Microsoft Office SharePoint Server 2007 в "Усть-Лужской проектно-инжиниринговой компании"

На первых порах ИТ-системы для управления документооборотом в компании не было. Но с увеличением потока документов всё больше времени требовалось на процессы согласования, рассмотрения и совместной работы, и в начале 2010 г. руководство УЛПИК приняло решение об автоматизации документооборота. Отметим, что эта компания имеет территориально-распределенную структуру, из-за чего своевременный обмен и управление документами, а также доступ к ним значительно усложняются.

“Специалисты нашей компании изучили имевшиеся на тот момент предложения, причём в качестве кандидатов рассматривались все ведущие решения в этой области, представленные на российском рынке. В результате мы довольно быстро пришли к выводу, что нужно использовать серьезную промышленную платформу, и в целом наш выбор пал на Microsoft SharePoint, — рассказывает руководитель департамента по управлению проектами УЛПИК Андрей Кривченко. — Но все же данное ПО представляет собой именно платформу, а не прикладное решение. Анализируя ситуацию на рынке, мы видели, что многие компании делают подобные проекты по внедрению SharePoint с нуля. Однако все больше организаций предпочитают применять готовые решения на базе SharePoint: это сильно сокращает время внедрения, да и по деньгам в результате получается дешевле. Правда, выбор таких решений на рынке невелик, но продукт компании “Электронные офисные системы” EOS for SharePoint вполне подошел нам”.

В результате в качестве платформы для создаваемой системы управления документами был выбран Microsoft Office SharePoint Server 2007, позволяющий предприятию объединить ключевые информационные ресурсы, бизнес-процессы и компетенции сотрудников, а также предоставить единую точку доступа к ключевым данным, элементам документооборота и интернет-ресурсам, в том числе к внешним бизнес-приложениям. А для реализации собственно документооборота было выбрано прикладное решение EOS for SharePoint, которое содержит базовый набор функциональных возможностей, необходимых для автоматизации бизнеса, организации электронного документооборота и является готовым модулем, полностью встроенным в платформу SharePoint и существенно расширяющим ее возможности. Исполнителем проекта стала петербургская компания “Офис-Док” — крупнейший дистрибьютор решений ЭОС в России с большим опытом ведения подобных проектов.

Здесь нужно сделать важное замечание. Дело в том, что в мае прошлого года на рынок уже вышла новая версия ПО Microsoft — SharePoint 2010. Но для реализации проекта было решено использовать версию 2007, которая уже прошла серьезную обкатку на рынке и показала надежность и устойчивость продукта. К тому же готовых прикладных решений для варианта 2010 на российском рынке ещё не было, а предложение ЭОС вполне удовлетворяло требованиям заказчика.

В августе прошлого года стартовали работы со созданию ИТ-системы, перед которой была поставлена задача автоматизации документооборота с учетом проектной деятельности компании, включая создание единого пространства документов (базы знаний) с возможностью совместной работы сотрудников, планирования совещаний, планерок и других мероприятий. Весь этот проект был закончен уже в ноябре 2010-го, и система была введена в промышленную эксплуатацию. Из оборудования для нее специально был приобретен только один сервер. Специалисты “Офис-Док” параллельно с внедрением проводили обучение пользователей. Тренинги в основном велись по функциональным группам персонала заказчика (регистраторы, исполнители); для руководителей и ключевых сотрудников (администраторов, технологов) были организованы индивидуальные занятия.

Функции между заказчиком и исполнителем проекта распределялись следующим образом: УЛПИК — постановка задачи, практические занятия с пользователями после обучения; “Офис-Док” — работы по внедрению системы (анализ информации заказчика, выработка правил настройки, установка, настройка, обучение, доработка по результатам эксплуатации). Техническое сопровождение системы возложено на исполнителя и включает в себя консультации представителей заказчика по техническим и предметным вопросам, поставку новых версий и внесение исправлений по замечаниям заказчика.Метавселенная ВДНХ 3.3 т

В связи с тем, что деятельность компании-заказчика подразумевает ведение различных проектов, сразу после начала работ по внедрению стало очевидно, что проектную деятельность также необходимо автоматизировать наравне с делопроизводством. В результате на основном портале были созданы несколько сайтов для работы с такой информацией, как команда проекта (список сотрудников, задействованных в проекте), электронные версии документов (нормативных, стандартизирующих и т. п.), а также перекрестные ссылки на документооборот.

