Московская коллегия адвокатов им. А.С.Кудряшова внедрила систему электронного архива "Этлас"

2021: Внедрение электронного архива «Этлас»

Московская коллегия адвокатов им. генерал-майора юстиции А.С.Кудряшова настроила и внедрила систему электронного архива ЭТЛАС. Об этом компания «Этлас-Софт» сообщила 2 июня 2021 года.

Решение построить электронный архив документов было обусловлено постоянно растущим количеством клиентов, а соответственно договоров и дел.

Во время изучения демонстрационной версии системы ИТ специалисты коллегии смогли ознакомиться с основными принципами работы системы, а также получили первые навыки по ее настройке. Убедившись в том, что система решает поставленные задачи начался этап полноценной настройки системы. Основными требованиями к системе были:

• Простота и удобство использования.
• Надежность системы. Обязательное наличие механизмов ежедневного автоматического создания копий системы.
• Поиск как по атрибутам, так и по содержимому документов.
• Поддержка добавления документов со сканера и электронной почты.
• Безопасность. Защита от различного вида хакерских атак и утечек информации.
• Поддержка разграничения прав доступа к различным частям архива и соответственно документам.
• Наличие удобных механизмов быстрого переноса уже существующего архива документов коллегии.
• Самостоятельная настройка и внедрение системы.
• Возможность получить доступ к системе с различных устройств и из разных мест, не только из офиса.
• Наличие версионности документа и возможности отследить историю операций с данным документом.

В ходе реализации проекта внедрения были выполнены следующие работы по настройке:

• Выработан основной подход к структуре хранения документов.
• Сформированы группы пользователей и настроены правила доступа пользователей к необходимым данным архива.
• Заведены справочники системы и сформированы карточки документов для всех используемых в компании типов документов.
• Настроены шаблоны документов, за счет которых в разы сократилось время создания документов.
• Сформированы правила автоматического нумерования документов и правила автоматического именования.
• Написаны правила автоматического размещения документов при их регистрации, в зависимости от типа документа.
• Импортированы в систему все электронные документы, которые хранились на рабочих местах сотрудников и сетевом хранилище в виде набора папок.

В результате перехода на систему электронного архива документов коллегия получила надежное, защищенное хранилище документов с доступом к нему в любое время и из любого места. Структурированность и прозрачность архива получилась за счет автоматизации именования нумерации и размещения документов. За счет регулярных созданий и хранения копий системы был решен вопрос утери данных, что в свою очередь, могло привести к серьезным проблемам.