Титан Сервис (Клеверенс: Склад 15)

2022: «Клеверенс» для ресторанной хореки, или как компания «Титан Сервис» автоматизировала склад

Так ли легко проводить инвентаризации и выдавать товар по списку и бумажным накладным, как это кажется на первый взгляд? А если придётся работать с несколькими тысячами единиц номенклатуры? Да, со временем ко всему можно привыкнуть — даже в режиме постоянного аврала и высокой нагрузки. Но тогда придётся проверять самого себя: не пропустил ли чего, всё ли посчитано, нет ли ошибок в отгрузке? Вот только при таком алгоритме работы от влияния человеческого фактора не избавиться.

Компания «Титан Сервис» много лет занимается оптовой и розничной продажей техники, комплектующих и запасных частей для ресторанной "хореки" (от англ. HoReCa), а также поставками комплектующих для заводов-изготовителей. В ассортименте — крупногабаритное, тепловое, холодильное, хлебопекарное, барное и другое оборудование и запчасти различной направленности — более 20 тысяч единиц номенклатуры.

«Раньше мы вели учёт на бумажных носителях и в `1С: УТ 11.4`. Выдавать товары было сложно: сначала формировали документы в системе учёта, распечатывали, передавали на склад в зону выдачи. Далее клиенту выдавали накладную на отгрузку, после чего он мог получить свой заказ на складе. Инвентаризации тоже проводили по распечатанному списку номенклатуры, сформированному в 1С. Пересчитывали каждую позицию, записывали количество. Это было очень долго при наших объёмах», — поделился рабочими моментами Епихин Владимир Юрьевич, собственник компании «Титан Сервис».

Задачи

Доставка — одна из важнейших частей клиентского сервиса, предполагающая не просто передачу товара из рук в руки покупателю. И высокая организация этого процесса явно повышает шансы компании увеличить лояльность клиентов, привлечь новых и даже поднять уровень продаж.

«Кладовщики не отходили от компьютера, можно сказать: сначала нужно было зайти в 1С, найти нужный расходный ордер, поменять его статус на `К отгрузке`, после выдачи заказа клиенту — на `Отгружено`. Сотрудники регулярно пропускали какое-то действие и тогда остатки не соответствовали действительности: в базе — товар есть в наличии и уже зарезервирован под клиентов, а по факту — на складе ноль. Причиной расхождений были незакрытые расходные ордера. Во-первых, нам нужно было навести порядок на складе и в документах. Во-вторых, сократить случаи пересорта и недостач. Для этого мы хотели, чтобы на экране терминала сбора данных кладовщики видели абсолютно все созданные менеджерами расходные ордеры и их статусы. Например, для доставки нашим водителем — `Подготовлено`, для самовывоза товара клиентом — `Проверен`», — рассказал Владимир Юрьевич.

Собственник компании «Титан Сервис» не стал тратить много времени на поиск оптимального программного решения и сразу обратился за рекомендацией к специалистам 1С, которые обслуживали систему учёта по договору техподдержки. По их рекомендации Владимир Юрьевич приобрёл софт «Клеверенс». Но с внедрением сразу не сложилось: два подрядчика не закончили интеграцию и не выполнили необходимые доработки.

Решение

Что делать, если подрядчик не выполняет обязательств? Делать всё самому или искать нового исполнителя? Первый вариант более выгодный для бизнеса — при условии, что усилия увенчаются успехом. Второй вариант опять не даёт никаких гарантий.

Собственник компании «Титан Сервис» выбрать путь наименьшего сопротивления и обратился к разработчику софта напрямую, так как нужны были сложные доработки. Менеджеры отдела продаж «Клеверенс» передали проект партнёру-интегратору, который успешно завершил внедрение.

«Отказ клиенту в выдаче оплаченного заказа по причине отсутствия товара на складе — сильно бьёт по репутации компании. Некоторые наши товары внешне похожи, но получены от разных заводов-изготовителей. Соответственно, их стоимость тоже отличается. Например визуально одинаковые ручки из Китая, Германии, из Турции кладовщики часто выдавали просто на наименованию. Я принял решение полностью перестроить алгоритм выдачи: каждая единица товара получает своё место на складе и штрихкод. Заказы клиентам выдаём только в заявленной комплектации. Сейчас рассматриваю переход на адресное хранение. На складе хранятся товары редкого спроса — с 2018 года — и при новой системе хранения они будут занимать ячейку, а то и не одну. А с нашими объёмами это очень неудобно», — поделился собственник компании «Титан Сервис».

