Моет Хеннесси Дистрибьюшн Рус (СБИС Система для учета, управления и коммуникаций с госорганами)

Как работали до СБИС

Сотрудники Moët Hennessy Russia регулярно ездят в командировки. До перехода на электронный документооборот в СБИС работник заполнял бланк приказа на командировку в Excel и отправлял руководителю на e-mail. А после согласования руководителем – и бухгалтеру. На письма приходилось долго ждать ответ и напоминать о себе.

Разработали электронный приказ на командировку

По закону приказ на командировку оформляется письменно. Но статья 663-ФЗМетавселенная ВДНХ 3.3 т приравнивает электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, к бумажным. Поэтому форму приказа перенесли в электронный вид. Чтобы приказ было удобно просматривать с любого устройства, для него выбрали pdf-формат. А всем командируемым сотрудникам Moët Hennessy Russia ЦТО Тензор выпустил квалифицированные электронные подписи.

Настроили в СБИС согласование приказа на командировку

У Moët Hennessy Russia 150 сотрудников, и у каждого из них своя структура подчинения. Гибкие настройки СБИС позволили даже для такого количества работников разработать общую схему: СБИС умеет самостоятельно вычислять согласующих руководителей и документ идет по готовому маршруту.

Настроили отмену уже согласованных командировок

Иногда деловые поездки срываются в самый последний момент, когда уже все документы оформлены, в этом случае в СБИС реализован процесс отмены командировки.

Подписание авансового отчета

Компания Тензор для Moët Hennessy Russia интегрировала СБИС с 1C для загрузки/выгрузки и подписания авансового отчета и настроила регламент его согласования. После завершения командировки или согласования представительских расходов бухгалтер оформляет авансовый отчет, выгружает его в СБИС, подписывает электронной подписью и запускает согласование.

Планирование и оформление отпуска в СБИС

СБИС взял на себя все задачи HR-менеджера и сам составляет списки, определяет, кому пора отдохнуть, и уведомляет. Если планы сотрудника изменились, можно оформить перенос отпуска и согласовать его с руководителем.

Итоги работы в СБИС

Оформление документов стало быстрее в 3-5 раз

До внедрения СБИС на все согласования по e-mailу сотрудников Moët Hennessy Russia уходило в среднем 3-5 дней. В СБИС оформление документов происходит в течение одного рабочего дня. Теперь сотрудники могут отправлять заявку на командировку, согласовать отпуск или представительские расходы, написать заявление на удержание, оформить авансовый отчет за пару минут прямо из мобильного приложения, заполнив