В ЗАО "Тамак" реализуется система электронного документооборота

Компания NaviCon Group завершила проект создания системы электронного документооборота в компании «ТАМАК». Проект реализован на базе Microsoft SharePoint Server 2010.

Основания

Цель проекта - повышение уровня автоматизации предприятия путем перехода к безбумажному документообороту по основным процессам:

• обеспечить эффективное управление движением документов на предприятии;
• наладить централизованное хранение документов;
• повысить контроль исполнения работ по документам;
• увеличить продуктивность работы сотрудников;
• облегчить доступ к информации для принятия управленческих решений;
• обеспечить информационную безопасность предприятия.

Решение

Выбор системы и компании-внедренца был достаточно длительным и сложным. Для определения оптимального решения руководителем отдела информатики предприятия были изучены все известные сегодня платформы. В результате выбрали Microsoft SharePoint, благодаря ее широким функциональным возможностям, которые позволяют решать не только классические задачи документооборота, но и ряд не менее важных для предприятия проблем, в частности, возможность web-доступа и т.д.

Процессный фактор

Проект можно разделить на две взаимосвязанные составляющие: автоматизация основного производственного процесса предприятия и административных процессов.

В рамках основного производственного процесса автоматизированы следующие работы:

• обработка заявок от клиентов;
• согласование договора с клиентом;
• цикл прохождения заказа клиента от подписания договора до отгрузки продукции со склада или монтажа дома на месте;
• управление качеством: акты контроля качества продукции, претензионная работа.

Реализация

Полностью автоматизированы административные процессы, традиционные для документооборота:

• регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции;
• согласование и выпуск Приказов и распоряжений, процедуры ознакомления с ними;
• система управления поручениями;
• согласование заявок на оплату, включая интеграцию с существующей системой ERP.

Итоги

Предприятие «ТАМАК» получило единое информационное пространство, в котором можно обмениваться информацией, согласовывать документы и осуществлять другие виды командных работ, независимо от местонахождения сотрудников. В результате проекта большинство процессов предприятия теперь выполняются электронным способом. Среди полученных преимуществ наиболее важны следующие:

• Ощутимо сократилась длительность бизнес-процессов, повысилась эффективность работы сотрудников.
• Создан механизм контроля, который позволяет отслеживать изменения, внесенные в документ: т.е. в любой момент можно установить, кем, когда и какие изменения в документ были внесены.
• У руководства предприятия появилась возможность оптимизировать время сотрудников на реализацию конкретных бизнес-процессов, благодаря механизму получения отчетности по временным затратам каждого специалиста на определенную операцию, к примеру, согласование договоров.
• Внедренное решение предоставляет возможность отслеживания статуса документов при прохождении цепочки согласования, что значительно экономит время сотрудников.
• Еще одним преимуществом использования Microsoft SharePoint является повышение степени безопасности хранения документов, благодаря размещению их на сервере.

Автоматизировано более 100 рабочих мест.

Мнения

Подводя итоги проекта, Дмитрий Бычков, Финансовый директор предприятия отметил: «Наша цель – современное конкурентоспособное предприятие. Мы инвестируем значительные средства в развитие производства. Вложение в ИТ мы также рассматриваем как возможность повысить эффективность работы сотрудников. Внедрение SharePoint как платформы автоматизации внутренних процессов – большой шаг вперед на этом пути».

«Проект на предприятии «ТАМАК» выгодно отличается от многих проектов по внедрению SharePoint, цели которых определены нечетко, отдача неясна. С самого начала Заказчик ставил акцент на комплексный характер автоматизации бизнес-процессов, эффективность использования системы. Успешный результат проекта стал возможен благодаря комплексу факторов: четкой постановке целей проекта, гибкой методологии внедрения и слаженной работе общей проектной команды» - Андрей Замыслов, руководитель департамента Microsoft CRM и MOSS (Microsoft Office Solution Software) компании NaviCon Group.