PepsiCo Russia (WSS Portal)

2011: Внедрение WSS Portal в PepsiCo

Компания WSS-Consulting в 2011 году внедрила WSS Portal для компании PepsiCo.

Компания PepsiCo — крупнейший в России производитель продуктов питания и напитков. В центральном и региональных офисах компании и на ее многочисленных производственных предприятиях работает около 19 000 сотрудников.

В 2011 году компания PepsiCO Россия объединила в себе три крупные направления – «Лебедянский», FritoLay, «Вимм-Билль-Данн». Это потребовало создать единое информационное пространство для всех сотрудников компании.

«Возникла прямая необходимость создать единый подход, единые ценности, единые интересы для всех сотрудников компании, единую платформу. Чтобы каждый сотрудник, приходя на работу каждый день, понимал, что сегодня важно», - рассказал директор по юридическим вопросам компании PepsiCO Россия Максим Михайлов.

Цели и задачи проекта

Перед проектной командой стояла цель создать единый источник - место сбора данных, которые необходимы для информационного обеспечения бизнеса.

Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

• Повышение эффективности совместной работы сотрудников
• Создание единой базы знаний
• Ускорение процесса адаптации новых сотрудников
• Обеспечение контроля и управляемости за счет прозрачности процессов
• Обеспечение удобного и быстрого доступа к корпоративной информации

Внедрение: этапы

Сотрудники компании-заказчика консультанты со стороны поставщика ИТ-решения тесно сотрудничали в процессе разработки портала, чтобы изучить пользовательский опыт. При внедрении системы WSS Portal была выбрана методология Agile – разбиение проекта на маленькие рабочие циклы, каждый из которых демонстрируется заказчику. Сначала разрабатывалась одна часть портала, которую эксплуатировали пользователи некоторое время, после чего на основе их опыта портал дорабатывался и дополнялся новым функционалом.

«Мы выбрали эволюционную модель развития интранет-портала, когда мы делаем небольшую часть, показываем ее людям, они начинают этим пользоваться и мы смотрим, что нравится, что не нравится. В любой момент мы имеем возможность что-то переделать, доработать, дорисовать…», - пояснил менеджер проектов по коммуникациям и вовлечению компании PepsiCO Россия Иван Сорокин.

Основные этапы:

• 1. Сбор требований и пожеланий по функционалу и дизайну портала
• 2. Разработка прототипа с обозначением основных функциональных блоков
• 3. Создание трех концепций дизайна на основе утвержденного прототипа для демонстрации заказчику
• 4. Программирование портала
• 5. Тестирование и проверка на технические ошибки

Особое внимание было уделено интерфейсу портала. Чтобы пользователи легко адаптировались к новой площадке, специалисты WSS-Consulting разработали интуитивно-понятный интерфейс, схожий с социальными сетями.

«Главной инновацией портала PepsiCO была его мимикрия под социальные сети. Чтобы у людей было ощущение, что они зашли в Facebook или во ВКонтакте и использовали функционал, который есть в этих социальных сетях», - пояснил директор департамента портальных решений WSS-Consulting Евгений Карпов.

Функционал

Для корпоративного портала PepsiCO созданы наборы функций, которые отвечают за внутренние коммуникации, а также помогают наладить совместную работу с документами, повышают рабочую дисциплину и автоматизируют рутинные бизнес-процессы. Все функции можно сгруппировать в блоки по их назначению.

Блок информирования:

• Новости компании
• Информация о компании: структура и история
• Галерея с фото-и видеоматериалами
• Справочник с контактной информацией о сотрудниках
• Поэтажный план офиса
• Дни рождения

Блок взаимодействия:

• Сервис «Спасибо» - благодарность за работу
• Объявления – публикации о продаже/покупке вещей от сотрудников
• Комментарии
• Опросы
• Группы по интересам

Блок документов:

• Корпоративная база знаний
• Документы СЭД

На портале также реализован удобный поиск по всем разделам и в каждом блоке отдельный поиск по фильтрам. У пользователей портала есть свой личный кабинет, где отображается статус присутствия на рабочем месте, контактная информация для связи и место в общей структуре компании.

Результаты

Каждый день портал PepsiCO Россия посещает около пяти тысяч человек. Портал экономит время сотрудников, делая их работу более эффективной с помощью дополнительных инструментов коммуникаций, удобного доступа к корпоративной информации и упрощения рутинных процессов.

Менеджер по коммуникациям и вовлечению компании PepsiCO Россия Наталья Васильева рассказала, что с появлением портала работать в компании стало намного проще.

«Поиск какого-то простейшего документа занимал кучу времени. Сейчас мы заходим в удобную библиотеку документов с фильтрами, где тебе все четко, ясно, понятно. Можно все быстро найти и, более того, найти ответственных лиц, к которым ты можешь обратиться за консультацией по этим документам», - отметила Наталья.

В 2012 году портал компании WSS-Consulting занял 1 место по версии Best Intranet Russia за лучший нестандартный подход к реализации.