Как DNS переводит 40 000 сотрудников на КЭДО и сокращает затраты

Компания DNS перевела уже 70% сотрудников на кадровый электронный документооборот, сократила расходы на логистику и продолжает переход на КЭДО.

Около 30 000 работников пользуются сервисом «1С:Кабинет сотрудника», оцифрованы основные кадровые процессы, документы подписываются в несколько кликов. О том, как проходит внедрение, рассказал Андрей Прокопенко, руководитель проекта интеграции КЭДО в компании DNS.

DNS – один из лидеров рынка по продаже цифровой и бытовой техники в России. Главный офис находится во Владивостоке, подразделения и розничные магазины расположены по всей стране.

DNS сегодня — это:

2 611	1 183	40 211	17 000	4 000
Магазинов по всей России	Городов с магазинами «DNS»	Сотрудников в штате	Кадровых документов обрабатывается в месяц	Документов о приеме и увольнении в месяц

Особенности кадрового документооборота в DNS

Удаленность офисов и магазинов

В каждом регионе есть свой отдел кадров, специалисты которого оформляют прием на работу, отпуска, больничные и другие кадровые процессы. Офис может находиться в областном центре, при этом магазины расположены в различных населенных пунктах.

1. Дополнительные печатные формы
Для удобного ведения кадрового учета используются индивидуально разработанные печатные формы документов.

2. Сложная структура
В рамках компании действует сложная структура - несколько обособленных подразделений, в которых ведется учет. Между ними могут проводиться кадровые переводы.

3. Дистанционная работа
С 2020 года часть сотрудников работает дистанционно вне офиса без постоянного доступа к принтеру и другой офисной технике.

Предпосылки и цели внедрения КЭДО

Ранее кадровый документооборот осуществлялся на бумаге, требовалось централизованно доставлять документы из различных населенных пунктов в отделы кадров и организовывать их хранение. Доставка занимала много времени, возникали случаи утери документов, помимо этого, компания несла издержки на такую логистику.

Цели внедрения

При планировании внедрения определили основные цели:

1. Перевод всех сотрудников компании на КЭДО;
2. Сокращение трудозатрат на ведение кадровых процессов;
3. Сокращение издержек на хранение, логистику и печать документов;
4. Цифровизация кадровых процессов.

Когда в ноябре 2021 года был принят закон о кадровом электронном документообороте, мы приступили к выбору сервиса КЭДО, изучали и сравнивали различные решения, представленные на рынке. Важным аспектом для нас была возможность установки локальной версии, чтобы обеспечить безопасность хранения данных и постоянный доступ к ним. Также возможность внедрения доработок, чтобы адаптировать сервис под требования бизнеса, и сделать работу пользователей эффективной и удобной. Выбрали сервис «1С:Кабинет сотрудника», так как он удовлетворял нашим требованиям. Кадровый учет в компании ведется в «1С:ЗУП», в штате есть компетентные разработчики, которые могли интегрировать «1С:Кабинет сотрудника» с учетом специфики всех внутренних процессов. Андрей Прокопенко, руководитель проекта интеграции КЭДО в компании DNS.

Что такое «1С:Кабинет сотрудника»

«1С:Кабинет сотрудника» — сервис КЭДО, который ускоряет взаимодействие работников и специалистов отдела кадров. С помощью сервиса сотрудники могут решать множество задач:

• Видеть данные о зарплате и подтверждать получение расчетных листков;
• Подписывать кадровые документы;
• Подавать заявление на отпуск и контролировать остаток отпускных дней;
• Отправлять заявление об отсутствии на работе по личным и другим причинам;
• Сообщать отделу кадров об изменении своих данных, семейном положении;
• Заказывать различные справки (2-НДФЛ, с места работы, для визы, об использованных отпусках и др.).

Как проходило внедрение в DNS

Инициатива внедрения кадрового электронного документооборота исходила от специалистов отдела кадрового администрирования, которые отслеживали изменения в законодательстве и первыми заинтересовались возможностью сократить объем бумажных документов.

Для внедрения «Кабинета сотрудника» была сформирована команда:

• Проектный отдел, контролирующий этапы проекта, достижение целей, сроки и процессы внедрения;
• Отдел кадрового администрирования – эксперты кадровых процессов;
• Группа разработки 1С в лице двух специалистов, занимающихся внедрением сервиса и настройкой всех необходимых функций.

Перевод первых 400 сотрудников на КЭДО занял 2 месяца

«Для пилотного внедрения мы определили 400 сотрудников. Требовалось в «боевом» режиме протестировать возможности сервиса и иные технические вопросы»

Андрей Прокопенко, руководитель проекта интеграции КЭДО в компании DNS.

1 этап

На старте проекта команда внедрения регулярно встречалась с коллегами из отдела кадров, чтобы зафиксировать рекомендации и пожелания к организации электронных кадровых процессов для дальнейшей доработки.

2 этап

Далее были разработаны положения и соглашения о переводе на КЭДО. Компания уведомила сотрудников и руководителей о переходе.

3 этап

После всех подготовительных работ начался запуск самого сервиса, настройка обмена с «1С:ЗУП» и подключение пользователей.

Все этапы заняли около двух месяцев.

Переход 40 000 сотрудников на КЭДО за 6 месяцев

В ходе пилота провели отладку технической инфраструктуры приложения и проработали пользовательский опыт. Затем приступили к масштабированию КЭДО для всех сотрудников компании, соблюдая этапность перехода.

В компании трудоустроено около 40 000 сотрудников, поэтому подключение к КЭДО распределили на полгода, стараясь одномоментно планировать переход не более 7 000 работников.

