В РосЕвроБанк обновлена СЭД

2016

С 2012 года РосЕвроБанк работает в системе электронного документооборота DIRECTUM. За это время было автоматизировано множество специфичных процессов, созданы десятки справочников с миллионами записей. Чтобы удовлетворять растущим потребностям, потребовалось обновление версии системы. К работам привлекли специалистов TANAIS, которые уже привлекались к проекту при переходе с версии 4.7 на 4.9 в 2014 году.

Перейти на версию 5.2 удалось всего за 2 недели. Процесс конвертации стартовал в начале сентября 2016 году, параллельно разработчики устраняли замечания к работе системы.

Если доработки в системе небольшие, то благодаря специальному инструменту конвертация производится в автоматическом режиме. Та функциональность, что разрабатывались специально под заказчика, переносится в новую версию системы в ручном режиме. Зачастую доработанную функциональность можно реализовать, используя появившиеся возможности новой версии, однако в случае РосЕвроБанка вся собственная разработка осталась в неизменном виде – таково было условие руководства.

В системе DIRECTUM работают одновременно до 400 пользователей, поэтому основные работы по переходу на новую версии проводились в выходные дни. Таким образом, не нарушая привычный рабочий режим сотрудников, РосЕвроБанк перешел на DIRECTUM 5.2. Пользователи уже успели оценить производительность новой версии, расширенный функционал веб-доступа и, конечно, более удобный интерфейс.

2012

Задача

Сотрудники ИТ-департамента и Управления документационного обеспечения сравнивали ведущие отечественные и зарубежные системы электронного документооборота на соответствие требованиям банка, возможность модификации, стоимости приобретения и владения. В результате выбрана система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM, возможности которой позволяют автоматизировать все ключевые бизнес-процессы по работе с документами в рамках внутрибанковских процессов.

Проект внедрения системы начался в октябре 2011 года и закончился в июле 2012 года, включая период опытной эксплуатации.

Внедрение

В начале внедрения консультанты компании DIRECTUM провели обучение ключевых сотрудников Банка, что позволило быстрее освоить базовый функционал системы и сформулировать требования к модификации справочников и типовых маршрутов. Работы по внедрению проводились специалистами Банка.

Реализацией проекта автоматизированы процессы:

• поиска информации по заведенным в СЭД документам;
• формирования основных статистических и аналитических отчетов по документопотокам и хронологической справки по работе с документами;
• регистрации и учета входящих и исходящих документов, в т. ч. документов Банка России;

• доведения до получателей посредством внутренней почтовой системы электронных версий входящих документов, а до работников – версий утвержденных организационно-распорядительных документов (ОРД);

• учета, согласования и регистрации проектов ОРД, контроль сроков согласования проектов и исполнения решений ОРД.

Итог

Внедрение СЭД DIRECTUM позволило создать в РосЕвроБанке единое электронное хранилище документов. В рамках автоматизации процессов прописаны типовые маршруты распределения входящей корреспонденции и существенно доработаны карточки входящих, исходящих и внутренних документов с добавлением дополнительных реквизитов. Кроме того сотрудники компании DIRECTUM осуществили интеграцию СЭД с автоматизированной банковской системой.