Многофункциональный центр оказания государственных услуг (МФЦ) г. Иркутска

Ситуация

Сеть МФЦ стала активно развиваться в 2014 году. При большом объёме услуг и большом потоке документов не было чётко отлаженного документооборота. На момент открытия предприятию необходимо было поставить под контроль процесс согласования, сделать движение документов прозрачным и создать единое информационное пространство: как в центральном подразделении, так и в территориально удаленных. При открытии первого офиса многофункционального центра в Иркутске было принято решение установить систему, которая позволит систематизировать всю документацию и выстроить бизнес-процессы с ноля.

Задачи:

• организовать электронный документооборот,
• создать технологические регламенты,
• автоматизировать филиалы.

Руководителю проекта со стороны заказчика важно было организовать согласование документов, написать «с чистого листа» регламенты по делопроизводству и с помощью СЭД придерживаться этих регламентов. В результате анализа были определены основные бизнес-задачи. Одним из главных условий при выборе СЭД была расширяемость системы, возможность подключения новых территориально-распределённых филиалов, организации централизованного документооборота во всех филиалах. Целью проекта была комплексная автоматизация делопроизводства всего предприятия, включая действующие филиалы.Помощник или конкурент? Чем ИИ может быть полезен в HR-процессах

Решение

По итогам общения с разными поставщиками СЭД было принято предложение компании RKIT Group – ключевого партнёра-интегратора Docsvision в регионе, обладающего многолетним опытом работы с системой. Эксперты предложили прикладное решение, функциональность которого полностью соответствовала ожиданиям заказчика. Платформа Docsvision позволяет максимально адаптировать решение под задачи предприятия.

Этапы:

• экспертиза бизнес-процессов ГАУ «МФЦ ИО» аналитиками RKIT Group,
• настройка прикладного решения под особенности работы предприятия.

На площадке ГАУ «МФЦ ИО» было поставлено решение «Делопроизводство и контроль исполнительской дисциплины». Сроки: Март 2014 - реализация пилотного проекта по автоматизации базового делопроизводства Апрель 2014 – опытная эксплуатация. С 1 июля 2014 года – все документы согласовываются внутри МФЦ в электронном виде. На данный момент в ГАУ «МФЦ ИО» с системой работает около 100 активных пользователей, включая удаленные рабочие места в филиалах.

Результаты Решение обеспечивает управление следующими бизнес-процессами:

• Работа с входящими, исходящими документами
• Работа с внутренними документами (приказы, распоряжения, служебные записки)
• Согласование проектов документов
• Поддержка библиотеки типовых документов
• Типовые рабочие места сотрудника и руководителя
• Работа с личными поручениями
• Контроль выполнения задач исполнителями.

Благодаря решению, работа по регистрации и согласованию документов проходит быстро, эффективно соблюдаются регламенты. Каждый сотрудник, работающий в системе, может контролировать свои задачи, а руководители оперативно получают информацию об исполнении выданных ими поручений. Обеспечена удаленная работа территориально-разнесенных по области обособленных подразделений.

Проведено обучение сотрудников для пользователей и частично - по администрированию и разработке.

В ближайших планах ГАУ «ИО МФЦ» - автоматизация других бизнес-процессов предприятия, сертификация специалистов Многофункционального центра по курсам Docsvision.