Завершен проект внедрения и модернизация процессов согласования документов системы LanDocs в ГУП "МОСГАЗ"

С начала 2010 года построенная на платформе LanDocs автоматизированная система документооборота и делопроизводства (АСДД) ГУП «МОСГАЗ» работает в режиме опытно-промышленной эксплуатации. В соответствии с план-графиком проекта внедрения системы с января текущего года управление делами регистрирует в системе входящие, исходящие и организационно-распорядительные документы. Полный отказ ГУП «МОСГАЗ» от обращения бумажных экземпляров для входящих документов, приказов, распоряжений, протоколов и служебных записок запланирован на май.

Проект развивался по экономичному плану: для установки сервера БД и сервера приложений использовались виртуальные машины. Работы стартовали в середине октября 2009 года и был выполнены в предельно сжатые сроки. Несмотря на это, в рамках проекта была осуществлена обширная программа обучения персонала. На территории заказчика был оборудован учебный класс на 10 слушателей. Подготовку к работе в системе по специальным программам прошли сотрудники управления делами. Проведено индивидуальное обучение первых лиц компании. Кроме автоматизации классических для систем электронного документооборота процедур делопроизводства, в ГУП «МОСГАЗ» с использованием системы теперь организована принимающая заявления граждан служба «одного окна».

Джума Игорь, начальник Управления делами ГУП «МОСГАЗ»: «Внедрение в ГУП «МОСГАЗ» системы электронного документооборота позволило вывести исполнительскую дисциплину на новый, отвечающий современным требованиям руководства города, уровень. Теперь мы можем с уверенностью утверждать, что документооборот на предприятии соответствует таким определениям, как оперативность, своевременность, качество и порядок».

Родионов Александр, директор Департамента систем управления документами ЛАНИТ: «Это очень энергичный проект. Мы удовлетворены его высокими темпами и результативностью, которые были достигнуты благодаря соединению нашего внедренческого опыта с целеустремленной организационной и технической политикой заказчика. Мы очень рады предложить такому заказчику наш продукт и надеемся на совместную плодотворную работу по развитию системы».

Заключительная фаза проекта

Специалисты компании ЛАНИТ завершили автоматизацию внутренних процессов согласования служебных записок, распоряжений и приказов у заказчика. В качестве инструмента использована серверная компонента «LanDocs: Маршрутизация», сообщила пресс-служба компании 30 октября 2012 года.

Работа

Внедрение осуществлялось поэтапно. На первом этапе специалисты ЛАНИТ проанализировали бизнес-процессы компании «Мосгаз», разработали проектную документацию. Далее систему внедрили в пилотной зоне, объединяющей 50 рабочих мест. На заключительном этапе автоматизация охватила 200 рабочих мест. Маршруты согласования документов определяются в соответствии с выбранным подписантом и иерархией подчинения автора документа. Компания ЛАНИТ автоматизировала контроль согласования документов: поток документации теперь могут отслеживать сотрудники канцелярии. Все процессы согласования охватила система контроля исполнения поручений с разработанными отчетами: «Листом согласования» и «Справкой об активности пользователей автоматизированной системы электронного документооборота».

Антон Желтоухов, директор по развитию бизнеса департамента систем управления документами ЛАНИТ, отметил: «Развитие проекта осуществлялось при непосредственном участии сотрудников службы канцелярии. Совместная работа над проектом, начиная от подготовки проектной документации и заканчивая сдачей системы в промышленную эксплуатацию, позволила нам реализовать проект в максимально короткие сроки и достичь поставленных задач».