«1С‑Рарус» стандартизировал процессы согласования мультимедиа‑проектов в «Виатеке»

2023: Внедрение «1С:Документооборот 8 КОРП»

«1С-Рарус» 29 июня 2023 года сообщил о том, что провел цифровую трансформацию управления документами в группе компаний «Виатек», специализирующейся на мультимедиа проектах. В результате внедрения «1С:Документооборот 8 КОРП» упорядочены бизнес-процессы обработки документов. На 30% сокращены сроки согласования бюджета проекта и договорной документации.

«Виатек» разрабатывает и воплощает проекты для концертных и конференц залов, учебных центров, спортивных объектов, отелей, развлекательных учреждений, диспетчерских и ситуационных центров. Технически сложные проекты требуют тщательной проработки и согласования подготовительной документации. Так, к созданию и согласованию бюджета проекта подключается более 10 сотрудников «Виатек», далее запускаются процессы корректировки, подписания и ознакомления.

До старта проекта в компании не были унифицированы процессы обработки документов. «Бумажно ручной» процесс согласования занимал много времени, не всегда оставались версии того или иного документа. Был затруднен контроль за состоянием задач: непонятно было, где находится документ, в каком статусе, подписан ли, и кто конкретно отвечает за согласование.

Целью внедрения «1С:Документооборот 8 КОРП» стало создание единой системы управления документами. В проектной документации проанализированы требования к новой системе и описана их реализация. Созданы пользовательские инструкции, персонал ГК «Виатек» прошел ознакомительное обучение по работе с новым функционалом.

Ключевые итоги проекта внедрения «1С:Документооборот»

• В единой системе настроены хранение и учет документации. Автоматизировано 57 рабочих мест, в едином информационном контуре взаимодействуют сотрудники проектных и сервисных отделов, финансового отдела и бухгалтерии, отдела закупок, склада и административно управленческий персонал.
• Реализованы механизмы связи между документами в системе. Бюджет проекта, договоры, входящая исходящая документация по проекту связаны между собой, что упорядочивает процессы согласования, обработки, хранения и поиска документов. Наличие связи помогает видеть объем договорной документации по проекту или конкретному клиенту, подрядчику или субподрядчику. Легко определить статус документов, стадию согласования, уточнить стоимость проекта.
• Регламентированы маршруты согласования. Документы разделены на тематики по видам работ: проектирование, поставка, строительно монтажные работы, комплексный проект. В зависимости от тематики настроены сроки передачи документа и ответственные за каждый этап согласования.
• Усилен контроль за состоянием документов. Повысилось качество обработки входящей и исходящей документации. Созданная система позволяет отслеживать исполнительскую дисциплину — следить за скоростью согласования и обработки документов. Минимизированы потери документов.

В ближайших планах — настройка ведения календарей, проработка делегирования прав замещающим сотрудникам. «Виатек» будет расширять используемый функционал «1С:Документооборот 8 КОРП» и развивать систему документооборота.