Комос Групп внедрила систему Prestima

Компания Компьютер НПО завершила в сентябре 2014 года внедрение системы Prestima в агрохолдинге Комос Групп. За годы успешного применения централизованное казначейство обеспечило эффективную координацию денежных потоков компании.

Задачи

Для развития предприятий в составе холдинга требовались значительные финансовые вложения и строгий контроль за их использованием. Оценив ситуацию, руководство компании приняло решение о построении системы централизованного казначейства. Но сложность задачи заключалась в том, что у всех предприятий были свои учетные системы, на базе которых централизованный контроль движения денег выстроить было невозможно. А замена ERP-систем на единую не являлась приоритетной задачей.

Оксана Гордиенко, ИО начальника управления стратегического планирования и развития управляющей компании: «В условиях роста холдинга мы стали ощущать недостаток информации о том, куда уходят наши деньги, и какой объем денежных средств зависает на счетах предприятий. Эта информация позволила бы нам эффективнее развивать систему перераспределения финансовых ресурсов между компаниями холдинга, подбирать более выгодные условия для размещения денежных средств на депозитах и своевременно привлекать кредиты для финансирования работы предприятий, а также на инвестиционные цели. Именно в условиях отсутствия информации, необходимой для дальнейшего развития бизнеса, и возникла идея о внедрении системы централизованного казначейства».

Выбор решения

На момент выбора подходящего ИТ-решения в холдинге уже работала система DIRECTUM, которая объединяла все компании в единое информационное пространство. Поэтому, рассмотрев несколько вариантов построения казначейства, руководство остановилось на системе бюджетирования и управления финансами Prestima, реализованной на той же платформе, что и DIRECTUM. Проект внедрения единого казначейства стартовал в 2009 году.

В рамках проекта был обозначен ряд приоритетных задач, связанных с финансированием предприятий:

• согласование платежей ответственными специалистами управляющей компании;
• автоматическое согласование платежей предприятий, находящихся в рамках утвержденных бюджетных лимитов;
• организация процесса согласования свербюджетных платежей;
• ежедневный контроль исполнения БДДС предприятий и анализ возможных отклонений;
• управление остатками на расчетных счетах компаний.

Ход проекта

В ходе проекта было организовано удаленное подключение всех предприятий к системе Prestima и выделены 3 группы участников процесса казначейства:

• Сотрудники предприятий – специалисты управляемых предприятий. Осуществляют ввод заявок на финансирование в системе Prestima, отвечают за корректное оформление платежей, правильность указания соответствующих статей бюджета и своевременную отправку платежей в управляющую компанию.
• Согласующие – специалисты структурных подразделений управляющей компании, участвующие в согласовании платежей предприятий.
• Специалисты казначейства – сотрудники казначейства управляющей компании, проводящие платежи.

Достигнутые результаты

До внедрения системы предприятия ежедневно отправляли на согласование реестры платежей в файлах формата Excel. Из-за использования бумажных реестров контроль расходования средств был непрозрачным и не позволял управлять сверхбюджетными платежами оперативно. Организация централизованного казначейства помогла отказаться от согласования бумажных реестров. Теперь сотрудники предприятий заносят заявки на оплату непосредственно в систему Prestima (ежедневно через казначейскую систему проходит порядка 800-1500 платежей предприятий). Согласование и оплата заявок происходит в следующем порядке:

• Инициатор заносит заявку в Prestima и отправляет ее на согласование по типовому маршруту системы DIRECTUM.
• Если сумма заявки находится в рамках бюджетного лимита, то заявка согласуется автоматически, и информация о необходимости проведения оплаты по данной заявке поступает специалисту казначейства.

• Если платеж превышает лимит бюджета, заявка поступает на рассмотрение сотруднику головной организации. Сверхлимитные платежи оцениваются согласующими, а затем утверждаются руководством управляющей компании.

После завершения процесса согласования специалист планово-экономического управления управляющей компании запускает расчет на создание платежных поручений. Расчет наряду с созданием платежных поручений автоматически стартует уведомление DIRECTUM специалисту казначейства о необходимости проведения оплаты.

• Специалист казначейства, получив уведомление DIRECTUM, выгружает платежные поручения из системы Prestima в Банк-клиент и проводит там оплату.

«Основная задача нашей казначейской системы – повышение прозрачности деятельности предприятий, – комментирует Оксана Гордиенко. – Заявки на оплату от предприятий позволяют любому согласующему в деталях увидеть направление и назначение платежа. В зависимости от важности платежей требования к оформлению заявок постепенно ужесточались, а процесс согласования усложнялся. Например, при необходимости платежа по инвестиционному проекту в заявке обязательно должен быть указан конкретный инвестпроект, а при ее согласовании оценивается как качество ведения проекта, так и соответствие платежа лимиту в целом по статье и по текущему проекту в частности».

С помощью системы централизованного казначейства оценивается дисциплина исполнения бюджета предприятиями. Специалисты предприятий и управляющей компании посредством отчетов системы Prestima могут проводить оперативный контроль исполнения заявок и план-фактный анализ БДДС. Это позволяет оперативно реагировать на сверхлимитные платежи и держать под контролем предприятия, допускающие значительное превышение сумм при планировании бюджетов. Таким образом, в Prestima происходит формирование заявок на оплату, контроль лимитов и исполнения БДДС, а в DIRECTUM – согласование заявок, оповещение согласующих о не согласованных заявках и специалистов казначейства о необходимости оплаты заявок.Метавселенная ВДНХ 3.5 т Эффективному функционированию единого казначейства способствует интеграция Prestima с ИТ-окружением компании: комплексной автоматизированной системой (КАС) «Бизнес Люкс» и учетной системой 1С. Между системами настроен единый справочник организаций и обмен информацией о суммах дебиторской задолженности, сообщили TAdviser представители компании-интегратора.

На сегодняшний день в Prestima работает около 90 сотрудников.

Ппланы по развитию

Планы компании по развитию казначейской системы на этом не заканчиваются. Уже сейчас идет проект организации единого стоп-листа по дебиторам холдинга, а в перспективе – консолидация кредитного портфеля и управление имущественными средствами залога и поручительство.