Автоматизация проведения дистанционных заседаний и кадровый документооборот на базе СЭД «Тезис». Обзор проекта в группе ТКБ

Заказчик

Банковская группа ТКБ («ТрансКапиталБанк», «Инвестторгбанк») входит в топ-30 банков России, представлена в 31 регионе Российской Федерации с обслуживанием более 875 тыс. клиентов. Банки группы ТКБ являются универсальными банками, входят в топ-15 банков России по кредитованию малого и среднего бизнеса, топ-15 банков России по ипотечному кредитованию, являются участниками системы страхования вкладов.

Ситуация

Банковской группе требовалось автоматизировать работу с входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией и служебными записками. Сложность состояла в том, что эти процессы имеют кросс-банковский характер, при их выполнении задействованы подразделения как ТКБ, так и ИТБ. При этом маршрут движения документов и порядок выполнения действий зависит от множества факторов. Отдельно стоит отметить задачи, которые не покрываются типовыми возможностями ни одного продукта. Это, в частности, организация заседаний коллегиальных органов. Кроме того, в ТКБ и ИТБ планировалось организовать обмен документами с контрагентами. Словом, на старте проекта было понятно, что необходима глубокая кастомизация СЭД. Выполнить ее планировалось собственными силами банковской группы, имеющей сильный ИТ-отдел.

Продукт, который заказчик использовал до этого, не давал возможности такой кастомизации. Сложности носили в основном организационный характер. Вендор работал в первую очередь через партнерскую сеть, взаимодействовать напрямую было сложно, но партнеры не предоставляли необходимый уровень технической поддержки. Поэтому при выборе СЭД помимо технической гибкости банковской группе была важна готовность вендора к совместной работе с ее ИТ-отделом и качественная техподдержка: передача компетенций, оперативные консультации, помощь на этапе подготовки ТЗ и выделение разработчика для сопровождения специалистов ТКБ.

В итоге, по совокупности критериев была выбрана СЭД ТЕЗИС.

Решение

Банковская группа остановила выбор на Расширенной редакции СЭД ТЕЗИС. Была приобретена лицензия на 500 одновременных подключений.

Для внедрения в банковской группе ТКБ сформировали команду из девяти специалистов. Банк уже имел долговременный и положительный опыт разработки, поддержки и развития информационных систем силами штатных специалистов, поэтому проект внедрения СЭД вошел в общий портфель ИТ-проектов банка. Внедрение планировалось по устоявшейся у заказчика методологии. При этом команда внедрения заручилась технической поддержкой со стороны разработчика СЭД, компании «Хоулмонт», для чего был заключен соответствующий договор. Специалисты «Хоулмонт» курировали (и в настоящий момент курируют) наиболее сложные аспекты реализации проекта СЭД.

Кастомизация основных процессов

При внедрении СЭД ТЕЗИС были настроены необходимые банковской группе виды документов (письма, приказы и так далее), а также процессы их обработки — согласование, подписание и ознакомление. Основное изменение кастомизированных процессов по сравнению с типовыми заключается в добавлении вариативности. Процессы ветвятся в зависимости от организаций, видов документов и принятых решений. Функциональность постановки задач и контроля их исполнения используется в типовом виде. Кроме того, специалисты ТКБ добавили шину, через которую можно подключить любые внешние системы. В частности, через шину СЭД ТЕЗИС интегрирована с кадровой учетной системой.

Модуль для проведения заседаний

Чтобы сэкономить время и ресурсы за счет сокращения количества очных собраний, в банковской группе планировали автоматизировать проведение регулярных и нерегулярных заседаний, в которых участвуют множество комитетов. Особенно актуальным этот вопрос стал во время пандемии коронавируса и перехода на дистанционную работу. Необходимой функциональности не было ни в одной системе, с самого начала было ясно, что решение требуется разработать с нуля. Однако сделать это на базе готового продукта эффективнее и быстрее, так как реализовать потребуется только логику работы, не придется тратить время на интерфейс, механизмы хранения справочника пользователей, разграничения прав доступа, выполнения действий принятия или отклонения и тому подобное.

