Contentum BPM

Contentum BPM — система управления бизнес-процессами. Работа системы основана на простой идее: на этапе внедрения системы осуществляется моделирование бизнес-процессов организации с помощью наглядных диаграмм. В дальнейшем эти диаграммы загружаются в компьютерную систему и становятся «живыми», т.е. программа позволяет отследить и проконтролировать выполнение бизнес-процессов в реальной практике работы предприятия. Такой подход позволяет максимально приблизить реальное выполнение бизнес-процессов в организации к их идеальной модели, которая вначале была создана.

Система Contentum BPM реализует концепцию BPM, что дает возможность строить гибкие адаптивные информационные системы, способные оперативно меняться вместе с изменением бизнес-процессов компании. Contentum BPM позволяет привести в порядок бизнес-процессы организации, сделать их выполнение четким и формальным.

Для построения графической модели бизнес-процессов Contentum использует международный стандарт BPMN 2.0. Система имеет большое количество возможностей, при этом все функции системы легко могут быть разделены на четыре группы соответственно стадиям жизненного цикла (цикл Деминга) процесса PDCA (Plan, Do, Check, Act).

Моделирование

Работа с бизнес-процессами в Contentum BPM начинается с их моделирования. Моделирование бизнес-процессов осуществляется в Contentum Designer, который входит в комплект системы Contentum. Он имеет простой графический интерфейс.

Важным моментом является то, что проектировать бизнес-процессы может бизнес-аналитик без участия программиста. Система Contentum описывает процесс на языке диаграмм (bpm), привычном для аналитика и понятном высшему руководству организации.

На диаграмме бизнес-процесса определяются участники процесса, набор их действий и их последовательность. Сама диаграмма (графическая модель) бизнес-процесса строится путем перетягивания нужных блоков операций по палитре, в дальнейшем операции соединяются переходами.Помощник или конкурент? Чем ИИ может быть полезен в HR-процессах

В основе функционирования системы Contentum BPM используется общепринятая нотация описания бизнес-процессов BPMN. Последняя версия нотации BPMN имеет номер 2.0.

После того, как графическая модель бизнес-процесса построена, определяются данные, с которыми осуществляется работа в рамках бизнес-процесса, и проводится настройка его операций. Например, в задаче пользователя определяется, с какими данными работает исполнитель, которые данные он должен предоставить для выполнения задачи и какие действия должен выполнить.

Моделирование бизнес-процесса в дизайнере Contentum заканчивается его публикацией, после чего он компилируется и становится доступным для запуска в веб-интерфейсе системы Contentum BPM.

Выполнение

После того как завершенная модель бизнес-процесса загружается на сервер Contentum, он становится доступным для выполнения. В системе может быть одновременно запущено сколько угодно экземпляров одного и того же бизнес-процесса — все они будут выполняться независимо, используя в своей основе одну и ту же модель.

Выполнение бизнес-процесса осуществляется в соответствии с его графической моделью — начиная со стартового события, следуя по цепочке переходов, к конечному событию. При этом система автоматически будет формировать списки задач, которые должны выполнять пользователи. Пользователям задачи назначаются лишь в тот момент, когда ход выполнения бизнес-процесса дошел к соответствующему шагу.

Задачи, которые получают пользователи в рамках выполнения бизнес-процессов, оформлены в веб-интерфейсе системы Contentum BPM в виде отдельных страниц (карточка задачи), на которых приведена вся необходимая исполнителю информация для принятия решения и выполнения полученной задачи.

От исполнителя может понадобиться ввод некоторых данных — в этом случае карточка задачи будет содержать соответствующие поля, заполнение которых может быть при необходимости обязательным. Т.е. всю работу пользователь всегда выполняет в одном месте — на карточке задачи; именно здесь он получает и все необходимые для этого ресурсы.

Также после выполнения своего задания пользователь не должен задумываться о том, кто и какие действия в рамках данного бизнес-процесса должен выполнять — все эти вопросы система Contentum BPM берет на себя.

Все задачи, которые не нуждаются в действиях реальных сотрудников организации, выполняются системой Contentum BPM автоматически и практически мгновенно: определение хода выполнения бизнес-процесса (в том числе по возможным условиям), рассылка сообщений, выполнение сценариев и т.п.

Мониторинг

Для каждого экземпляра загруженного на выполнение процесса создается карточка экземпляра процесса. Она содержит исчерпывающую информацию по нему: текущие значения параметров, комментарии и вопросы пользователей, текущие задачи на выполнении, исполнители и статусы, и т.п.

Из карточки процесса пользователь, который имеет соответствующие права, может руководить ходом выполнения. Например, исправить параметры выполнения бизнес-процесса или совсем прекратить его.

