В "СовтрансАвто" внедрена платформа Docsvision

2022: Внедрение платформы Docsvision

В группе компаний Совтрансавто с территориально распределённой структурой требовалось ускорить процессы согласования договоров, чтобы таким образом повлиять на рост оборачиваемости средств и прибыли. Чтобы решить поставленные задачи, было принято решение автоматизировать соответствующий процесс. Об этом 18 июля 2022 года сообщила компания «ДоксВижн».

Помимо построения гибкой, но заданной последовательности согласования документов, требовалось упростить контроль исполнительской дисциплины. Поскольку в платформе Docsvision есть инструменты для настройки процессов любой сложности, а также визуальные конструкторы для их быстрой настройки, то в ГК СОВТРАНСАВТО выбрали это ИТ-решение. Компания «Смарт-Докс», один из интеграторов с опытом внедрения СЭД, настроила платформу Docsvision в соответствии с задачами, автоматизировала процесс согласования договоров и делопроизводство.

Чтобы процесс согласования договоров и дополнительных соглашений был прозрачным и контролируемым, команда «Смарт-Докс» настроила маршруты согласований, которые определяются автоматически исходя из различных условий: типовая/нетиповая форма договора, сумма, вид договора, подразделение — инициатор договора и т. д. Теперь сотрудники ГК СОВТРАНСАВТО заводят новый договор в систему, и она сама определяет последовательность и число согласуемых лиц и подразделений на основе данных из документа. Дополнительно такая функциональность позволяет отследить стадию согласования и контролировать сроки.

В результате оцифровки работы с договорами в единой ИТ-системе сотрудники из территориально распределённых подразделений ГК СОВТРАНСАВТО получили оперативный доступ к бизнес-процессу.

Работа с входящими и исходящими документами стала более системной и прозрачной. Например, если секретарь занёс в систему письмо с отметкой «требует ответ», то оно не может быть перенесено в архив, если в системе отсутствует связанный исходящий документ со статусом «отправлено».

Система электронного документооборота на базе платформы Docsvision организует согласование оплаты счетов от контрагентов. С одной стороны, сотрудники бухгалтерии автоматически получают задачи на оплату, а с другой стороны — можно отследить, по какому договору был выставлен счёт.Эволюция в развитии российских средств защиты от сетевых угроз: как Kaspersky NGFW меняет расстановку сил на рынке

Результаты проекта

1. Уменьшились сроки согласования договоров, которые теперь проходят по зарегламентированным маршрутам.
2. Письма, поступившие от контрагентов и надзорных органов, не остаются без ответа, так как все регистрируются в системе. Далее сама система контролирует сроки подготовки ответа, направляя соответствующие напоминания.
3. Сотрудники ГК СОВТРАНСАВТО получили удалённый доступ к документам и заданиям, а также могут согласовать документы из рабочей почты, не переключаясь между системами.
4. Система на базе платформы Docsvision контролирует срок действия договора и напоминает ответственным сотрудникам о необходимости пролонгировать договор.
5. Процесс взаимодействия сотрудников группы компаний, например по части согласования договоров, стал прозрачнее, поскольку его контролирует система по заданным регламентам.