OfficeMedia

Система OfficeMedia предназначена для автоматизации документооборота небольших организаций, не имеющих удаленных офисов, использующих один сервер и локальную компьютерную сеть с небольшим количеством рабочих мест.

Система OfficeMedia решает следующие задачи:

• координация работы, коллективное и индивидуальное планирование рабочего дня;
• быстрый доступ к информации о внешних организациях и о текущем состоянии отношений с ними;
• предоставление средств для деловой переписки;
• регистрация документов, циркулирующих в организации;
• возможность оперативной раздачи поручений;
• анализ и контроль исполнительской дисциплины;
• согласование, ознакомление, исполнение документов.

Система OfficeMedia состоит из четырех комплектов:

• Делопроизводство;
• Внешние контакты;
• Управление и планирование;
• Учет материальных ценностей.
• Делопроизводство

Комплект предназначен для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства. Состоит он из следующих баз данных:

• Регистрация документов (предназначена для организации систематического учета всех входящих, исходящих и внутренних документов организации на основе регистрационно-контрольных карточек. В базе реализованы механизмы контроля за исполнением документов, резолюциями руководства, исполнительской дисциплины сотрудников организации и т.п. База данных обеспечивает автоматическую подготовку различных отчетов и стандартных учетных документов для служб документационного обеспечения управления);
• Библиотека документов (служит для подготовки документов произвольного формата, их классификации по темам/электронным папкам, контекстного поиска информации и печати документов. База данных может быть использована для хранения документов произвольного содержания, таких как нормативные документы организации и справочные материалы, для подготовки проектов документов и т. д.);
• Согласование (предназначена для отправки документов на согласование и для хранения результатов согласования. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для электронного визирования. Осуществляется оперативный контроль процесса согласования);
• Ознакомление (предназначена для отправки документов на ознакомление. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для ознакомления. Осуществляется оперативный контроль процесса ознакомления);

Обращения граждан (предназначена для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц);

• Организационно-распорядительные документы (предназначена для формирования проектов приказов, распоряжений, служебных записок, их согласования, подписи и контроля исполнения).

Базы данных комплекта могут использоваться как независимо, так и вместе, обеспечивая в последнем случае автоматическую маршрутизацию документов внутри системы. Вы сами выбираете те базы, с которыми будете работать.

• Внешние контакты. Комплект позволяет автоматизировать работу сотрудников, отвечающих за поддержку внешних контактов организации и работу с клиентами. Базы данных комплекта позволяют накапливать информацию о потенциальных клиентах, вести работу с партнерами, поставщиками и т.д. Комплект дает возможность организовать работу отдела продаж, планировать и контролировать работу по проектам.

Комплект состоит из следующих баз данных:

• Внешние контакты (предназначена для хранения информации об организациях, являющихся партнерами, поставщиками услуг, клиентами и т.п. К функциям базы данных относится рассылка материалов через почтовые и электронные каналы связи, возможность хранения адресов, телефонов, информации о контактных лицах, характеристик предлагаемых услуг, истории взаимоотношений);
• Проекты (предназначена для планирования, подготовки и проведения проектов в организации);
• Рассылка (позволяет хранить и составлять списки рассылки, готовить и рассылать документы, рекламные материалы, новости и т.д.);
• Секретарь (позволяет вносить информацию о первых контактах, регистрировать телефонные звонки и корреспонденцию, поступающие в организацию, автоматически уведомлять о них сотрудников, отвечающих за работу с клиентами и поддержку внешних контактов организации).
• Управление и планирование Комплект предназначен для автоматизации работы руководителей проектов, отделов IT и внутренней технической поддержки, а также служб, отвечающих за поддержку организационно-распорядительной деятельности предприятия. Базы данных этого комплекта предназначены для упрощения работы с договорами, контроля за поручениями и обращениями внутренних служб в отдел технической поддержки.