Система Contentum BPM предоставляет инструменты для мониторинга хода выполнения процессов и контроля выполнения задач в рамках данных бизнес-процессов. В распоряжении пользователей системы находится несколько средств:

• Страница «Мои процессы» содержит список всех экземпляров процессов, которые касаются активного пользователя системы: бизнес-процессы, в которых пользователь является инициатором, ответственным или исполнителем. Для поиска нужного экземпляра можно использовать фильтр страницы «Мои процессы». Отыскав в списке нужный экземпляр процесса, возможно перейти на его карточку.
• Страница «Монитор процессов» служит для анализа работы процессов: в данном разделе можно просмотреть типы процессов, в которых пользователь является инициатором, куратором или наблюдателем. Пользователь также может не быть непосредственным участником процессов, представленных на странице, но он может просмотреть информацию относительно их выполнения. Со страницы «Монитор процессов» возможно перейти на карточку любого из отображенных процессов, чтобы получить детальную информацию о процессе.
• Еще одним средством контроля выполнения процессов является просмотр его карты. Карта процесса в веб-интерфейсе системы Contentum BPM выглядит так же, как графическая модель этого процесса в дизайнере Contentum. Но поскольку на ней отображается уже запущеный процесс, карта содержит дополнительные пометки. Так, уже выполненные операции обведены синей рамкой, выполненные переходы — жирными линиями, а текущая выполняемая операция — жирной зеленой рамкой. Таким образом, можно легко определить не только перечень задач, которые выполняются по процессу в данный момент, но и предыдущий шаг, по которому он выполнялся. Просмотреть карту процесса возможно в любой момент из карточки экземпляра процесса.

Руководителю не нужно постоянно за всем наблюдать. Так, в случае нарушения сроков выполнения задач сотрудником, непосредственный руководитель получит надлежащее информирование, которое призовет вмешаться в ход выполнения процесса. Кроме того, следить за задачами по процессам своих подчиненных руководители смогут стандартными средствами мониторинга.

Оптимизация

Во время работы с бизнес-процессом у сотрудников организации может накапливаться большое количество рациональных предложений и идей относительно улучшения бизнес-процесса, особенно сразу после его внедрения. Данные предложения действительно могут быть полезны и, при надлежащей доработке, способны повысить эффективность работы организации.

Задачи, которые получают пользователи в рамках выполнения бизнес-процессов, оформлены в веб-интерфейсе системы Contentum BPM в виде отдельных страниц (карточка задачи), на которых приведена вся необходимая исполнителю информация для принятия решения и выполнения поставленной задачи.

Например, руководитель решил, что операцию «Составление сметы» лучше выполнять коммерческому директору, а не менеджеру по продажам (это может быть связано с особенностями работы организации). Система Contentum BPM разрешает изменить процесс в работающей системе (для этого не нужен ни программист, ни остановка системы) и применить изменения немедленно. После того, как процесс выполнен с учетом сделанных изменений, возможно сразу провести оценку эффективности внесенных корректив.

Интеграционные возможности

В Contentum BPM существует возможность загружать готовые модели бизнес-процессов из систем моделирования.

• Интеграция с Business Studio и другими системами моделирования
  • В Contentum создана интеграция с Business Studio и другими популярными системами моделирования. Импорт процессов осуществляется через формат XPDL. Таким образом, модель процесса из любой системы, которая имеет экспорт в формат XPDL, может быть импортирована в Contentum.

• Почта, SMS, Веб-сайт, Веб-сервисы
  • Contentum легко интегрируется в типичную ИТ-инфраструктуру компании. Каждый процесс в Contentum может быть опубликован в виде веб-сервиса и ссылки для запуска. Поэтому запуск бизнес-процессов можно легко привязать к событиям, которые происходят в других ИТ-системах. Например, можно запускать бизнес-процесс в тот момент, когда на электронный почтовый ящик приходит письмо. Это письмо может быть разобрано в рамках бизнес-процесса. Наличие готовых библиотек для SMS-провайдеров делает легким отсылку SMS при достижении определенного шага в рамках бизнес-процесса.

• Интеграция с ERP-системами
  • Интеграционные возможности Contentum не ограничиваются только интеграцией с системами компании 1С. Используя стандартные методы интеграции Contentum может быть интегрирована с системами Oracle, SAP, Microsoft Dynamics AX (Axapta). Для взаимодействия систем Contentum и «1С:Предприятие» используется отдельно лицензированный дополнительный модуль «Интеграция с 1С».

• Шины данных
  • Contentum поддерживает работу с шинами данных: Microsoft MQ; с шинами, которые имеют поддержку JMS; Oracle WebLogic; IBM WebSphere. В системе также существует возможность предусмотреть и «аварийное» поведение системы — то есть определить что делать, если на протяжении выделенного времени в Contentum не поступало нужное сообщение.