Внедрение системы ЭДО завершает ОАО "Кордиант" в своих офисах на территории РФ

В компании "Кордиант" реализован проект по выводу функций ведения бухгалтерского и налогового учета в общий центр обслуживания (ОЦО). Цель проекта — повышение эффективности выполнения данных операций в этой крупной, географически распределенной организации. Партнер в проекте компания "Ксеон", продукт технологического обеспечения - система электронного документооборота Directum. Об этом событии стало известно 28 сентября 2012 года.

Начало

До реализации проекта все первичные финансовые документы обрабатывались региональными подразделениями бухгалтерии, скан-образы документов хранились в локальном файловом архиве (без возможности их быстрой обработки в случае, например, проведения проверок по запросам контролирующих органов).

Предстояло реализовать схему централизованной автоматизированной обработки первичных документов в ОЦО, повысив при этом контроль за их поступлением и скорость обработки и обеспечив нужный уровень надежности хранения документов.

В качестве возможных вариантов реализации рассматривался ряд тиражных решений, в том числе SAPERION, STOR-M, DocsVision, ReDocs и "1С:Документооборот". Выбрана система электронного документооборота DIRECTUM.

В 2010 году руководство компании утвердило план проведения мероприятий проекта.

"Для реализации проекта была сформирована рабочая группа, которая сформулировала требования к электронному архиву, а также описала основные процессы ввода в учётные системы информации о хозяйственных операциях и обработки первичных документов при их передаче в электронный архив, включая порядок работы в системе при возникновении ошибок и технических неполадок, — сказал директор по ИТ волжского филиала `Кордиант` Сергей Гредников. — Уже в апреле 2011 г. было выбрано базовое ПО и определен исполнитель работ. Нужно сказать, что решение о реализации проекта принималось на высшем уровне руководства компании, оно же постоянно контролировало ход его выполнения, утверждая при этом ключевые решения".

Внедрение

Реализация проекта осуществлялась поэтапно, по подразделениям холдинга. На первом этапе выполнено собственно создание единого электронного архива с необходимыми доработками и его внедрение (в течение июня 2011 г.) в екатеринбургском, волжском и омском филиалах компании, после чего началась опытная эксплуатация системы.

На втором этапе, с 1 июля 2011 г., к уже запущенной системе электронного архива подключен петербургский филиал, а затем с 1 сентября - ярославский. В целом сформированный ОЦО уже в августе 2011 г. начал проводить все бухгалтерские операции холдинга на основе электронных образов первичных документов, а система электронного архива в полном объеме по всем регионам была готова к сдаче в промышленную эксплуатацию к 1 декабря 2011 г.

"Конечно, возникали проблемы, но они носили в основном организационный характер в рамках перераспределения функций участников реструктурированного бизнес-процесса, — отметил Сергей Гредников. — Можно отметить только один случай технического характера, связанный с обработкой цветных копий документов очень большого объема. В результате, мы еще на первом этапе проекта столкнулись с двумя проблемами: большая загрузка памяти сервера (вплоть до частичной остановки системы) и большой объем передаваемых данных от удаленных филиалов. Но они были тогда же оперативно решены специалистами `КСЕОН` совместно с разработчиками компании DIRECTUM. Надо также сказать, что многие стандартные функции базовой СЭД специалисты DIRECTUM дорабатывали и улучшали по нашим запросам, причем вопросы часто решались в режиме реального времени, в процессе живой работы пользователей с системой, обновления устанавливались в ночные перерывы, с учетом разницы во времени в регионах. Такая оперативность была очень важна и в чисто психологическом аспекте: наши пользователи видели оперативную реакцию на возникающие проблемы, наблюдали ,как система становилась лучше и комфортнее. С гордостью можем сказать, что текущий релиз Directum 4.8. имеет массу предложенных нами улучшений и оптимизаций`.

Главный бухгалтер ОАО "Кордиант", руководитель проекта Марина Сафонова, дала общую оценку проекту: "Проект очень непростой как в организационно-методическом, так и в техническом смысле. Приходилось многие задачи решать в сложной организационной обстановке. Спасибо руководству компании, что поддерживали наши действия и усилия по достижению намеченного результата".

Цели проекта:

Унификация и сближение:

• 1) Обеспечение сопоставимости отчётностей;
• 2) Разработка единого плана счетов и единых учетных принципов;
• 3) Стандартизация учетных процессов;
• 4) Разработка единого альбома форм первичных документов;
• 5) Разработка единых процедур и встроенных контролей;
• 6) Разработка единых требований к нормативно-справочной информации;
• 7) Внедрение единой системы электронного архива;
• 8) Внедрение единой системы бухгалтерского учета;
• 9) Распространение лучших практик учетных процессов;
• 10) Создание единого информационного поля.

Сокращение затрат:

• 1) Сокращение численности сотрудников бухгалтерских служб;
• 2) Сокращение расходов на поддержание и развитие существующих систем бухгалтерского учета предприятий;
• 3) Сокращение расходов на услуги внешних консультантов;
• 4) Сокращение стоимости дальнейших преобразований;
• 5) Устранение дублирования функций.

Повышение качества функции:

• 1) Оптимизация и сокращение сроков подготовки консолидированной отчетности по стандартам МСФО;
• 2) Повышение гибкости учетной модели для поддержания развития / изменений бизнеса;
• 3) Снижение рисков, связанных с формированием финансовой отчетности;
• 4) Повышение качества и доступности учетных данных и первичной документации;
• 5) Повышение качества контрольных процедур и процессов.