Navicon Документооборот в компании «Мир продуктов Десан»

Naviсon завершил проект автоматизации документооборота в компании «Мир продуктов ДЕСАН». В рамках проекта была оптимизирована работа с подготовкой и согласованием договоров. Проект реализован с помощью системы Navicon Документооборот, созданной специалистами компании на базе Microsoft SharePoint Server 2010 и Nintex Workflow 2010.

Одной из актуальных задач, стоящих перед «Мир продуктов ДЕСАН», была формализация и автоматизация процесса согласования договоров.

Для выбора платформы автоматизации этой задачи руководством «Десана» были рассмотрены самые известные современные решения. В результате выбор был сделан в пользу решения Navicon Документооборот, созданном специалистами Navicon. Обе компании связывают давние партнерские отношения: IT-компания успешно внедрила в «Десане» ERP-систему и автоматизировала бюджетирование.

При реализации проекта был использован графический конструктор рабочих процессов Nintex Workflow 2010, функциональность которого позволяет пользователям просто перетаскивать элементы бизнес-процесса в рабочем окне. ИТ-специалисты и простые пользователи без программирования могут легко и быстро автоматизировать бизнес-процессы любой сложности: от утверждения простого отпуска до сложной интеграции с внешними приложениями и источниками данных.

Перед проектной командой были поставлены следующие задачи:

• обеспечить соблюдение регламентов процессов документооборота;
• выявить проблемные моменты в согласовании и оптимизировать сроки согласования договоров;
• предоставить заказчику возможность создать базу договоров в электронном виде.

В рамках выполнения проекта специалистами Navicon были настроены алгоритмы согласования 11 типов договоров, в частности:

• поставки с учетом рассрочки платежей и предоплаты,
• закупки товаров, работ и услуг,
• закупки импортных товаров и др.

Кроме этого, были настроены механизмы согласования заявок в ИТ-службу.

«Внедренное решение позволило нам по-другому взглянуть на один из самых трудоемких бизнес-процессов компании – согласование договоров. Мы поняли, на каком этапе процесс согласования тормозится, кто из сотрудников работает неоперативно и приняли меры по изменению ситуации. Благодаря четкому регламенту, сегодня мы можем отслеживать все этапы согласования договора, видеть наиболее полную информацию по его условиям, создать отдельный архив, где хранятся уже согласованные документы, и при необходимости быстро найти нужный. Сотрудничество с компанией Navicon было очень продуктивным, поэтому мы планируем дальнейшее совместное развитие системы согласования договоров. Возможно, будет принято решение о создании системы управления поручениями», - комментирует итоги работ Андреев Олег, ИТ-директор компании «Мир продуктов ДЕСАН».