Askona перешла на межкорпоративный документооборот с помощью Synerdocs

10 мая 2018 года Directum (Директум) заявила о внедрении Synerdocs в холдинге Askona, в который входят четыре компании: «Аскона-Век», «Торговый дом «Аскона», «Хилдинг Андерс Рус», «Аскона-ОПТ». Организации осуществляют деятельность по различным направлениям: производство, оптовая торговля и розничные продажи.

Фирменная розничная сеть включает более 700 магазинов в России и странах СНГ. При этом многие бизнес-процессы являются сквозными и требуют качественного взаимодействия как между структурами холдинга, так и со сторонними юридическими лицами.

Предпосылки проекта

Работа с документами в Askona реализована в едином информационном пространстве – налажена тесная интеграция Directum (СЭД/ECM-система) и ERP-системы «Галактика». До перехода на межкорпоративный документооборот (МКДО) у сотрудников возникали сложности с внешней корреспонденцией. Счета-фактуры и иные документы терялись на пути к ответственным сотрудникам. В результате затягивалось их рассмотрение, что негативно влияло на другие бизнес-процессы в Askona.

«Процесс обработки, согласования и контроля представления документов существенно усложнялся с ростом холдинга. В результате он стал настолько длительным, что автоматизация внутрихолдингового и внешнего документооборота оказалась жизненно необходимой» Удальцова Екатерина, ИТ-директор Askona

За решение задачи взялись специалисты Synerdocs, ООО «Тюмбит-АСУ» и ООО «Галактика ИТ».

Реализация проекта

Межкорпоративный документооборот внедрен в 250 подразделениях холдинга. Непосредственно с электронными счетами-фактурами и неформализованными документами (МХ-1, МХ-2) работают более 100 сотрудников.

Чтобы выстроить единый непрерывный процесс создания, обработки, согласования, контроля, представления и хранения документов потребовалось реализовать интеграционное решение. В его работе задействованы: система «Галактика ERP», ECM-система DIRECTUM, сервис обмена юридически значимыми документами Synerdocs.

Результаты проекта

Сотрудники работают с внешними документами, не выходя из привычного интерфейса ERP-системы. Они используют:

• экспорт и статус документов. Формализованные документы отправляют контрагентам либо в формате .XML, либо в .DPAD(по настройке). Неформализованные – в .PDF. При этом пользователь, находясь в ERP-системе, всегда может уточнить актуальный статус документа в сервисе обмена. Так, например, после отправки контрагенту статус автоматически меняется на «Отпр.контр.»;
• подписание. Если у пользователя зарегистрированы несколько сертификатов электронной подписи (по каждому юридическому лицу), то система предложит ему выбрать необходимую подпись. Если не зарегистрирован ни один сертификат, появится сообщение об ошибке. При наличии претензий к документу можно выбрать действие «Подписать с замечаниями»;
• аннулирование и корректировка. В первом случае достаточно открыть документ в сервисе обмена Synerdocs и уже в нем выполнить действие. Что касается корректировки ранее подписанного документа, пользователь может выгрузить его из системы. При отправке контрагенту он получит признак корректировочного и в сервисе будет ссылаться на основной документ. Вся дальнейшая цепочка обработки и подписания документа происходит так, как было описано ранее.

«Мы сократили издержки – отказались от печати и перешли на более дешевую отправку документов. Добились значительного ускорения доставки корреспонденции контрагентам, теперь это несколько минут.Исключили потери документов при обмене, снизили количество ошибок при их подготовке и ускорили процесс корректировки.» Удальцова Екатерина, ИТ-директор Askona

В компании Askona планируют перевести в электронный вид другие документы: накладные на внутреннее перемещение и возврат по рекламации, акты об излишках/недостачах и на списание.