С помощью данного комплекта Вы сможете: подробно отслеживать все стадии работ по договорам; работать с поручениями; автоматизировать процессы решения технических проблем, возникающих у пользователей. Комплект состоит из следующих прикладных баз данных:

• Поручения ( предназначена для регистрации и контроля исполнения заданий, не привязанных к каким-либо документам);
• HelpDesk (предназначена для информационной поддержки процедур сбора, обобщения и ведения архива устраненных проблем в целях их дальнейшего анализа и использования результатов при возникновении аналогичных ситуаций, учета нагрузки на сотрудников технической службы, анализа состояния исполнительской дисциплины при рассмотрении заявок. База данных поддерживает механизм делегирования ответственности на решение зарегистрированной проблемы);
• Договоры (подготовка проектов договоров, планирование работ по договорам, контроль исполнения договоров).

Учет материальных ценностей Комплект решает следующие задачи: учет материальных ценностей, находящихся на балансе организации; автоматизация процесса формирования заявок на получение хранимых в подсистеме объектов; автоматизация процесса приема/передачи материальных ценностей сотруднику, на склад, в резерв и т.д.; контроль перемещения материальных ценностей внутри организации. Комплект состоит из следующих баз данных:

• Справочник УМЦ;
• Архив УМЦ;
• Учет оборудования.

Все эти комплекты образуют единую налаженную систему, автоматизирующую работу организации. В итоге внедрения системы достигается четкая работа организации за счет согласованности действий сотрудников, что позволяет улучшить финансовые показатели, сократить издержки и получить преимущества перед конкурентами за счет оперативной работы с клиентами, поставщиками и партнерами.Догнать и перегнать: Российские ВКС прирастают новыми функциями 6.7 т За годы своего существования система заслужила признание у предприятий самых различных сфер деятельности. Общее число пользователей системы превышает 20 000 человек.

25 февраля 2015 года. Система OfficeMedia состоит из четырех комплектов:

• "Делопроизводство";
• "Внешние контакты";
• "Управление и планирование";
• "Учет материальных ценностей".

Все комплекты поставляются при покупке пользовательской лицензии OfficeMedia, а какие базы данных устанавливать и эксплуатировать - Вы решаете для себя сами.

Комплект "Делопроизводство" Комплект предназначен для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства. Регистрация, контроль исполнения входящих, исходящих, внутренних документов, подготовка проектов документов - это лишь неполный перечень функций, выполняемых при помощи комплекта "Делопроизводство". Комплект предоставляет руководителям всех уровней возможность давать поручения по полученным документам и контролировать их исполнение. Сотрудники организации получают возможность быстро ознакомиться с внутренними распорядительными документами или отправить на согласование свои проекты.

Комплект "Делопроизводство" состоит из следующих баз данных:

• "Регистрация документов" - предназначена для организации систематического учета всех входящих, исходящих и внутренних документов организации на основе регистрационно-контрольных карточек. В базе реализованы механизмы контроля за исполнением документов, резолюциями руководства, исполнительской дисциплины сотрудников организации и т.п. База данных обеспечивает автоматическую подготовку различных отчетов и стандартных учетных документов для служб документационного обеспечения управления.
• "Библиотека документов" - служит для подготовки документов произвольного формата, их классификации по темам (электронным папкам), контекстного поиска информации и печати документов. База данных может быть использована для хранения документов произвольного содержания, таких как нормативные документы организации и справочные материалы, для подготовки проектов документов и т. д.
• "Согласование" - предназначена для отправки документов на согласование и для хранения результатов согласования. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для электронного визирования. Осуществляется оперативный контроль процесса согласования.
• "Ознакомление" - предназначена для отправки документов на ознакомление. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для ознакомления. Осуществляется оперативный контроль процесса ознакомления.
• "Обращения граждан" - предназначена для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц.
• "Организационно-распорядительные документы" - предназначена для формирования проектов приказов, распоряжений, служебных записок, их согласования, подписи и контроля исполнения.
• Базы данных комплекта могут использоваться как независимо, так и вместе, в последнем случае обеспечивая автоматическую маршрутизацию документов внутри системы. Вы сами выбираете те базы, с которыми будете работать.

