Управление федеральной антимонопольной службы по Иркутской области + DocsVision (СЭД/ECM-система)

Ситуация

Антимонопольный комитет контролирует соблюдение законодательства в сфере конкуренции и рекламы на рынке товаров и услуг по Иркутской области. Каждое входящее письмо (жалоба, вопрос) может перерасти в судебное или административное разбирательство, поэтому важно не потерять переписку и быстро найти ее при необходимости. Контроль ответов Комитету необходимо было сохранить и упорядочить корреспонденцию, контролировать исполнение документов, помочь специалистам быстро находить нужные документы. Все эти задачи были решены при внедрении системы управления документами и бизнес-процессами на платформе Docsvision. RKIT Group успешно организовала электронное делопроизводство в комитете.

Решение и результат

В ходе проекта RKIT Group автоматизировала:

• регистрацию и учёт входящей и исходящей корреспонденции. Переписка автоматически собирается в реестры. Сотрудники не теряют письма. Если позже инициируется судебное разбирательство, специалисты УФАС прикрепляют переписку к делу;
• автоматическое создание ответов на фирменных бланках; сотрудникам больше не нужно искать нужный бланк и заполнять его вручную. Достаточно выбрать бланк из списка, написать ответ или выбрать стандартный — и письмо готово;
• контроль исполнения по выбранным документам; Руководитель держит на контроле важную переписку, выдают поручения по ней и контролируют исполнение;
• учет и контроль за предписаниями и предупреждениями о нарушении антимонопольного законодательства. Вся информация под рукой: кому и когда направлено предписание, сколько предписаний получило юрлицо, поступили ли отчеты об устранении нарушений. Сотрудники моментально формируют отчеты;
• управление административными делами о нарушении антимонопольного законодательства. Сотрудники сохраняют в удобной базе документов и в любой момент могут открыть поступившие и переданные в другие антимонопольные органы административные дела.