В организациях, которые участвуют в процедурах слияния и поглощения существуют свои учетные системы. Выполнение указанных процедур должно отражаться соответствующим образом в учете всех организаций участников. Кроме того, последствия выполнения процедур слияния и поглощения, так же существенно затрагивает учетные системы участников.
В зависимости от вида процедуры и ее последствий, задачи автоматизации могут быть совершенно различными.
Виды укрупнения бизнеса
На современном рынке телекоммуникаций происходит процесс укрупнения основных игроков. Укрупнение происходит в виде слияний и поглощений.
Слияния и поглощения — класс экономических процессов укрупнения бизнеса и капитала, происходящих на макро- и микроэкономическом уровнях, в результате которых на рынке появляются более крупные компании взамен нескольких менее значительных.
Рынок аутсорсинга информационной безопасности в России: особенности развития и перспективы. Обзор TAdviser 
Слияние — это объединение двух или более хозяйствующих субъектов, в результате которого образуется новая, объединённая экономическая единица. Слияние может происходить в виде слияния форм, слияния активов и присоединения. При слиянии форм, регистрируется новое юридическое лицо, которое с момента создания получает все активы и обязательства своих составных частей. При слиянии активов формируется новое юридическое лицо, которому собственники старых юридических лиц передают в качестве вклада в уставный капитал права контроля над своими юридическими лицами, которые сохраняют деятельность и организационно-правовую форму. При присоединении одна из компаний продолжает деятельность и получает активы и обязательства всех объединяющихся компаний, а остальные прекращают существование.
Поглощение — это сделка, совершаемая с целью установления контроля над хозяйственным обществом и осуществляемая путём приобретения более 30 % уставного капитала (акций, долей, и т. п.) поглощаемой компании, при этом сохраняется юридическая самостоятельность общества.
Общие задачи учета при различных процедурах укрупнения
В организациях, которые участвуют в процедурах слияния и поглощения существуют свои учетные системы. Выполнение указанных процедур должно отражаться соответствующим образом в учете всех организаций участников. Кроме того, последствия выполнения процедур слияния и поглощения, так же существенно затрагивает учетные системы участников.
В зависимости от вида процедуры и ее последствий, задачи автоматизации могут быть совершенно различными.
Задачи при слиянии форм
Так, как при слиянии форм старые юридические лица закрываются, данный факт должен быть отражен в учете каждого из них. На момент закрытия должны быть определены активы и обязательства, которые будут переданы создаваемому юридическому лицу. Сотрудники будут уволены датой прекращения деятельности старых юридических лиц и приняты на работу в новое юридическое лицо.
Далее, в учетной системе вновь созданного юридического лица необходимо учесть все передаваемые активы и обязательства, а так же принять на работу сотрудников. При этом, одной из наиболее сложных задач будет синхронизация нормативно-справочной информации всех юридических лиц, участвующих в данном процессе.
Задачи при слиянии активов
При слиянии активов, юридические лица, участвующие в процессе сохраняют самостоятельность, поэтому закрытия учета не требуется. В учетных системах старых юридических лиц необходимо будет отразить факт передачи прав контроля над своими юридическими лицами, а в учетной системе создаваемого юридического лица – соответствующую операцию по формированию уставного капитала.
Основной задачей автоматизации в данном случае может быть консолидация отчетности старых юридических лиц.
Задачи при присоединении
При присоединении одна из компаний продолжает деятельность и получает активы и обязательства всех объединяющихся компаний, а остальные прекращают существование. Поэтому, в учетных системах юридических лиц, которые будут закрыт производится определение передаваемых активов и обязательств, а затем выполняются операции по закрытию учета.
В учетной системе правопреемника, учитываются принятые активы и обязательства. Сотрудники закрывающихся юридических лиц могут быть переведены (без увольнения и приема на работу) на соответствующие должности организации правопреемника.
Так же как и при слиянии форм, будет требоваться синхронизация нормативно-справочной информации учетных систем всех участников.
Задачи при поглощениях
Оба хозяйствующих субъекта, участвующие в процедуре сохраняют юридическую самостоятельность. Поэтому, учет обеих организаций может не претерпевать изменений. В учете лишь отражается факт приобретения одной из организаций части уставного капитала (акций, долей, и т. п.) другой организации.
Вместе с тем, для обеспечения консолидации управленческой отчетности может выполняться некоторая интеграция учетных систем. При этом, степень интеграции может варьироваться от согласования формата передачи данных для консолидированной управленческой отчетности, до включения поглощаемой организации в общую учетную систему.