Согласно реализованному в СЭД ТЕЗИС сценарию, в системе создается карточка заседания, а в нее помещаются карточки-вопросы, по каждому из которых запускается голосование. Пользователи выбирают, принять или отклонить, а также пишут комментарий по своему решению. По итогам формируется таблица, которая содержит список проголосовавших, решение и комментарий каждого. Секретарь заседания фиксирует итоги. Кроме него в процессе задействованы обычные участники и председатель. Обычные участники видят только итоги по тем вопросам, по которым они голосовали. При этом пока идет процесс голосования, они не видят решения других участников, чтобы мнение каждого было непредвзятым. Председатель видит итоги голосования по всем вопросам.

Кадровые документы

В СЭД ТЕЗИС автоматизировано оформление заявлений в кадровую службу, например, заявлений на отпуск или выход на работу в выходной день. Такое заявление создает сам сотрудник или его руководитель (если речь идет, например, о водителях, а не об офисном персонале), оно направляется на согласование, а после этого — автоматически в учетную кадровую систему. По сути, карточка заявления — это полноценный личный кабинет с элементами интерактива. В СЭД всплывают подсказки, если при заполнении допущены ошибки или нет возможности взять отпуск в выбранные сотрудником даты. Там же видна информация о количестве доступных дней отпуска.

Доверенности

Еще один добавленный в СЭД процесс — оформление доверенности. Юрист создает карточку доверенности, отправляет ее на согласование, а затем делопроизводитель получает и выполняет задачу по подписанию доверенности. В системе настроены виды доверенностей и отображаемые в карточках поля.

Модуль для управления рисками

В апреле 2020 года Банк России выпустил положение №716-П «О требованиях к системе управления операционным риском в кредитной организации и банковской группе». Согласно ему, до 1 января 2022 года у каждого банка должна появиться автоматизированная система управления рисками. Было решено реализовать ее на базе СЭД ТЕЗИС. Модуль для управления рисками был запущен в установленный ЦБ срок.

При помощи СЭД ТЕЗИС каждый сотрудник может оперативно заявить об операционном или регуляторном риске в организации. Для удобства пользователей ярлык для этого действия выведен на главный экран и выделен особым цветом. Карточка заявления передается на рассмотрение в Службу управления рисками. Риск-менеджеры, получившие карточку, могут подключить к процессу экспертов для правильной классификации риска по виду и направлению бизнеса, а также для оценки потерь, определения вариантов их возмещения, установления связи с другими событиями. В карточке фиксируются бухгалтерские проводки и суммы потерь или возмещения, связанные с рисковым событием. Они автоматически суммируются и рассчитываются в зависимости от указанного вида потери. Карточка содержит 11 табличных форм, для заполнения которых заведено 13 справочников с детализацией видов и источников рисков, возмещений, потерь, бизнес-процессов, уровней критичности, выявителей рисковых событий. Особое внимание уделено детализации рисков, связанных с информационной безопасностью. Для этого при выборе данного вида риска в карточке предусмотрены дополнительные табличные части и поля.

Результат

СЭД ТЕЗИС запущена в эксплуатацию в конце апреля 2019 года. На середину 2022 года в ней насчитывается более 520 тыс. документов и работает около 500 пользователей.

У сотрудников банковской группы появилось единое электронное пространство для работы с документами. Автоматизированы ключевые процессы документационного обеспечения управления в соответствии с утвержденными регламентами. Система помогает обеспечить максимальную прозрачность — всегда видно, какие этапы документ или задача уже прошли, какие впереди, какие изменения внес согласующий и так далее. Также наглядно показана взаимосвязь документов в системе, четко прослеживается иерархия карточек, например, какие письма были отправлены на какие входящие запросы. Отдельно стоит отметить помощь системы пользователям в соблюдении сроков выполнения тех или иных действий. Метавселенная ВДНХ 3.5 т

По итогам проекта внедрения СЭД можно отметить, что с вводом в эксплуатацию системы ТЕЗИС банковская группа смогла значительно оптимизировать внутренний документооборот и перевести обработку отдельных документов полностью в электронный вид. В частности, теперь заявления в кадровую службу подаются только в электронной форме. В результате возможно, например, за 10 минут до конца рабочего дня в пятницу оформить по всем правилам заявление на выход на работу в выходной день. Кроме того, появилась возможность проводить заседания онлайн.

Банковская группа ТКБ продолжает развитие СЭД ТЕЗИС. В планах — обмен юридически значимыми документами с контрагентами через систему Диадок.