В ГМИИ им. А.С. Пушкина внедрена система "Парус-Бюджет"

В одном из крупнейших музеев России и Европы — Государственном музее изобразительных искусств им. А.С. Пушкина — построена единая система управления финансово-хозяйственной деятельностью на базе ПП «ПАРУС 8».

С единой системой работают более 90 пользователей из планово-экономического отдела, подразделения материально-технического обеспечения, департамента продаж и маркетинга, складов и торговых точек, бухгалтерии, службы расчета заработной платы, отдела кадров, отдела государственных закупок, отдела управления имуществом, а также управления капитальным строительством.

Использование оперативных достоверных данных из единой информационной системы серьезно повышает качество финансового планирования. Например, при планировании мероприятий, частично субсидируемых в рамках госзаданий, финансово-экономическим службам всегда доступны оперативные сведения о наличии на расчетном счете денежных средств от внебюджетной деятельности, о прогнозируемых поступлениях, а также о расходах, запланированных на другие проекты.

Планирование закупок музея автоматизировано в соответствии с положениями Законов № 44-ФЗ и № 223-ФЗ. Реализован электронный обмен данными с федеральным порталом — Единой информационной системой в сфере закупок. В ближайших планах — настройка автоматической проверки финансовых объемов закупок на соответствие показателям плана ФХД. Это обеспечит контроль непревышения запланированных расходов в разрезе источников финансирования. Кроме того, будет автоматизирован сбор и учет информации в рамках конкурсных процедур с отражением результатов в реестре контрактов музея.

Реализована электронная инвентаризация с применением штрихкодирования и ведется учет всех видов имущества музея — это около 8000 объектов, включая основные средства, относящиеся к категории особо ценного движимого имущества. При переоценке, списании и любых других изменениях данных об основных средствах в бухгалтерском учете информация сразу же отражается в разделе учета имущества. В системе предусмотрены Web-сервисы для электронного взаимодействия с порталом АСУФИ Росимущества.

Внедренное решение интегрировано с программами для учета продаж билетов, сувенирной, печатной и другой сопутствующей продукции во всех торговых точках и кассах музея. По окончании каждой торговой смены в ПП «ПАРУС» поступают сведения об объеме продаж билетов и товаров в количественном и денежном выражении в разрезе номенклатуры. На основании этих данных автоматически формируется приходный кассовый ордер для внесения наличной выручки в центральную кассу. Помимо этого, настроена передача в ПП «ПАРУС» информации о доходах от продажи билетов через терминалы безналичной оплаты. В системе также отражаются все операции, связанные с передачей музейной продукции на реализацию и продажей партнерских товаров по договорам комиссии.Помощник или конкурент? Чем ИИ может быть полезен в HR-процессах

Важно отметить, что интеграция с автоматизированной системой резервирования и продажи билетов «TicketNet» позволяет избежать двойного ввода данных о договорах оферты. При поступлении в бухгалтерию платежа от продажи билетов и абонементов, договор автоматически формируется в системе «ПАРУС» на основании информации, зарегистрированной в программе «TicketNet». В свою очередь сведения из ПП «ПАРУС» о поступившей оплате по договору оферты сразу же передаются в билетную программу.

По факту каждой продажи система «ПАРУС» автоматически проводит операцию списания реализованного товара со склада (в случае с продажей билетов учитываются бланки строгой отчетности). Это обеспечивает достоверность информации о товарных остатках в режиме онлайн. В то же время осуществляется контроль товарных запасов по каждой торговой точке: по достижению установленного предела минимального товарного остатка в системе формируется заявка на выдачу продукции со склада. Анализ объема и маржинальности продаж можно осуществлять в разрезе товарных групп, продавцов, мероприятий.

Решение помогает оперативно контролировать исполнение договоров и состояние дебиторско-кредиторской задолженности. При этом реализован раздельный учет просроченной и текущей кредиторской задолженности. Учтены особенности управления финансами в капитальном строительстве в рамках расширения ГМИИ им. А.С. Пушкина и создания Музейного городка: здесь применяется бюджетная смета и по каждому объекту стройки ведется учет кассовых и фактических расходов.

Таким образом, все сведения о движении денежных потоков и товарно-материальных ресурсов обрабатываются в общей базе данных. Учет всех фактов финансово-хозяйственной деятельности музея, включая оплату труда персонала, осуществляется в разрезе проектов и государственных заданий. Это позволяет не только обосновывать расходы по каждому госзаданию в рамках отчетности для Министерства культуры РФ, но и проводить оценку рентабельности мероприятий, анализировать и оптимизировать издержки.