Задачи автоматизации учета
Закрытие учета в старых учетных системах
При закрытии предприятия выполняется закрытие периода и реформация баланса примерно таким же образом, как и при закрытии года.
Проблема состоит в том, что в обычных учетных системах указанные операции не могут автоматизировано выполняться на произвольную дату. Программы выполнены так, что автоматизация закрытия периода может производиться на последнюю дату месяца, квартала или года. В частности, в учетных программах фирмы «1С», наиболее распространенных в нашей стране, реформация баланса может выполняться только при закрытии года на первое число следующего года.
Поэтому, либо закрытие периода и реформация баланса выполняются вручную, либо приходится выполнять некоторые доработки программного кода, обеспечивающие закрытие учета на произвольную дату.
Синхронизация НСИ и перенос данных по активам и обязательствам
В учетных системах различных предприятий используются различные способы и системы кодирования нормативно-справочной информации (НСИ). Одни и те же объекты (контрагенты, товары и т.д.) могут иметь совершенно разные коды и наоборот, разные объекты могут иметь одинаковые коды. Поэтому выполнять слияние НСИ в неизмененном виде недопустимо.
Для того, что бы в объединенной учетной системе была возможность использования НСИ из старых систем, выполняется, так называемая, процедура маппинга, состоящая из нескольких шагов:
- Разрабатываются и утверждаются общие принципы кодирования НСИ.
- Для каждого вида объектов НСИ в старых учетных системах составляются таблицы соответствия старых и новых кодов. (Новые коды формируются с учетом утвержденных принципов кодирования). Для одинаковых объектов из разных учетных систем устанавливаются одинаковые новые коды что бы избежать «задвоения».
- НСИ выгружается из старых систем и уже с новыми кодами загружается в новую учетную систему. При этом, у каждого объекта НСИ сохраняется ссылка на объект в старой системе для облегчения выполнения процедуры сверки переноса данных.
- Одновременно с загрузкой НСИ переносятся данные по активам и обязательствам (за исключением остатков), связанные с переносимыми элементами соответствующих справочников.
Особенности синхронизации и переноса данных справочников:
- Контрагенты. Считается, что в большинстве случаев уникальным признаком контрагента является сочетание ИНН + КПП. Если в конкретном случае исключениями можно пренебречь, то поиск и объединение «двойников» при синхронизации НСИ из различных учетных систем можно выполнить автоматизировано, ориентируясь на значения этих реквизитов.
- Договоры. Договоры в учетной системе каждого юридического лица свои. Поэтому, если другие условия кодировки договора не определены в общих принципах кодирования НСИ новой системы, во избежание «задваивания» можно сформировать новый код договоров каждой учетной системы добавлением префикса к старому. При переносе договоров имеет смысл переносить договоры с ненулевым сальдо взаиморасчетов и договоры, дата окончания которых еще не наступила. Иными словами, нужно переносить действующие договоры и недействующие договоры в случае, если не все взаиморасчеты по ним закрыты. Отдельно должен решаться вопрос о переносе трехсторонних договоров, одной из сторон которых является компания, присоединяющая старые.
- Банковские счета. Данные по банковским счетам переносятся в обычном порядке. Новые коды присваиваются в соответствии с общими принципами кодирования НСИ.
- Основные средства. Наибольшие проблемы могут возникнуть при переносе данных по основным средствам. Должны быть перенесены все данные из карточек основных средств, история изменения реквизитов и данные по составу основных средств, если таковые имеются.
- ТМЦ (Номенклатура). При переносе номенклатуры используется те же принципы, что и при переносе большинства других справочников. То есть выполняется присвоение новых кодов и поиск «двойников». Но в отличии от контрагентов в номенклатуре нет однозначного уникального признака, поэтому автоматизировать поиск двойников сложнее.
- Сотрудники. Присвоение табельных номеров сотрудникам в новой учетной системе выполняется в соответствии с приказами и распоряжениями кадровой службы. По сотрудникам переносится кадровая информация. Если сотрудники переводятся кадровыми перемещениями, то помимо кадровой информации необходимо перенести данные по кадровым приказам за все время работы, данные по расчету заработной платы, сборов и налогов с 01 января текущего года, данные, необходимые для расчета средней заработной платы и данные по отпускам. Особые проблемы возникают, если сотрудники были внешними совместителями в других организациях, учетные данные которых объединяются. В этом случае, необходимо объединять объекты из разных систем.
- Пользователи. В новой учетной системе должны формироваться новые пользователи с соответствующими правами доступа, ролями и интерфейсами.
- Бюджетные аналитики. Необходимо с особым вниманием выполнить маппинг и трансформацию аналитических данных, так как структура бюджетных аналитик в старой и новой учетных системах может сильно отличаться.
