DocsVision в "БСХ Бытовые Приборы"

В компании ООО «БСХ Бытовые приборы» осуществлен проект по разработке и внедрению подсистемы «Согласование» системы электронного документооборота Docsvision. Целью проекта являлось повышение скорости и прозрачности процесса согласования контрактов.

Разработанная компанией «ПетроМС» подсистема «Согласование» позволила усовершенствовать в части удобства и разграничения прав пользователей процесс регистрации карточки контракта, существовавший в системе на момент начала проекта. Подсистема «Согласование» реализована на базе стандартного процесса согласований системы электронного документооборота Docsvision, используемой в ООО «БСХ Бытовые приборы».

Благодаря реализованной в ходе проекта подсистеме, упрощен процесс согласования документов: карточка согласования с автоматически заполняемым по некоторым правилам списком согласующих лиц создается нажатием кнопки из карточки контракта: пользователю требуется только добавить необходимые файлы и запустить процесс согласования. Отчет по согласованию из карточки контракта (или дополнительного соглашения), помимо данных о ходе согласования, включает в себя данные по контракту для удобства ознакомления и подписания договора директором.

Кроме того, в случае, когда сотрудник задерживает процесс согласования дольше установленного срока, процесс происходит автоматически с соответствующим комментарием. Решение позволяет автоматически рассылать по электронной почте напоминания о согласованиях, срок по которым истекает, а также напоминания о некоторых видах сроков по карточкам контрактов, лицам, ответственным за них.

К преимуществам подсистемы «Согласование» относится лаконичность интерфейса, автоматическое заполнение некоторых полей (расчет значений, значения по умолчанию) и проверка вводимых пользователем данных; процессы, не требующие участия человека, по возможности автоматизированы скриптами в карточках и бизнес-процессами Docsvision, что позволяет исключить человеческий фактор.

Александр Бухаленков, Junior Specialist at STP/OP Dept. at OOO «BSH Bytowije Pribory»: «Автоматизация процесса согласования контрактов сильно востребована в нашей организации. Проект по разработке подсистемы «Согласования» на базе платформы Docsvision, осуществленный нами вместе с партнером «ДоксВижн» - компанией «ПетроМС», находится в опытной эксплуатации. Уже сейчас можно сказать, что скорость согласования сильно возрастет после полного перевода согласований в систему в ближайшее время».