Бауцентр (ERP 2)

Предпосылки проекта

Рубеж 2005-2006 гг. стал для компании «Бауцентр» знаковым периодом. Именно в это время руководство компании принимает решение об укрупнении за счет региональной экспансии. Сеть гипермаркетов формата DIY, имеющую калининградские корни, к 2011г. запланировано расширить до национального масштаба. Согласно генеральному плану развития компании, озвученном в марте 2006 г., в национальную сеть гипермаркетов строительных и отделочных материалов «Бауцентр» войдут 30 магазинов в крупнейших городах России. Среди них - Краснодар, Омск, Ростов-на-Дону, Новосибирск, Волгоград, Нижний Новгород, Кемерово, Екатеринбург, Челябинск, Уфа, Новокузнецк, Тюмень и Пермь. Общая площадь торговых центров составит 300 тыс. кв. м.

Руководство компании понимало, что реализация данной программы может повлечь за собой так называемую «болезнь роста». И одним из узких мест бизнеса является информационная система автоматизации управления, которая к тому времени уже морально и технологически устарела. Поэтому в компании было принято решение внедрить новую систему автоматизации, которая обеспечит поддержку развития бизнеса минимум на 5-7 лет вперед.

Цели и задачи проекта

В соответствии с планами развития бизнеса одними из главных требований к новой системе автоматизации стали запас производительности и масштабируемость, необходимые для построения распределенной структуры холдинга. Кроме того, система должна была обладать возможностями, позволяющими установить бесперебойный обмен данными даже при ненадежных и медленных каналах связи и обеспечить устойчивую работу с удаленными объектами - магазинами, удаленными складами, филиалами. Метавселенная ВДНХ 3.4 т

Функциональная часть новой системы должна была соответствовать требованиям, предъявляемым к системе автоматизации торговли: обеспечивать учет движения товаров, учет заявок, гибкую систему скидок, управление продажами, закупками, финансами, складом и отношениями с клиентами, а также предоставлять расширенные аналитические возможности и четкое разграничение доступа к информации.

После того как были рассмотрены основные решения для торговли, представленные на российском ИТ-рынке, руководство компании «Бауцентр» выбрало разработку компании Ansoft – систему управления розничной сетью AVARDA.RetailNetwork. Преимуществами системы AVARDA.RetailNetwork перед конкурентами стали:

• наиболее высокая готовность базовой конфигурации к автоматизации розничной сети
• наличие отлаженной системы репликации (обмена данными)
• низкие требования к оборудованию и программному обеспечению серверов, снижающие общую стоимость владения системой
• большой запас производительности и масштабируемость.

Руководство компании «Бауцентр» решило внедрить систему AVARDA.RetailNetwork сначала в региональном офисе и собственной торговой сети города Калининграда. В итоге данного проекта планировалось получить полнофункциональное отраслевое решение для DIY-формата на базе системы AVARDA.RetailNetwork. В случае успеха было решено тиражировать решение во всех остальных подразделениях компании, как уже существующих, так и тех, которые будут созданы в будущем.

Перед проектом внедрения системы AVARDA.RetailNetwork в соответствии с планами компании были поставлены следующие задачи:

• Обеспечить «мягкий» переход с текущей системы на комплексное решение для сектора DIY, активно поддерживаемое разработчиком, и создать надежную информационную платформу для долгосрочной поддержки растущего бизнеса компании

• Обеспечить ведение товарного и финансового учетов в рамках одной информационной системы

• Качественно повысить эффективность работы внутренней и внешней логистики компании

• Предоставить клиентам более качественный и разнообразный сервис в торговых центрах, повысить лояльность покупателей

• Обеспечить устойчивый обмен данными между подразделениями компании «Бауцентр» при помощи внедрения системы репликации AVARDA.RPL

• Обеспечить централизованную поддержку и развитие системы в подразделениях из единого центра компетенции

Интересно

В процессе выбора решения по желанию руководства компании «Бауцентр» было проведено нагрузочное тестирование системы AVARDA.RetailNetwork. Оно проходило на специальном имитационном стенде, разработанном специалистами компании Ansoft. В ходе тестирования в режиме реального времени моделировалась работа розничной сети в системе AVARDA.RetailNetwork, все данные по функционированию системы можно было увидеть на специальных информационных табло. Результаты проведенного тестирования позволили Заказчику окончательно убедиться, что система полностью соответствует требованиям бизнеса, обладает необходимым запасом производительности и быстродействием.