Собственные доработки в «1С:Кабинет сотрудника»

В DNS бизнес-процессы уже налажены, поэтому при внедрении нового сервиса важно было сохранить эти выстроенные процессы, чтобы не снижать эффективность работы. Для этого потребовалось реализовать ряд доработок. Преимущество системы «1С:Предприятие» как раз в том, что многие продукты можно адаптировать под процессы конкретной компании.

Настройка соответствия управленческой структуре

Структура компании довольно сложная и включает в себя множество направлений, подразделений и должностей. Для целей бизнеса требовалось использовать в «Кабинете сотрудника» именно управленческую структуру. Это стало первой доработкой сервиса.

Выгрузка сотрудников по критерию

При подключении сервиса происходит автоматическая выгрузка всех сотрудников из «1С:ЗУП» в «1С:Кабинет сотрудника». При переводе большого штата возникала сложность, не все успели подписать и передать соглашение о переходе на КЭДО в отдел кадров. Вручную было также неудобно заводить пользователей по мере подписания соглашений. Поэтому разработчики DNS создали признак, по которому выгружались данные — использовали документ «Согласие» в «1С:ЗУП». Теперь, если создан этот документ сотрудника, физ. лицо публикуется в «Кабинете».

Настройка функциональности сервиса

В компании не используются некоторые виды отсутствий, а процесс по оформлению командировки уже был выстроен в «1С:ЗУП», поэтому разработчики реализовали доработки для исключения неиспользуемого функционала сервиса. Позже Фирма «1С» добавила возможность настраивать функционал под свои задачи и в типовую версию сервиса.

Другие доработки

Во время использования «Кабинета сотрудника» в компании команда собирала обратную связь у отделов кадров и проводила соответствующие доработки. Так были внедрены изменения в процесс согласования компенсации отпуска, введено ограничение подписания кадровых документов до создания электронной подписи, а также запрет на подачу заявления на отпуск, если до начала отпуска осталось меньше дней, чем указано в настройках «1С:ЗУП».

Доработки в «1С:ЗУП»

Отправка нескольких ЛНА

При большом штате сотрудников создание локальных нормативных актов (ЛНА) на каждого сотрудника занимало очень много времени. Чтобы сократить трудозатраты специалистов отделов кадров, в «1С:ЗУП» была реализована обработка, позволяющая выбрать список сотрудников и комплект ЛНА. Обработка автоматически направляет выбранные документы указанным сотрудникам.

Контроль неподписанных документов

Разработчики реализовали специальный отчет, который позволяет специалистам отделов кадров контролировать неподписанные сотрудниками документы. В нем доступна необходимая информация: сотрудники, организация, документы и статус подписания. Из обработки можно провести email-рассылку с напоминанием о подписании.

Поддержка партнера 1С при внедрении сервиса

Информационную поддержку при внедрении сервиса "1С:Кабинет сотрудника" оказывала группа компаний "Форус". ГК "Форус" с 1992 года внедряет и сопровождает программные продукты 1С в компаниях разных масштабов, является одной из ведущих франчайзи 1С, обладает более 20 компетенциями, подтвержденных статусом фирмы 1С.

Как команда DNS использует «1С:Кабинет сотрудника»

В результате перехода большинство сотрудников положительно оценили новый для них сервис. Некоторые опасались электронных подписей, однако команда внедрения подробно разъяснила, что эти подписи безопасны и действуют только внутри компании и только на определенный перечень документов. Теперь сотрудники активно пользуются возможностями приложения. Сотрудники стали запрашивать электронные справки с места работы, справки о доходах, направляют заявления на отпуск через приложение. Кто-то заметил неактуальные данные и запросил изменение этих данных. Расчетные листы теперь поступают в «1С:Кабинет сотрудника» и доступны для просмотра в любое время.

Отделы кадров во многом работают как и прежде — также оформляют кадровые документы в «1С:ЗУП», но вместо печати документов сразу отправляют на подпись в «Кабинет сотрудника». Не ждут доставку подписанных сотрудниками документов, а получают их в «1С:ЗУП».

Руководители оперативно согласовывают отпуск и другие заявления работников в приложении.

КЭДО в DNS: что дальше

Внедрение КЭДО для всех сотрудников компании еще в процессе, его планируют завершить до конца 2023 года. Но уже сейчас осуществляется поддержка текущих пользователей сервиса.

Важно сделать так, чтобы сотрудникам было комфортно работать в сервисе, и они смогли быстро решать свои вопросы. Мы подготовили видеоинструкции и ответы на часто задаваемые вопросы, также есть возможность получить консультацию и сообщить об ошибке. Мы создали чат в Telegram, в котором ведем оперативную поддержку пользователей Андрей Прокопенко, руководитель проекта интеграции КЭДО в компании DNS.

Каких результатов удалось достичь

Более 70% всех работников подключено к сервису «1С:Кабинет сотрудника».

Сокращение трудозатрат на ведение кадровых процессов — Сотрудники отдела кадров и группы разработки отмечают, что на этапе внедрения трудозатраты выросли, однако компания прогнозирует их снижение после полного перехода на КЭДО.

Сокращение затрат на хранение, логистику и печать — Уже сейчас в DNS отмечают, что сократились затраты на доставку документов. Точная экономика станет понятна через год после полного внедрения сервиса.

Цифровизация кадровых документов — Множество процессов оцифрованы, внедрены различные доработки, актуализированы многие данные. Переход на КЭДО позволил навести порядок в некоторых кадровых процессах.

В 2024 году DNS планирует развивать поддержку пользователей, изучить и реализовать функционал планирования графика отпусков через сервис, добавить возможность отправлять заявления на увольнение электронно через сервис 1С:Кабинет сотрудника, а также следить за обновлениями сервиса и улучшать практику его использования.