Альфа-банк (Россия) (WSS Docs)

Заказчик

Альфа-Банк, основанный в 1990 году, является универсальным банком, осуществляющим все основные виды банковских операций, представленных на рынке финансовых услуг, включая обслуживание частных и корпоративных клиентов, инвестиционный банковский бизнес, торговое финансирование и управление активами.

Предпосылки внедрения

Предпосылками внедрения общебанковской системы внутреннего документооборота стали необходимость ускорения обработки входящей корреспонденции, поток которой к 2015 году составлял до 10 тысяч документов в сутки и необходимость унификации процесса согласования и выпуска организационно-распорядительной документации в географически распределенной структуре банка, включающей подразделения в 126 городах России.

Ход проекта и результаты

По результатам объективной многокритериальной сравнительной оценки среди ТОП-10 представленных на рынке специализированных СЭД для реализации проекта было выбрано программное решение WSS Docs.

Проект внедрения стартовал во второй половине 2014 года. За 11 месяцев проекта были достигнуты следующие результаты:

1. Обеспечена поточная регистрация входящих писем, процесс регистрации и рассылки документов был не только автоматизирован, но и значительно сокращен благодаря функционалу пакетной регистрации WSS Docs и совмещенной рассылкиМетавселенная ВДНХ 3.5 т

2. Обеспечена прозрачность и высокая дисциплина процесса согласования распорядительной документации Банка, появилась возможность оценки этой дисциплины.

3. Увеличена скорость согласования документов, для которых был разработан автоматически формируемый маршрут согласования.

4. Обеспечен автоматизированный контроль ознакомления работников Банка с организационно-распорядительной документацией.

5. Уменьшена нагрузка на подразделения, предоставляющие экспертизу по внутренним документам банка. Результат достигнут за счет организации централизованного доступа к документам и благодаря сохранению контекста для каждого документа (поручений, истории согласования и т.д.).

При решении стоящих перед проектом задач возникали трудности, связанные с интеграцией с другими ИС банка, необходимостью менять культуру согласования и рассмотрения документов, миграцией исторической базы документов из устаревших систем. Эффективное сотрудничество команды заказчика и WSS-Consulting, а также богатый вспомогательный инструментарий WSS Docs позволяли разрешать возникающие проблемы без ущерба проекту.

Сама система WSS Docs в реалиях финансовой организации показала себя как качественный прикладной инструмент, на котором могут быть реализованы процессы внутреннего документооборота. В этом контексте сотрудничество «Альфа-Банка» и WSS-Consulting продолжается уже по завершении основного проекта внедрения.