Ход проекта

После тщательного обследования бизнес-процессов и составления концепции внедрения в январе 2007г. начались работы по проекту. Проектная команда состояла из специалистов компании Ansoft и сотрудников компании «Бауцентр».

В ходе реализации проекта специалистами компании Ansoft были сделаны некоторые дополнения к базовой функциональности системы и проведена конфигурационная настройка рабочих мест согласно специфике DIY-направления. На этапе адаптации программного обеспечения под требования компании «Бауцентр» в базовую конфигурацию системы AVARDA.RetailNetwork добавлены следующие возможности:

• работа с мягкими чеками, возможность резервирования товара при помощи мягких чеков

• проведение наличных доплат для оптовых покупателей

• учет сопутствующих услуг (распилка, колеровка и т.д.)

• маршрутные листы, формирующиеся на основе заявок от покупателей

• учет скидок на упаковку товара

• ряд дополнительных сервисных режимов, автоматизирующих рутинные операции

Первым делом в систему AVARDA была переведена вся нормативно-справочная информация. После этого была оптимизирована торгово-закупочная деятельность: проведена интеграция со старой системой товародвижения, автоматизированы процессы заказа и приема товара. Следующим этапом стала автоматизация работы расположенного в Калининграде склада компании «Бауцентр». Далее последовала подготовка к развертыванию системы в торговых подразделениях, опытно-промышленная эксплуатация в одном из магазинов и непосредственно тиражирование системы AVARDA.RetailNetwork во всех гипермаркетах Калининграда.

В ходе проекта была проведена интеграция AVARDA.RetailNetwork с системой 1С 8.1 Бухгалтерия, а также торговым и банковским оборудованием.

Развертывание системы AVARDA.RetailNetwork в торговых подразделениях Калининграда прошло в строгом соответствии с установленным графиком работ. Последний калининградский гипермаркет начал работу в системе AVARDA.RetailNetwork в апреле 2008г.

Продолжение сотрудничества. Автоматизация логистического центра

Оценив качество проекта, руководство «Бауцентра» решило продолжить сотрудничество с компанией Ansoft и внедрить в своем новом логистическом центре систему управления складской логистикой AVARDA.WMS. Логистический центр компании является крупнейшим калининградским центром класса «А», его площадь составляет 15000 кв.м. В результате проекта с помощью системы AVARDA.WMS автоматизированы процессы приемки, размещения, подбора, отгрузки и другие операции логистического центра.

Построенное решение полностью поддерживает специфичные для направления DIY процессы – учитывает сроки годности (краски, сухие смеси), комплекты (сантехника, мебель), мерный товар (линолеум, покрытия) и другие особенности. Также в процессе внедрения системы AVARDA.WMS специально для компании «Бауцентр» добавлены следующие возможности: размещение рулонов без выгрузки в зоне приемки, варьирование подбора товара по срокам годности и другие операции.

Благодаря высокой степени функциональной готовности системы AVADRA.WMS и профессиональной работе совместной команды новый логистический центр начал работу в системе AVARDA.WMS всего через 3 недели после старта внедрения, а процесс заполнения склада товаром прошел с опережением графика.

Результаты проекта

К настоящему времени при помощи отраслевого DIY-решения на базе системы AVARDA.RetailNetwork автоматизирована деятельность офиса, распределительного центра и девяти гипермаркетов, расположенных в Калининграде, Краснодаре и Омске. Одновременно в системе AVARDA.RetailNetwork работает более 600 пользователей.