При этом сложная структура портала была реализована за счет следующих средств:

• создано большое количество типов контента — уникальных карточек элементов;
• созданы дополнительные справочники, упрощающие заполнение карточек;
• для удобства отслеживания прохождения документов созданы различные представления, отображающие информацию о документах в режиме реального времени;
• настроены рабочие процессы оповещения пользователей и их совместной работы.

“В результате реализации проекта мы кроме автоматизации классических функций документооборота получили корпоративный портал, поддерживающий совместную работу проектных команд (команды в компании формируются по каждому проекту) с документами, — продолжает Андрей Кривченко. — А кроме того, мы смогли автоматизировать процессы согласования документов, контроля и мониторинга исполнения поручений. При этом сайт стал инструментом для планирования мероприятий и автоматического и своевременного информирования участников. По состоянию на сегодняшний день в системе задействовано пятьдесят рабочих мест”.

Однако, как это обычно бывает на практике, особенно когда заказчик реализует свой первый сложный проект, по ходу эксплуатации системы стал формироваться поступающий от различных категорий пользователей набор пожеланий по её совершенствованию и развитию. Все эти отклики были собраны и проанализированы по итогам эксплуатации (с учетом этапа внедрения) за семь месяцев. Стало ясно, что для расширения и развития системы нужно выбирать один из двух путей: оставаться в рамках версии SharePoint 2007 со значительным объемом доработки “руками” или переходить на новый вариант Microsoft SharePoint Server 2010 в сочетании с вышедшим к тому времени решением EOS для SharePoint 2010. Во втором случае многие требования заказчика могли быть удовлетворены штатными средствами ПО, но при этом возникала задачи перевода данных с версии 2007 на 2010.

Вот что рассказал в связи с этим Андрей Кривченко: “Мы проанализировали оба варианта, причём компания “Офис-Док” продемонстрировала второй путь почти в готовом для нас виде, и наше руководство довольно однозначно выбрало переход на новую версию ПО. При этом свою роль сыграл не только вопрос о перспективах развития системы в будущем, но и более высокая гарантия успеха реализации проекта. Ведь одно дело — уже готовое решение, и совсем другое — вещи, которые еще только нужно делать. Хотя, конечно, конвертация документов — это тоже серьезная работа (к началу года у нас в системе уже было около 30 тыс. документов), но все же намного более прогнозируемая. Не говоря уже о том, что мы получили качественно новую платформу Microsoft, которая позволяет нам двигаться вперед в совершенствовании проекта”.

Определенная проблема заключалась в том, что на рынке не было готовых средств конвертации данных при переходе от версии 2007 к 2010, их пришлось разрабатывать специалистам “ЭОС” и “Офис-Дока” с учетом особенностей данного проекта и пожеланий заказчика, дополнительный анализ которых проводился еще несколько месяцев. Затем были сделаны необходимые доработки ПО и начат процесс перевода данных с SharePoint 2007 на SharePoint 2010, который сейчас (по состоянию на начало сентября) близок к завершению. Для развертывания новой системы заказчик приобрел и дополнительное серверное оборудование. Для осуществления переноса был специально разработан модуль, позволяющий конвертировать данные из формата SharePoint 2007 в формат SharePoint 2010.

“В целом мы полностью удовлетворены процессом создания, эксплуатации и развития системы управления документами. Фактически менее чем за полгода мы сначала перешли от бумажного документооборота к электронному, решив при этом собственно бизнес-задачу компании: повышение эффективности нашей проектной работы, — подвёл текущие итоги проекта Андрей Кривченко. — Создав первый вариант системы, мы поняли, чтó нам нужно делать дальше, и смогли быстро двигаться вперед. Во многом это является результатом правильного выбора базовой платформы, прикладного решения и исполнителя. По плану мы должны полностью перейти на Microsoft SharePoint Server 2010 уже в самое ближайшее время. А дальнейшие наши планы предусматривают увеличение количества пользователей до ста, а также расширение функциональных возможностей с учетом новой платформы, в частности в области автоматизации управления бизнес-процессами”.