СервисЭкспо внедрила Скан-Архив для организации электронного архива документов

5 сентября 2018 года компания «Гэндальф» сообщила о том, что компания «СервисЭкспо» внедрила решение для организации электронного архива документов, выбрав программу «Скан-Архив» от «Гэндальф».

При встречных налоговых проверках сотрудники бухгалтерии тратили время сначала на штудирование реестров Excel на наличие бумажных документов, а после на поиск их оригиналов в большом архиве компании.

Теперь бухгалтеры имеют доступ к упорядоченному электронному архиву в базе «1С:Предприятия 8». И лишь один из них работает напрямую со «Скан-Архивом», переводя бумажные документы в скан-копии при получении. Далее «Скан-Архив» распознает реквизиты или штрихкоды и прикрепляет эти копии к «1С».

Благодаря «Скан-Архиву» трудозатраты на подготовку к проверкам сократились минимум в 2 раза. Сотрудники могут отслеживать, все ли документы вернулись от контрагентов и были внесены в архив. Невозвращенные документы автоматически отмечаются в базе, что позволяет избежать спорных вопросов. Во время налоговой проверки нужный пакет документов можно выгрузить через кнопку «Экспорт».

Сотрудники бухгалтерии больше не ищут документы в реестрах Excel, а их отсутствие не становится сюрпризом. Раньше больше всего «мороки» было с договорами. На сентябрь 2018 года все документы собираются, хранятся и контролируются в «Скан-Архиве». Мы отсканировали и перенесли туда документацию за 2018 год. Получили уверенность, что в документах полный порядок. Знаем, что ничто не потеряется! И бухгалтерия вовремя предоставляет документы в налоговую, а также оперативно отвечает на вопросы руководства компании. Елена Викторовна Филиппова, программист «1С» ООО «СервисЭкспо»