Тюменская областная Дума автоматизирует документооборот

18 августа 2014 года стало известно о комплексном проекте создания системы управления документами на платформе СЭД «ДЕЛО» в Тюменской областной Думе. Поставщики программного обеспечения и исполнители проекта ООО «Программ-Сервис», ООО «ДокСофт».

Задачи проекта

Главная цель проекта в Тюменской областной Думе - организация электронного документооборота всех подразделений Думы и всех документальных процессов. Участники создаваемой системы - работники аппарата, депутаты, их помощники.

Система электронного документооборота «ДЕЛО» должна решить ряд ключевых задач:

• сокращение бумажного документооборота;
• ускорение движения документов за счет автоматизированной технологии рассылки документов и поручений, электронного согласования и подписания проектов документов;
• оптимизация документопотоков, исключение возвратных движений документов, не обусловленных деловой необходимостью;
• улучшение процессов контроля исполнения документов и поручений;
• обеспечение оперативного поиска и просмотра документов и поручений в соответствии с правами доступа;
• обеспечение удаленного доступа к документам областной Думы;
• обеспечение оперативной подготовки справок об исполнении документов и поручений;
• повышение сохранности документов;
• обеспечение оперативной подготовки отчетов по документообороту;
• уменьшение затрат, связанных с тиражированием документов.

По итогам анализа документопотоков и процессов, связанных с оформлением и движением документов, определена потребность в программном обеспечении и стратегия внедрения. Всего приобретено 338 лицензий СЭД «ДЕЛО» и «ДЕЛО-Web», дополнительные опции «Поточное сканирование», «Сканирование», «Электронная подпись и шифрование», «АРМ Руководителя», 307 лицензий на приложение «Мониторинг документов» (разработано компанией «КС-Консалтинг»). Закупленные лицензии полностью закрывали потребности Думы и позволили обеспечить доступ в СЭД всем подразделениям, депутатам и их помощникам.TAdviser Security 100: Крупнейшие ИБ-компании в России 57.2 т

Итог проекта

В ходе проекта поставленные задачи решены. Результаты внедрения СЭД «ДЕЛО»:

• автоматизация общего делопроизводства областной Думы;
• организация электронного организационно-распорядительного документооборота областной Думы;
• автоматизация делопроизводства по работе с обращениями граждан в областную Думу;
• обеспечение доступа к документам, в том числе удаленного, депутатов, помощников депутатов, руководителей и сотрудников областной Думы;
• обеспечение взаимодействия с Единой межведомственной системой электронного документооборота Правительства Тюменской области (ЕМСЭД).