- Прочие справочники. Для прочих справочников необходимо выполнить полноценный маппинг и перенос данных, в случае если они нужны в новой системе. При переносе выполняется принцип: переносятся только те объекты, которые будут использоваться в новой системе.
Перенос оборотов (движений)
Для корректной работы новой системы необходимо перенести обороты по бухгалтерскому, налоговому и управленческому учету, а так же первичные документы за определенный период.
Во-первых, должны быть перенесены документы и обороты с даты операции укрупнения по дату начала работы в новой системе. Это происходит из-за того, что мгновенно перейти на новую систему практически невозможно даже в том случае, если переносятся данные из одной базы данных. А если объединяется несколько баз данных, то это в любом случае занимает достаточно много времени, и учет, как правило, может продолжаться в старых системах.
Во-вторых, по отдельным участкам требуются данные за прошлые периоды. Например, в подсистеме бюджетирования должны учитываться плановые и фактические данные за текущий год или даже за предыдущие. Так же, для планирования продаж может потребоваться статистика продаж за прошлые годы.
Разберем подробно, как и какие документы и обороты необходимо переносить:
1) Подсистема управления закупками. Из подсистемы закупок необходимо перенести все согласованные и незакрытые закупочные заказы (заявки на закупку), если таковые используются. Это требуется для продолжения корректной деятельности по осуществлению закупок. Если этого не сделать, придется заново вводить и согласовывать все заново.
Кроме того, необходимо перенести все документы, связанные с закупочными заказами, а именно поступления ТМЦ, документы движения денежных средств, заявки на расход денежных средств, полученные счета и др.
Только таким образом можно обеспечить непрерывную деятельность по закупкам оборудования, материалов и выполнение компанией-правопреемником принятых обязательств.
2) Подсистема управления затратами. Из подсистемы закупок необходимо перенести все документы по учету затрат с даты закрытия старого юридического лица, например требования-накладные, учет прочих затрат и т.д. Для корректного построения отчетности может быть необходимо перенести бухгалтерские и управленческие обороты по затратам, так аналитический учет на затратных счетах может быть настроен таким образом, что остатки будут использоваться в разрезе не всех аналитик, которые требуются для полноценного учета.
3) Подсистема управления производством. Если в старых компаниях выполняется производство, то необходимо перенести все документы, связанные с незавершенным производством и все документы по производству с даты закрытия старого юридического лица.
4) Подсистема управления денежными средствами. С даты закрытия старого юридического лица необходимо перенести все документы движения денежных средств. Обычно, такими документами являются:
- «Приходный кассовый ордер»
- «Расходный кассовый ордер»
- «Платежное поручение входящее»
- «Платежное поручение исходящее»
- «Платежный ордер на списание денежных средств»
- «Платежный ордер на поступление денежных средств»
Кроме того, необходимо осуществить перенос всех документов, входящих в план платежей, по которым еще не была осуществлена оплата.
Для обеспечения непрерывной деятельности казначейства, необходимо перенести все заявки на расход денежных средств, по которым еще не было выполнено платежей.
5) Подсистема управления основными средствами. Нужно перенести все документы по учету операций с основными средствами с даты закрытия старого юридического лица. Так же, в случае, если необходимо вести учет по составу основных средств, то можно перенести данные по текущему составу основных средств, либо все данные по изменению состава основных средств.
6) Подсистема управления продажами. Переносятся документы реализации с даты закрытия старого юридического лица. Если для планирования продаж требуется статистика по продажам за прошлые периоды, то специальным образом переносятся данные по продаже. Эти данные не должны влиять на обороты и остатки учета, но должны использоваться при планировании.
7) Взаиморасчеты и НДС. За период с даты закрытия старого юридического лица переносятся все корректировки долга и документы учета НДС (СФ полученный, СФ выданный, отражение поступления НДС к вычету и отражение начисления НДС).
8) Подсистема бюджетирования. Для корректной работы подсистемы необходимо перенести планы бюджетов на текущий год и лимиты по статьям бюджетов. Факт исполнения бюджета может формироваться на основе данных учета.
При переносе планов бюджета особое внимание нужно уделить трансформации бюджетных статей старой учетной системы в новую, так как структура бюджетных аналитик может сильно различаться.
Перенос остатков
Перед переносом остатков нужно выполнить маппинг планов счетов из старой и новой учетных систем. Это касается и бухгалтерского и налогового и управленческого учета. После того, как соответствие между планами счетов будет установлено можно переходить к переносу остатков.
Здесь, как и везде работает правило:
- До 100 элементов – переносятся вручную, так как это быстрее.