Комплект "Внешние контакты" Комплект позволяет автоматизировать работу сотрудников, отвечающих за поддержку внешних контактов организации и работу с клиентами. Базы данных комплекта позволяют накапливать информацию о потенциальных клиентах, вести работу с партнерами, поставщиками и т.д. Комплект дает возможность организовать работу отдела продаж, планировать и контролировать работу по проектам.

С помощью данного комплекта Вы сможете:

• информировать сотрудников о развитии отношений с внешними организациями, о достигнутых договоренностях и дальнейших планах работ;
• фиксировать информацию о сотрудниках внешних компаний, о совместных проектах;
• планировать мероприятия и встречи;
• заносить информацию о результатах переговоров, фиксировать телефонные звонки и их тематики;
• фиксировать входящую и исходящую корреспонденцию.

Комплект состоит из следующих баз данных:

• "Внешние контакты" - предназначена для хранения информации об организациях, являющихся партнерами, поставщиками услуг, клиентами и т.п. К функциям базы данных относятся: рассылка материалов через почтовые и электронные каналы связи, возможность хранения адресов, телефонов, информации о контактных лицах, характеристик предлагаемых услуг, истории взаимоотношений.
• "Проекты" - предназначена для планирования, подготовки и проведения проектов в организации.
• "Рассылка" - позволяет хранить и составлять списки рассылки, готовить и рассылать документы, рекламные материалы, новости и т.д.
• "Секретарь" - позволяет вносить информацию о первых контактах, регистрировать телефонные звонки и корреспонденцию, поступающие в организацию, автоматически уведомлять о них сотрудников, отвечающих за работу с клиентами и поддержку внешних контактов организации.

Комплект "Управление и планирование" Комплект предназначен для автоматизации работы руководителей проектов, отделов IT и внутренней технической поддержки, а также служб, отвечающих за поддержку организационно-распорядительной деятельности предприятия. Базы данных этого комплекта предназначены для упрощения работы с договорами, контроля за поручениями и обращениями внутренних служб в отдел технической поддержки.

С помощью данного комплекта Вы сможете:

• подробно отслеживать все стадии работ по договорам;
• работать с поручениями;
• автоматизировать процессы решения технических проблем, возникающих у пользователей.

Комплект состоит из следующих прикладных баз данных:

• "Поручения" - предназначена для регистрации и контроля исполнения заданий, не привязанных к каким-либо документам.
• "HelpDesk" - предназначена для информационной поддержки процедур сбора, обобщения и ведения архива устраненных проблем в целях их дальнейшего анализа и использования результатов при возникновении аналогичных ситуаций, учета нагрузки на сотрудников технической службы, анализа состояния исполнительской дисциплины при рассмотрении заявок. База данных поддерживает механизм делегирования ответственности на решение зарегистрированной проблемы.
• "Договоры" - подготовка проектов договоров, планирование работ по договорам, контроль исполнения договоров.

Комплект "Учет материальных ценностей" Комплект решает следующие задачи:

• учет материальных ценностей, находящихся на балансе организации;
• автоматизация процесса формирования заявок на получение хранимых в подсистеме объектов;
• автоматизация процесса приема – передачи материальных ценностей сотруднику, на склад, в резерв и т.д.;
• контроль перемещения материальных ценностей внутри организации.

Комплект состоит из следующих баз данных:

• "Справочник УМЦ";
• "Архив УМЦ";
• "Учет оборудования".

Система OfficeMedia является не просто готовым продуктом, но и своего рода учебным конструктором, на базе которого можно создавать собственные системы. Многие разработчики Lotus Notes/Domino начинали именно с неё.