ВИОТИ (1С:Управление небольшой фирмой)

В связи с ростом объемов строительства в регионе количество заказов в "ВИОТИ" возросло втрое. И наряду с возрастанием нагрузки на сотрудников и руководителей прямо пропорционально увеличивались расходы их времени на ведение управленческого учета по проектам, осуществление контроля и планирования работ.

Одним из первых ощутил неэффективность этой "непроизводственной" нагрузки директор. Он обратил внимание, что в течение рабочего дня минимум три часа занимается тем, что рассматривает электронные таблицы и пытается сопоставлять данные с разных листов (подрядчики, взаиморасчеты, зарплата подрядчикам, отчетность по проектам и др.), при этом научился уже довольно виртуозно обращаться с формулами и форматами ячеек.

В результате анализа загрузки сотрудников обозначился и общий масштаб проблемы: в день трудозатраты коллектива на табличный редактор составляют не менее 20 * 2 = 40 часов. Или полная рабочая неделя одного специалиста. За неделю – пяти специалистов.

Возможно, в иных условиях некоторые потери времени и оперативности были бы и допустимы. Но не сейчас, когда требовалось ускорить выполнение проектов в связи с жестким графиком строительства объектов и пожеланиями заказчиков. По сути, за счет недостатков в организации управленческого учета компания не только несла потери непродуктивными расходами в составе зарплаты (и налогов), но и упускала возможности роста на динамично развивающемся рынке, то есть теряла несопоставимо больше денег.

В дополнение к этому появился ряд задач, с которым справиться с помощью таблиц категорически не удавалось. Темп проведения работ требовал оперативного планирования ресурсов и все более жесткого контроля каждого этапа, каждой задачи. И без системы, в которой бы фиксировался каждый шаг выполнения проекта, добиться этого не получалось.

Таким решением стала специализированная программа для организации учета, контроля, анализа и планирования в малом бизнесе – "1С:Управление небольшой фирмой 8". Установка программы была проведена в декабре 2010 г., а с января 2011 г. компания приступила к работе с новым софтом. Сейчас в программе работает 15 человек: инженеры, юрист, секретарь, кадровик, бухгалтер и руководитель.Метавселенная ВДНХ 3.4 т

"1С:Управление небольшой фирмой 8" позволила создать единую информационную среду компании и автоматизировать следующие функции оперативного учета:

• фиксирование входящих и исходящих событий;
• ведение базы контрагентов, договоров, контактных лиц;
• взаиморасчеты с подрядчиками и заказчиками по проектам, заказам, исполнителям, видам работ;
• ведение платежного календаря.

Дополнительно к типовому функционалу по просьбе руководителя были доработаны:

• специализированные справочники источников загрязнения, сфер воздействия, загрязняющих веществ, видов земель и территорий и т. д.;
• паспорт проекта с полной информацией о характеристиках объекта, истории запросов исходных данных, динамике выполнения работ;
• формирование документов по проекту – договоров, технических заданий, заданий на разработку непосредственно из программы в формате Word;
• в разработке: подсистема расчета смет на основании характеристик объекта.

Основные результаты

• Высвобождение ресурсов руководства и менеджеров среднего звена для работы с новыми клиентами и по большему числу проектов.
• Сокращение трудозатрат на подготовку договоров, технических заданий, писем и пр.
• Сокращение затрат на заработную плату менеджеров среднего звена.
• Оперативное получение финансовой информации: состояние взаиморасчетов с заказчиками и подрядчиками, контроль дебиторской и кредиторской задолженности.
• Оперативное получение информации о статусе работ над объектом, предоставление отчетности заказчикам.
• Налаживание взаимосвязи между сотрудниками и подразделениями организации.