Приволжский исследовательский медицинский университет (ПИМУ) (Клеверенс: Склад 15)

2023: Почему ПИМУ выбрал «Клеверенс» для оптимизации бюджетов?

От 7 дней и более сотрудники Приволжского исследовательского медицинского университета тратили на пересчёт основных средств. При этом не всегда знали точное месторасположение дорогостоящего оборудования и статус объекта имущества. Но внедрение RFID-технологии, специализированного программного обеспечения и мобильного оборудования позволило оптимизировать рабочие процессы и учётные операции, понять необходимость расширения функционала на все корпуса и институты и в 8 раз сократить временные затраты на проведение ревизии ОС.

Началось всё с…

Редкие инвентаризации в госучреждениях — стандартная практика, влияющая на многие аспекты работы организации. Например, на перемещения имущества, на поиск оборудования, на закуп товарно-материальных ценностей. И в итоге — на бюджет.

На пересчёт оборудования и ТМЦ в учебных корпусах сотрудники ПИМУ тратили много времени, а удовлетворительного результата не получали. Чаще всего сложности возникали с перемещениями и поиском оборудования. Например, микроскоп или гильотину забрали в другой кабинет. Отметку с номером аудитории поставили, а № корпуса не указали. И на определение последнего местоположения конкретной единицы могли потратить несколько дней.

Задачи

Если учитывать, что Приволжский исследовательский медицинский университет включает в себя 7 институтов, 59 кафедр, 9 факультетов и 3000 сотрудников, временные затраты на актуализацию информации по имуществу были колоссальными. Даже несмотря на то, что учёт основных средств и малоценки вёлся в «1С: Бухгалтерия государственного предприятия».

Мы понимали, что для получения точных результатов после проведения инвентаризации, нужно оптимизировать учёт. Но чёткой картины, как это реализовать, не было. Поэтому приняли решение объявить тендер, отметил Иван Малышиков.

Команда ПИМУ запустила тендер и обозначила несколько основных задач для специалистов на аутсорсе, которые изъявили желание принять участие в проекте:

• сократить время на проведение ревизий основных средств и поиск объектов учёта;
• оптимизировать бизнес-процессы;
• обеспечить прозрачный контроль объектов учёта;
• ускорить маркировку ТМЦ и ОС;
• интегрировать 1С: БГУ 2.0 с необходимым оборудованием и программным обеспечением на типовом уровне;
• осуществлять качественную поддержку по завершении внедрения.

Тендер выиграла компания «Первый БИТ».

Решение

Первое решение, которое предложили ПИМУ интеграторы, не подошло, так как МОЛам пришлось бы вести подробные отчёты о приёмке/выдаче. А это было невозможно из-за высокой загрузки сотрудников.

Тогда на очной встрече в Москве специалисты компании «Первый БИТ» продемонстрировали заказчику технологию RFID и работу мобильного софта «Склад 15» от компании «Клеверенс». После чего пообщались онлайн с бухгалтерией Приволжского исследовательского медицинского университета, составили ТЗ, согласовали перечень работ и приступили к внедрению.Помощник или конкурент? Чем ИИ может быть полезен в HR-процессах

Реализация проекта проходила в несколько этапов:

• составление техзадания,
• разработка,
• выездная настройка оборудования,
• опись имущества университета,
• маркировка RFID-метками.

Детали интеграции

На момент внедрения автоматизации в учебных корпусах, больницах, поликлиниках, тестовых лабораториях ПИМУ располагалось множество некаталогизированного научного оборудования. В связи с чем у специалистов компании «Первый БИТ», взявших на себя ведение проекта, ушло почти 3 месяца на маркировку имущества университета.

Мы создали специальный файл, который содержит в себе фото оборудования, его название, место крепления метки. Чтобы при получении новой поставки сотрудник склада мог открыть этот каталог и посмотреть всю нужную информацию. А для проведения инвентаризации в системе предусмотрели возможность выгрузки сформированной в «1С: БГУ» ведомости для проверки фактического наличия имущества, рассказал Андрей Норотов, технический руководитель проекта от компании «Первый БИТ».

В процессе маркировки имущества ПИМУ интеграторы столкнулись с необходимостью делить оборудование на группы — из-за разницы RFID-меток для диэлектриков и металлических поверхностей. А также с тем, что обычная тонкая метка не подходила и нужно было использовать металлическую.

Очень много единиц оборудования не стояло на балансе ПИМУ, так как было подарено университету спонсорами или куплено на грантовые деньги сотрудника. Стоимость каждой такой единицы — от 20 миллионов рублей. И несмотря на то, что эти объекты используются на территории ПИМУ, их нельзя оприходовать, потому что они не являются собственностью университета. Мы сделали специальную обработку на стороне учётной системы. Она позволяет распечатать этикетку жёлтого цвета на обычном принтере и отметить имущество как грантовое, которое не нужно считать в ходе инвентаризации, Технический руководитель проекта от компании «Первый БИТ».

