событие, сформировать отпуск или отгул, добавить активность, такую как торговый день, работа с клиентами, собрание. Все эти активности отображаются на графике для консультантов и для наглядности выделяются разными цветами.

После того как график сформирован, также через систему его утверждает вышестоящее руководство. После согласования он автоматически рассылается всем консультантам на электронную почту в теле письма и в виде файла MS Excel, где указано имя консультанта, торговая точка и его часы работы. Также помечена активность – клиентский день или что-то еще.

Планы по развитию Системы:

  • Возможность управления мероприятиями по обучению и аттестации консультантов. Рассылка уведомлений, напоминаний и по расписанию тренингов. Отображение результатов обучения в карточке консультанта, что будет влиять на его бонусы.
  • Управление планом продаж (план/факт).
  • Расчет бонусов и компенсаций для консультантов.
  • Развитие функционала построения отчетности – внедрение и построение собственных шаблонов для упрощения работы менеджеров с системой.

Детальный обзор реализационного функционала системы на базе MS SharePoint 2013.

  • Загрузка справочных данных:
  • Справочник торговых точек.
  • Справочник анкет консультантов и аниматоров для разовой загрузки.

  • Управление базой консультантов:
  • Создание анкет новых консультантов и аниматоров.
  • Редактирование анкет существующих консультантов и аниматоров.
  • Управление анкетами уволившихся консультантов и аниматоров.
  • Формирование печатных анкет.

  • Планирование и учет рабочего времени консультантов и аниматоров:
  • Создание и редактирование индивидуальных графиков.
  • Автоматическое формирование сводного графика по сформированным индивидуальным графикам, спискам активностей в точках.
  • Учет плановой и фактической загрузки консультантов и аниматоров.
  • Управление списком активностей в торговых точках.

  • Управление загрузкой торговых точек:
  • Автоматическое формирование сводного графика загрузки торговых точек по сформированным индивидуальным графикам консультантов и аниматоров, списком активностей в точках.

  • Управление параметрами графика загрузки торговой точки (активности, количество консультантов и аниматоров).

  • Рассылка индивидуальных графиков консультантам и аниматорам (интеграция с почтовым клиентом).

  • Формирование отчетных форм:
  • Формирование предустановленных отчетных форм и и отправка заявок и анкет консультантов в розничные сети.
  • Возможность быстрой распечатки из системы всех отчетов, графиков и списков.
  • Ведение журнала системных событий.
  • Автоматическое формирование списка системных событий.
  • Типы регистриуемых событий:

o Выполнение рассылки (индивидуального графика). o Управление списком активностей в точках (события: добавление новой активности, редактирование активности, удаление активности). o Загрузка списка торговых точек. o Управление анкетами (события: создание новой акнеты, редактирование анкеты).

  • Администрирование:
  • Управление учетными записями пользователей.
  • Управление нормативно-справочной информацией.
  • Управление процедурой импорта данных (по консультантам и торговым точкам).