- От 500 элементов переносятся при помощи разработанных процедур.
- От 100 до 500 элементов могут переноситься либо вручную, либоавтоматизировано в зависимости от конкретных условий.
Итак, мы должны перенести аналитические остатки на дату закрытия старого юридического лица.
Наибольший объем элементов для переноса, как правило, бывает по следующим счетам бухгалтерского учета (и соответствующих им счетам налогового и управленческого учета):
- Основные средства, (счета 01, 02);
- Нематериальные активы (04, 05);
- Затраты на строительство объектов основных средств (счет 08);
- ТМЦ (счета 07, 08, 10,41);
- НДС (счета 19, 76.АВ);
- Взаиморасчеты с контрагентами (счета 60, 62, 66, 76);
- Расходы будущих периодов (счет 97);
Остатки по этим счетам обычно переносятся автоматизировано, затем выполняется автоматизированная сверка и корректировка перенесенных данных.
Вручную переносятся остатки по счетам:
- НЗП (счет 20);
- Денежные средства в кассе и на расчетных счетах (счета 50, 51);
- Прочие счета бухгалтерского и налогового учета (09, 77,69, 63, 70, 71,73, 80,83, 84, 94, 96);
Отдельно переносятся остатки по забалансовым счетам. В зависимости от того, какая информация учитывалась на забалансе, принимается решение об автоматизированном переносе остатков с аналитикой.
Оформление сотрудников
Сотрудники могут либо переводиться из старой организации в новую, либо увольняться из старой и приниматься в новую. Это зависит от процедуры реорганизации (укрупнения). Но в любом случае, штатное расписание новой организации будет либо формироваться заново, либо корректироваться.
Если в организации есть определенный регламент по корректировке штатного расписания, то необходимо автоматизировано сформировать заявки на изменение штатного расписания, которые пройдут процедуру согласования.
После того, как новое штатное расписание сформировано, наступает время для выполнение автоматизированной процедуры оформления сотрудников. В случае, если сотрудники должны быть уволены из одной организации и приняты на работы в другую, необходимо в старой учетной системе автоматически сформировать приказы по увольнению сотрудников. У сформированных в старой системе документов обязательно должен быть какой-нибудь признак, показывающий, что данный сотрудник уволен в связи с реорганизацией, а не, например, за регулярные прогулы. Наличие этого признака позволит в будущем делать соответствующие выборки данных, если такие действия потребуются.
Далее, необходимо в новой системе сформировать приказы о приеме сотрудников на работу и, опять таки, установить признак, показывающий, что данные сотрудники принимаются на работу из организации, которая закрывается в связи с процедурой реорганизации. Признак позволит отделить сотрудников, которых взяли из старой организации от сотрудников, нанятых «с улицы».
При формировании приказов об увольнении и приеме на работу нужно организовать автоматическую печать приказов, так как сотрудников может быть достаточно много и процесс ручной печати приказов может быть достаточно трудоемким.
Если сотрудники переводятся из одной организации в другую, то процесс несколько меняется. Программа «1С» не имеет стандартных возможностей по переводу сотрудников из одной организации в другую, особенно если учет велся в разных базах данных. Поэтому, что бы корректно выполнить перевод сотрудников и не слишком ломать программу, обычно в электронный документ «Прием на работу» добавляют печатную форму приказа о перемещении и устанавливают специальный признак, по которому можно будет отличить эти приказы. После этого выполняют автоматическую печать данных приказов.
Перенос кадровых данных
По каждому сотруднику должны быть перенесены кадровые данные. Чаще всего переносят значения следующих реквизитов:
- Табельный номер в старой организации
- Дата рождения
- Пол
- Место рождения
- ИНН
- Номер ПФР
- ИФНС (если есть)
- Основной адрес
- Телефон
- Подразделение организации
- Должность
- Грейд
- Основное место работы
- Трудовой договор
- Кадровая история
Табельный номер сотрудника в новой организации формируется по соответствующим правилам.
Кроме указанной информации, переносятся:
- паспортные данные
- сведения о гражданстве
- сведения о воинском учете
- сведения об инвалидности
- сведения о семейном положении и составе семьи
- сведения об образовании
- данные о профессиях
- данные о знании иностранных языков
- данные о трудовой деятельности и стаже
- данные о работе в удаленных районах севера и дальнего востока
- сведения о наличии научных трудов, изобретений, учетных степенях и званиях
Отдельно, должны быть перенесены данные с реквизитами банковской карты каждого сотрудника, участвующего в зарплатном проекте.
Обязательно переносятся данные об отпусках, командировках и отсутствии сотрудника на рабочем месте по другим причинам. Это необходимо для статистики, определения остатков отпусков и расчета заработной платы.