Главные помощники — софт и оборудование

Одним из основных требований ПИМУ было реализовать проект без использования промежуточной базы. Но так как типового решения по интеграции с «1С: Бухгалтерией государственного учреждения» в «Складе 15 с RFID» нет — отсутствует типовой механизм загрузки-выгрузки и в операциях недостаточно информации по «Центру материальной ответственности» и системам учёта, интеграторы «Первого БИТа» воспользовались гибкостью платформы «Клеверенс», чтобы доработать продукт под требования заказчика без больших вложений: добавили необходимые блоки и полностью изменили некоторые бизнес-процессы.

Вопрос приобретения терминалов сбора данных проработали так же основательно:

• сначала интеграторы предложили несколько вариантов,
• представители Университета подсчитали необходимый минимум,
• провели тестовые инвентаризации, на которых определились с дополнительным количеством терминалов.

На текущий момент Приволжский исследовательский медицинский университет использует для учёта имущества 3 RFID терминала сбора данных Chainway C72 и 2 принтера POSTEK TX2 RFID — один под диэлектрики, второй под металлические метки. Вопрос масштабирования парка мобильного оборудования пока остаётся открытым, так как у ПИМУ есть филиалы в других регионах, в которых система ещё не внедрена.

Установка и доработка «Склада 15» прошли без сложностей. Проблемы возникли с принтерами, их настройкой и нормальной загрузкой/выгрузкой данных. Также RFID-метки, которые мы закупали у одного из поставщиков, были не интегрированы с «Клеверенсом», пришлось оперативно подключать разработчика и совместно решать эту задачу, рассказал Андрей Рыжиков.

Коротко о доработках

Специалисты компании «Первый БИТ» автоматизировали ПИМУ 3 процесса:

• перемещения между МОЛами,
• инвентаризацию,
• передачу на списание.

Корректность сканирования меток обеспечивают несколько разных алгоритмов автоматической проверки. Пользователь может как выборочно, так и полностью считать метки в одном помещении. Это регулируется настройками документа в мобильном приложении «Клеверенс»: ТСД либо ищет то, что заявлено в «Плане», а всё остальное отсекает, либо проставляет отметку «Сверх плана» для лишних позиций.

Новая операция «Маркировка» служит для записи RFID-меток. Интеграторы доработали конфигурацию «Склада 15» таким образом, что на метку можно записать любую последовательность знаков до 24 символов.

Для каждого «Центра МОЛ» в «1С:БГУ» мы создали отдельный новый справочник, который выгружается на ТСД перед инвентаризацией ОС. А также полностью переделали процесс перемещений. Теперь выбрать ЦМО или получателя, которому передаются ТМЦ, можно путём сканирования как метки, так и штрихкода. При этом, если объект не соответствует МОЛу, «Склад 15» уведомит, что имущество с таким инвентарным номером находится в подотчёте у другого ЦМО и не будет добавлено в документ. Такая же проверка реализована и для «Списания», Технический руководитель проекта от компании «Первый БИТ».

Интеграторы изменили и операцию «Инвентаризация»: в документе обязательно прописывается подлежащий проверке Центр материальной ответственности. То есть 1 ЦМО – это 1 документ инвентаризации, в который автоматически загружается дополнительная информация: счёт учёта, данные МОЛа, инвентарный номер, наименование имущества, срок полезного использования. И дата ввода в эксплуатацию — чтобы можно было понять, списано/самортизировано в 0 или нет.

В 1С можно поменять целевую функцию объектов. Например, если указать, что имущество сломано и его нужно списать и утилизировать, то на ТСД автоматически активируется камера — чтобы можно было сфотографировать повреждения. Фотография также автоматически загрузится в документ инвентаризации с инвентарным номером объекта. И в описи в прикреплённых файлах можно будет посмотреть фото повреждений, Андрей Рыжиков.

Если пользователь случайно отсканировал не ту метку или штрихкод или пытается добавить в документ лишнюю позицию, срабатывает блокировка выдачи. В «Складе 15» тут же «всплывает» уведомления «не найдено», «найдено не в своей зоне хранения», и ТСД предлагает добавить или отказаться. При этом в столбце «План» проставляется соответствующая отметка.

Результаты

Если говорить о проекте в цифрах, то внедрение программно-аппаратного комплекса на базе софта «Клеверенс» дало впечатляющие результаты:

• на инвентаризацию имущества Главного корпуса по 2 МОЛам ранее уходило 16 часов, после автоматизации — 2;
• ОС в Институте стоматологии ещё в прошлом году пересчитывали за 24 часа по 8 материально-ответственным лицам, со «Складом 15» — за 3,5 часа;
• на инвентаризацию Института травматологии с основными средствами по 72 сотрудникам уходило 152 часа, после внедрения — 56.

Автоматизация учёта значительно упростила и облегчила работу бухгалтерии, ускорила проведение инвентаризаций и повысила эффективность работы всех подразделений Приволжского исследовательского медицинского университета.

Конечно, мы понимали, что «Клеверенс» — новое для нас решение. И на его изучение уйдёт немало много времени. Но мы не первый год сотрудничаем со специалистами компании «Первый БИТ», их помощь в этом проекте неоценима, и результаты радуют: с ТСД Chainway и «Складом 15» на инвентаризацию одного корпуса уходит всего 15 минут. Уже сейчас понятно, какое имущество мы можем списать, чтобы обновить. И месторасположение всего многомиллионного оборудования известно и записано, отметил Иван Мальшиков, ведущий аналитик ПИМУ.