Объединенная транспортно-логистическая компания (ОТЛК) (1С:Документооборот 8 КОРП)

В июне 2017 года был реализован проект по внедрению 1С:Документооборот 8 КОРП в Объединенной транспортно-логистической компании (АО «ОТЛК»).

Процедуры согласования договоров в компании имеют сложную структуру. «ОТЛК» предъявляет повышенные требования к контролю документов сопутствующих договорной работе.

Первоначально была поставлена задача автоматизации процессов финансового учета, но в виду особенностей делопроизводства Заказчика, было предложено автоматизировать не только финансовый учет (БДДС, Казначейство), но и договорной учет и делопроизводство.

В качестве систем автоматизации были выбраны Заказчиком:

• Блок делопроизводства, процесс согласования договоров, управление поручениями - 1С:Документооборот КОРП
• Бюджетирование, Казначейство, Контракт-менеджмент - 1С совместимый продукт WA:Финансист.
• Для обоих систем были реализованы механизмы интеграции и учетной системой Заказчика.

На основании внутренних регламентирующих документов Заказчика были настроены документы системы 1С:Документооборот КОРП Проведен анализ, оптимизация и последующая настройка механизмов согласования документов в системе. Совместно с заказчиком разработана матрица разграничения прав доступа и произведена настройка прав в системе.

По технологической части: Автоматизированы следующие процессы:

• Обработка входящей корреспонденции
• Процедура подготовки и согласования договоров с внешними контрагентами
• Реализован механизм обмена с внешней системой финансового учета (WA: Финансист. Обмен двусторонний, через план обмена, из WA:Финансист в 1С:Документооборот КОРП - справочники "Пользователи", "Контрагенты". Из 1С:Документооборот КОРП в WA:Финансист согласованные договоры в справочник "Договоры контрагентов".

В результате внедрения системы Заказчик получил следующие результаты:

• Единый реестр всех входящих документов со всеми приложениями.
• Единая информационная система, обеспечивающая процессы согласования договоров с контрагентами с последующей интеграцией данных по договорам в систему финансового учета.
• Использование единых правил и процедур согласование договоров, реализация процессов "безбумажного документооборота" в части согласования договоров.

Выполнены следующие работы:

• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения

Система передана в промышленную эксплуатацию. Производится сопровождение системы в рамках договора сопровождения.

Эффект от внедрения:

• Быстрый поиск и оформление документов
• Уменьшение рутинной работы
• Аналитика по бизнесу