Перенос данных по расчету заработной платы
Перед тем как перенести данные по расчету заработной платы, необходимо выполнить маппинг и синхронизацию видов начислений и удержаний из старой и новой базы данных, иначе возникнут трудности с расчетом зарплаты в будущем.
1) Перенос истории начислений для расчета среднего заработка. Так как для расчета отпусков необходимы данные расчета заработной платы за 24 месяца, должна быть перенесена история начислений за последние 2 года. История переносится после последнего расчета заработной платы в старой организации.
2) Перенос последнего актуального состояния сотрудников. Переносится последнее актуальное состояние (работает, уволен и т.д.)
3) Перенос договоров подряда и актов приемки выполненных работ. Здесь необходимо перенести действующие на дату процедуры укрупнения договора подряда, а так же договора подряда по которым существуют остатки по взаиморасчетам. Перед переносом договоров подряда выполняется процедура маппинга и синхронизации договоров подряда из старой и новой систем. Переносятся все данные по договорам, необходимые для расчета заработной платы. После переноса данных по договорам подряда, переносится информация по актам приемки выполненных работ, связанных с перенесенными договорами. Нумерация актов приемки в новой системе производится по соответствующим правилам. Обычно, в номер акта добавляется префикс, соответствующий учетной системе закрываемого юридического лица.
4) Перенос данных по отпускам. Для корректной работы новой системы, из старой переносятся данные по текущим отпускам, в том числе отпускам по уходу за ребенком, по беременности и родам. Так же, переносятся актуальные данные по остаткам отпусков в календарных днях.
5) Перенос данных по налогам и взносам. Необходимо перенести данные по НДФЛ и страховым взносам. По НДФЛ переносится информация, необходимая для расчета НДФЛ и данные расчета за текущий год. Аналогичная ситуация возникает и по взносам.
6) Перенос приказов по начислениям и удержаниям. В случае, если сотрудники переводятся из одной организации в другую, возникает необходимость в переносе актуальных приказов по начислениям и удержаниям, что бы не вводить их вручную. К номерам приказов обычно добавляется префикс, что бы не возникло задвоение номеров приказов, перенесенных из разных учетных систем.
7) Хранение связки исходника и приемника. Что бы облегчить сверку перенесенной информации, в новой системе желательно хранить ссылку на объект, перенесенный из старой системы. Так же эта ссылка может быть полезна, если возникнет необходимость сопоставления объектов в старой и новой системе при построении отчетов о сотруднике, в которых будут периоды его работы в старой и новой организациях.
Сверка перенесенных данных
После того, как данные перенесены необходимо понять насколько корректно осуществлен их перенос и какие шаги необходимо выполнить для исправления найденных недостатков.
Для этого разрабатывается инструмент, позволяющий найти расхождения между исходными и перенесенными данными. Данные новой учетной системы сверяются с учетными системами закрытых в процедуре укрупнения организаций.
Есть участки, для которых нет необходимости разрабатывать инструмент сверки данных. На таких участках возможно использовать стандартные существующие в программах «1С» отчеты. Это касается, например, сверки остатков ТМЦ, для которой используется отчет «Ведомость по партиям товаров на складах (бухгалтерский учет)».
Основные проблемы автоматизации при процедурах укрупнения
- Первая из проблем связана с необходимостью закрытия периода на дату закрытия юридического лица. В типовых версиях программ «1С» такая операция не предусмотрена.
- Вторая проблема связана с кодировкой элементов справочников и номеров документов в различных учетных системах. Для ее решения требуется использовать маппинг и синхронизацию НСИ.
- Третья проблема так же решается маппингом и синхронизацией НСИ и заключается она в задваивании одних и тех же элементов справочников в различных системах. Например, один и тот же контрагент может использоваться в учете различных компаний.
- Четвертая проблема связана с тем, что невозможно одномоментно перенести все необходимые данные. Этот процесс растягивается на срок от нескольких дней до нескольких недель. При этом, процесс учета должен быть непрерывным. Поэтому в отдельных случаях допускается продолжение ведения учета в старых учетных системах с последующим переносом первичных документов в новую.
- Пятая проблема возникает в случае, если сотрудники переводятся в новую организацию, а не принимаются на работу вновь. В типовых версиях «1С» нет таких механизмов, поэтому проблема решается только в виде доработки.
- Шестая проблема связана с тем, что не существует четкой законодательной базы по продолжению ведения налогового учета при операциях укрупнения. Здесь решение по конкретным вопросам принимает главный бухгалтер, а автоматизация выполняется уже с учетом принятых решений.