Уже сейчас можно говорить о том, что основные задачи проекта были решены. В частности были достигнуты следующие результаты:

• Создана единая информационная система, производительная и масштабируемая, отвечающая всем требованиям DIY-направления и способная поддерживать растущий бизнес компании

• Повышена оперативность получения информации о товародвижении от удаленных бизнес-единиц. Пользователи системы всегда располагают актуальными данными о текущих покупках, запасах и остатках товара. Актуальность данных сейчас составляет несколько минут

• Повышена скорость обработки данных

• Получен современный и удобный инструмент для обслуживания клиентов: автоматизирован сервис-центр, реализован учет услуг и сопутствующих торговле клиентских сервисов, реализованы различные виды резервирования товара, введена работа с мягкими чеками, появилась возможность использования бонусных карт и подарочных сертификатов, введены новые виды скидок. Кроме того, благодаря системе репликации, существует возможность обслуживания оптовых покупателей в гипермаркетах даже при отсутствии связи с офисом

• Повышена информационная безопасность компании. Введено управление информационной системой, позволяющее из единого центра компетенции управлять правами доступа и ролями пользователей.

Успешная автоматизация калининградских объектов «Бауцентра» подвигла руководство к дальнейшему сотрудничеству с компанией Ansoft в рамках внедрения продуктов линейки AVARDA. Отраслевое решение для DIY на базе системы AVARDA.RetailNetwork планируется использовать во всех подразделениях, которые начнут функционировать в будущем.

Отзывы

Ксенафонтов Юрий Юрьевич, генеральный директор компании «Бауцентр Калининград»:

«С внедрением системы AVARDA наша компания получила новый импульс к развитию: нам удалось преодолеть препятствия, которые сдерживали полную реализацию амбиций такой крупной и динамично развивающейся компании, как «Бауцентр».

Система AVARDA стабильна и надежна, удобна для пользователей. Возможности системы позволяют нам практически в режиме online получать достоверную и актуальную информацию по всем подразделениям, более эффективно управлять закупками и поставками товара, обеспечивать информационную безопасность компании и получать другие преимущества. Но главным результатом внедрения стало повышение лояльности покупателей, которым компания «Бауцентр» смогла предоставить сервис на более высоком уровне.

В ходе реализации проекта компания Ansoft подтвердила свою репутацию надежного партнера. Внедрение прошло плавно, ни одно из наших подразделений ни на минуту не прекращало выполнение своих функций при переходе со старой учетной системы на новую. Конечно, нам предстоит пройти еще долгий путь развития этого, пока еще нового для нас, решения. У компании «Бауцентр» масштабные планы. Но возможности системы AVARDA гибко адаптироваться к растущим требованиям бизнеса, а также наличие в нашей компании специалистов, прошедших подготовку в компании Ansoft, позволяют нам смотреть в будущее с оптимизмом».

Затопляев Алексей Борисович, Директор по информационным технологиям управляющей компании "Бауцентр Рус"

«Решение о выборе системы автоматизации своей торговой деятельности для нашей компании было непростое. На базе опыта доработок и эксплуатации существовавшей у нас системы было четкое представление о том, какой функционал мы хотим видеть. К сожалению, мы не смогли найти на рынке готовое решение. И у ближайших конкурентов в этом тендере (а рассматривалось еще 3 системы) количество доработок зашкаливало за мыслимые объемы. Решение AVARDA от компании Ansoft оказалось для нас самым близким по архитектуре, самым готовым по базовой функциональности, способным удовлетворить критические для нашего бизнеса требования, и высоко управляемым в проекте его внедрения. Что еще немаловажно, что мы, как мне кажется, получили синергетический эффект от объединения в единую модель наших собственных знаний и желания компании Ansoft выпустить на рынок развитое вертикальное решение в сфере DIY-сектора. Что мы имеем в результате? Гибкую платформу для поддержки дальнейшего развития компании. Устойчиво работающее децентрализованное решение с централизованным механизмом администрирования и очень надежным репликатором, обеспечивающим информационный обмен между разными инсталляциями системы. Владение информацией о реальных остатках товарного запаса в торговых центрах – это еще одно преимущество нашего решения. Сейчас система работает только в одном регионе – в Калининграде. В самых ближайших планах развертывание AVARDA в торговых сетях других наших региональных подразделений».