10 лет эксплуатации системы электронного документооборота Кабардино-Балкарской Республики

Аскер Бозиев: Процесс цифровой трансформации республики является результатом последовательной работы, направленной на создание благоприятной среды для внедрения цифровых технологий, поддержки инноваций, развития инфраструктуры и повышения цифровой грамотности. Ключевую роль в процессе цифровизации, безусловно, сыграла национальная программа «Цифровая экономика Российской Федерации», реализуемая в рамках Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы, утвержденной Указом Президента Российской Федерации. Программа направлена на создание условий для развития общества знаний в Российской Федерации, повышение благосостояния и качества жизни граждан нашей страны путем повышения доступности и качества товаров и услуг, произведенных в цифровой экономике с использованием современных цифровых технологий, повышения степени информированности и цифровой грамотности, улучшения доступности и качества государственных услуг для граждан, а также безопасности как внутри страны, так и за ее пределами. Уверен, что дальнейшая работа в этом направлении продолжит приносить плоды и сделает жизнь наших граждан более комфортной и современной.

Аскер Бозиев: После внедрения СЭД КБР принята единая унифицированная система регистрации, учета и обработки документов. Оптимизированы потоки документированной информации в бумажном и электронном виде.  Упростился процесс хранения и обработки информации. Благодаря этому, все сотрудники организации больше вовлекаются в работу: ускоряется выработка и согласование решений, так как появляется возможность одновременной работы с одними и теми же документами. При этом, можно контролировать и фиксировать деятельность каждого сотрудника. Система электронного документооборота Кабардино-Балкарской Республики эффективно решает задачу поиска и получения необходимых документов, в том числе, с использованием привычных атрибутов. Возможен поиск по содержанию документа, что при работе с бумажными документами в принципе нереализуемо. Еще одно преимущество электронных документов — это возможность хранить различные версии и историю изменений.

При этом, получение в случае необходимости бумажной копии документа не составляет труда — нужное количество экземпляров можно распечатать в любой момент.

Аскер Бозиев: Конечно, в начале внедрения было сложно перестоится на новый режим работы, но, благодаря профессионализму компании «Офис-Док», которая реализовывала проект, и помощи специалистов службы технической поддержки СЭД КБР, процесс перехода прошел безболезненно и быстро. Спустя 10 лет наши коллеги не могут представить работу без СЭД, так как максимально простой и доступный интерфейс программы позволяет быстро и эффективно осуществлять свою деятельность.

Аскер Бозиев: На сегодняшний день к системе электронного документооборота подключено 320 организаций: из них 24 исполнительных органа власти, 132 органа местного самоуправления и 164 подведомственных организаций Кабардино-Балкарской Республики. Идет процесс внедрения СЭД КБР в подведомственные учреждения спорта, образования.

Аскер Бозиев: Функционал СЭД КБР обширный, но чаще всего руководящий состав пользуется функциями ввода поручений, контроля поручений, подписания, визирования, а также подсистемой «АРМ Руководителя», которая позволяет планировать и расписывать мероприятия на день, месяц, год.

Аскер Бозиев: В настоящее время система электронного документооборота Кабардино-Балкарской Республики позволяет решить следующие задачи:

• Обеспечение территориально-распределенного обмена данными между сотрудниками структурных подразделений;
• Поддержка процессов создания, обработки и согласования документов на всех стадиях жизненного цикла;
• Расширенный поиск документов по содержанию и реквизитам;
• Формирование отчетов по исполнительской дисциплине;
• Ведение единой базы юридических и физических лиц;
• Использование протокола для просмотра информации обо всех действиях пользователей с документами в системе;
• Достигнута прозрачность движения документов в организации. Сотрудники видят документы и поручения, с которыми работают на данный момент, руководители могут оперативно получить информацию о ходе исполнения документа.

Также компанией «Офис-Док» персонально под наши требования был расширен функционал контроля: контрольный комитет может прямо через СЭД направлять напоминания исполнителям о подходящих сроках предоставления информации, снимать статистику по исполнительской дисциплине в различных срезах.

Аскер Бозиев: Эффективность управления во многом зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования документов, то есть организации документооборота, включающего в себя весь жизненный цикл документа. Унифицированная система учета и обработки документов и оптимизация потоков документированной информации позволили упорядочить документопотоки в организации и «разгрузить» соответствующие службы документационного обеспечения. Значительно сокращено (с нескольких дней до нескольких секунд) время доставки документов. Значительно повысился контроль исполнительской дисциплины. Легкий поиск нужной информации позволяет принимать более взвешенные и качественные решения.

Аскер Бозиев: Наша система электронного документооборота Кабардино-Балкарской Республики подключена к таким федеральным системам, как МЭДО, ССТУ.

Одной из особенностей работы нашей СЭД является возможность работы в ней не только с документами, содержащими общую информацию, но и с документами, помеченными как «для служебного использования». Это значительно упрощает доступность всех необходимых для работы сотрудников документов и делает возможным отправлять и получать ДСП-документы по МЭДО со своих рабочих мест.

Аскер Бозиев: Идет процесс перехода на отечественный софт, включающий в себя все звенья — от компонентов информационных систем до прикладного программного обеспечения на АРМ пользователей.