После внедрения «Склада 15» процесс сбора заказов покупателей изменился. Теперь: кладовщик получает на мобильный компьютер список расходных ордеров, открывает их по очереди и сканирует товар по ШК с помощью ТСД. Когда все позиции из заказа отсканированы, завершает документ, и его статус автоматически меняется на «К отгрузке».

«Программное обеспечение `Клеверенс` мы доработали в соответствии с пожеланиями заказчика. У каждого документа есть штрихкод. Сотрудникам не нужно запускать систему учёта, чтобы проставить отметку об отгрузке. Кладовщик или экспедитор могут просто отсканировать ШК документа терминалом, и расходный ордер тут же закроется, а его статус изменится на `Отгружен`. Соответственно в 1С появится информация, что на остатках данной продукции больше нет. Второй способ работы с накладными — по номеру расходного номера для обмена с покупателями документами по ЭДО. Для закрытия документа, в разделе `Отгрузка товара` на терминале необходимо ввести номер расходного ордера, и на экране ТСД появится вопрос `Товар отгружен?`. Если кладовщик нажмёт `да`, товар перейдёт в статус `Отгружено` и спишется с остатков», — рассказал Олег Афанасьев, архитектор информационных систем компании Universal Systems Studio.

Сотрудники компании «Титан Сервиса» сейчас работают 2 терминалами сбора данных и принтером этикеток TSC DA200. Обмен между системой учёта и подключаемым оборудованием настроили по Wi-Fi. Операции приёмки и перемещения товаров кладовщики выполняют без ТСД, так как в 1С оформлено несколько виртуальных складов — «Выставка», «Брак», «Оборудование», «Основной», «Недостачи», и работать с ними проще вручную.

«Со `Складом 15` мы сейчас выполняем только реализацию товара. И хотя `Клеверенс` полностью настроили, регулярных инвентаризаций не проводим. Потому что штрихкодирование товара проходит поэтапно — в момент отгрузки. Да и склад пока не адаптировался к новому режиму работы, кладовщики постоянно забывают про ТСД и работают по старинке. Не очень удобно только то, что после завершения документа на терминале, мобильное приложение возвращает пользователя в основное меню со списком операций. Намного удобнее было бы, чтобы он оставался в том же разделе с перечнем расходных ордеров. Ведь если кладовщик уже начал собирать 20 заказов для одного юридического лица, ему приходится каждый раз возвращаться в нужный раздел и вручную заново перелистывать все расходные ордеры. Это долго и неудобно. В день тратится, как минимум, 30–40 минут лишнего времени», — рассказал Владимир Юрьевич.

Результаты

Строгий регламент разгрузки и погрузки транспорта на складе — это хорошо. Как и принимать покупателей в чётко обозначенное время. Вот только компания должна быть готова к дополнительным расходам на организацию помещений и расширение штата сотрудников. Проще автоматизировать складское хозяйство и знать, что два кладовщика, обеспеченные терминалами сбора данных, справятся с увеличением нагрузки.

«Я доволен внедрением `Клеверенса`. Наши клиенты, видя, как мы работаем, восхищаются, что мы смогли реализовать такой механизм. И признаются, что у них не получилось автоматизировать свои склады. Кладовщики пока ещё медленно собирают заказы с ТСД, потому что им приходится распечатывать и наносить штрихкоды на непромаркированную GTIN продукцию. И иногда документы оформляют вручную через 1С, чтобы покупателю не приходилось долго ждать. Но благодаря `Складу 15` и ТСД мы полностью исключили ошибки. Конечно, процесс внедрения затянулся, но специалисты компании Universal Systems Studio доработали ПО так, как нам было нужно. Это радует», — подвёл итог Епихин Владимир Юрьевич, собственник компании «Титан Сервис».