«Гэндальф» внедрил программу «Скан-Архив» в «Союзпак»

2019

1 июля 2019 года компания «ГЭНДАЛЬФ» сообщила о внедрении электронного архива документов в ООО «Союзпак».

По информации компании, масштабы производства и торговли для бухгалтерии «Союзпак» отражаются в большом потоке документов. Только в месяц их может быть до 5-6 тысяч. Такое количество на бумажных носителях сложно хранить и контролировать, что прежде сказывалось на подготовке к любым проверкам контролирующих органов. В зависимости от объема нужных документов, специалисты тратили на это от нескольких часов до нескольких дней. Чтобы решить возникшие сложности, главный бухгалтер решила установить программу «Скан-Архив». Это разработка компании «ГЭНДАЛЬФ» для контроля учета и наличия первичной документации на предприятии с помощью единого электронного архива. Такой архив позволяет бухгалтерам в любой момент получать доступ к документам.

Установка и внедрение программы кардинально изменили ситуацию в «Союзпак»: на июль 2019 года контролировать документооборот стало легче и быстрее почти в 20 раз. Подготовка к проверкам теперь занимает максимум 1,5 часа, и провести ее может любой из бухгалтеров в одиночку, без затрат рабочего времени других сотрудников. Это не только упрощает работу всей бухгалтерии, где работает 23 человека, но и увеличивает производительность труда. Благодаря «Скан-Архиву» бухгалтеры решили проблему ухода от бумажных носителей. Кроме того, вместе со специалистами «ГЭНДАЛЬФ» программу доработали под специфику предприятия – добавили возможности адресного хранения документов и отслеживания долгов по «первичке».

На июль 2019 года около 70% текущего документооборота компании уже перевели в «Скан-Архив». Над самим процессом перевода работают 2 человека, но его планируют ускорить и для этого приобрести лицензию на еще одно рабочее место.