Санкт-Петербургский государственный университет совершенствует электронный документооборот

10 сентября 2018 года компания «ЭОС» сообщила о том, что Санкт-Петербургский государственный университет (СПбГУ) готовится к очередному этапу развития системы электронного документооборота на базе СЭД «ДЕЛО».

Предпосылки проекта

СПбГУ ведет учебную, научную, экспертную, хозяйственную и финансовую деятельность, что подразумевает большие объемы документооборота. На сентябрь 2018 года в вузе используются 18 документопотоков, в среднем в год регистрируется около 300 тыс. документов, включая входящие/исходящие и служебную переписку.

Учитывая масштабы вуза и территориальную распределенность университетских зданий как по территории Петербурга, так и за ее пределами, электронное согласование документов является крайне важным. До внедрения СЭД документы в бумажном виде доставлялись курьерами, средние сроки их рассмотрения и обработки составляли от 3 до 7 дней. Во исполнение Программы развития СПбГУ до 2020 года, в которой приоритетным для развития вуза названо направление «Управленческие кадры и технологии», а одной из важных задач — «Внедрение регламентов, «электронной администрации», «баз данных», было принято решение модернизировать электронный документооборот в вузе.

Задачи проекта

Создаваемая СЭД была призвана отразить полный цикл работы с документами от регистрации до написания отчета, обеспечить единую рабочую среду для всех участников и иерархический доступ, а также дать пользователям такие преимущества перевода в безбумажный вид внутренних документов, как:

• централизованный учет документов в единой системе;
• сокращение сроков доведения информации по документам до должностных лиц и сроков исполнения документов;
• сокращение сроков поиска документов и отслеживания хода работ с ними;
• нахождение в электронной базе данных для документов постоянного хранения;
• электронное согласование документов;
• взаимодействие с территориально удаленными подразделениями.

Важными критериями при выборе СЭД были совместимость с другими ИС вуза, соответствие нормативным требованиям и стандартам, наличие системы защиты информации и современный интерфейс.

Ход проекта

По результатам открытого конкурса был выбран флагманский продукт компании «ЭОС» — СЭД «ДЕЛО». Исполнителем проекта стала компания «Офис-Док».

В конце 2011 года началось обследование и подготовительный этап проекта, который включал создание рабочей группы по внедрению СЭД «ДЕЛО», установку и настройку серверного прикладного ПО в подразделениях СПбГУ в Санкт-Петербурге и Петергофе, а также подготовку, согласование и утверждение укрупненного графика проекта.Помощник или конкурент? Чем ИИ может быть полезен в HR-процессах

На первом этапе проекта, который стартовал в 2012 году, было проведено подключение верхнего уровня структуры (секретариатов проректоров, ОДО). На втором этапе прошло тиражирование системы по подразделениям нижнего уровня структуры. Третий этап заключался в расширении состава процессов автоматизации по всем подразделениям, интеграции с ИС «Обучение» и внедрении АРМ руководителя. На завершающем, четвертом этапе был разработан Регламент эксплуатации СЭД. В 2014 году система была запущена в промышленную эксплуатацию.

В рамках проекта компания «Офис-Док» провела обучение администраторов, а затем — сотрудников СПбГУ. В дальнейшем обучение пользователей вуз начал проводить собственными силами: учитывая масштабы вуза и приток новых пользователей, процесс обучения проходит постоянно.

Итоги проекта

Результатами внедрения СЭД «ДЕЛО» в СПбГУ стали:

• ускорение управленческих процессов за счет автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины;
• предоставление актуальной информации для оперативного принятия решений;
• возможность контролировать работу сотрудников, определять их загруженность, формировать более эффективное штатное расписание;
• возможность найти любой документ;
• предоставление актуальной информации и необходимых статистических данных в оперативном режиме;
• электронное согласование документов;
• автоматизация процесса обработки документационного обеспечения учебного процесса;
• экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации.

«Уже через 2 года после запуска СЭД «ДЕЛО» мы добились существенных результатов. На сентябрь 2018 года в системе около 2500 тыс. постоянных пользователей. Скорость обработки документов увеличилась более чем в 2 раза и составляет 1-3 дня. Развивая СЭД, мы дошли до уровня отделов, внедрили электронное согласование, осуществили регистрацию решений коллегиальных органов, таких как учебно-методические и научные комиссии, ученые советы и советы образовательных программ. У специалистов, которые занимаются регистрацией документов, установлено «ДЕЛО Предприятие». Основным составом университета используется «ДЕЛО-Web». Для руководителей высшего звена открыты мобильные рабочие места». Юлия Лебедева, начальник отдела сопровождения электронного документооборота

В дальнейших планах СПбГУ внедрение электронной подписи, создание архива электронных документов, внедрение системы «Архивное дело» и интеграция СЭД c SAP, 1C, Турбо 9.5 и ПЗК.