Авира (1С:Документооборот 8 КОРП)

В октябре 2019 года был реализован проект внедрения 1С:Документооборот 8 КОРП на заводе «Авира»

В связи с тем, что организация имеет сложную организационную структуру, согласование документов занимало очень много времени. Также требовалось решить следующие задачи:

• Сократить количество бумажных документов;
• Создать единый электронный архив документов;
• Повысить скорость работы с документами;
• Обеспечить эффективный контроль на всех уровнях исполнения, статистика по работе с документами;
• Унифицировать документы;
• Создать возможность удаленной работы с документами
• Обеспечить быстрый поиск информации.

В июле 2017 года руководством ООО «Авира» было принято решение о выборе в качестве автоматизированной системы электронного документооборота программного продукта «1С: Документооборот 8 КОРП». Партнером для внедрения и сопровождения была выбрана компания «Автоматизация учета-Информ». Основными критериями для в выборе партнёра являлись: наличие специалистов, обладающих опытом внедрения данного программного продукта, стоимость услуг внедрения, наличие положительных отзывов от других крупных предприятий.Чекап для искусственного интеллекта: зачем и как тестировать ИИ-решения?

Были выполнены работы:

• анализ порядка работы с документами первичного учета,
• определение групп допуска,
• описание бизнес-процессов,
• настройка (виды документов, шаблоны маршрутов, шаблоны документов, структура папок, нумераторы, номенклатура дел, планирование мероприятий, мероприятия, отсутствие сотрудников, бронирование помещений, календари, рабочее время, файлы, процессы, почта, форум, ЭЦП),
• обучение ключевых пользователей,
• обмен с системой «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2»: синхронизация справочников, бесшовная интеграция.

Данный продукт решил задачи автоматизации оборота официальных документов учреждения, включая коллективную работу сотрудников по их согласованию, утверждению, регистрации, учёту, ознакомлению, рассмотрению, контролю исполнения и т. д.

В результате:

• повысилась прозрачность бизнес-процессов;
• повысилась исполнительская дисциплина;
• увеличилась оперативность согласования и утверждения документов организации;

Продукт позволил создать централизованное высокодоступное электронное хранилище внутренних, входящих и исходящих документов. Стоит отметить, что компания 1С проводит постоянные работы по улучшению продукта, повышению его функциональности и приведению в соответствие с активно меняющейся законодательной и нормативной базой РФ по электронным документам.

Система запущена в эксплуатацию с октября 2018 года. Система поддерживает обработку 50 видов внутренних, 10 видов входящих и 8 видов исходящих документов. Активно ведутся работы по созданию ранее отсутствовавшей нормативной базы для электронного документооборота и делопроизводства. Автоматизировано 120 рабочих мест.

Выполнены следующие работы:

• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика

Автоматизированы следующие функции:

• Документооборот (ECM)
  • Делопроизводство
  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов