"Продимекс" завершила организацию электронного архива

24 ноября 2016 года компания "Гэндальф" сообщила о проекте внедрения технологии «Скан-Архив» в вычислительное окружение холдинга "Продимекс".

Задачи проекта

Ранее предприятие-заказчик неделями готовилось к налоговым проверкам - вручную искали документы в бумажном архиве, и по отдельности копировали. Контроль документов от многочисленных контрагентов был затруднен, много времени тратилось на сверки.

Руководство "Продимекс" приняло решение об организации электронного архива. ИТ-службе поставили задачу - посредством высоких технологий организовать работу так, чтобы предоставлять документы в контролирующие органы в короткие сроки и без лишних трудозатрат.

В полях мероприятие "Продимекс", (2014)

Из спектра предложенных на рынке решений ИТ-специалисты холдинга выбрали программу «Скан-Архив», разработанную компанией "Гэндальф". Программа нашла соответствие требованиям предприятия по трём критериям: функциональность, простота внедрения и стоимость.

Ход проекта

С участием консультаций разработчика продукт «Скан-Архив» за несколько дней установили на предприятии.

Итог проекта

Все сотрудники бухгалтерии и департамента продаж получили доступ к упорядоченному электронному архиву в базе «1С:Предприятия 8».

Непосредственно с программой «Скан-Архив» работают пять человек. Они переводят бумажные документы в скан-копии сразу же по получении, после чего система распознает реквизиты или штрихкоды и прикрепляет эти копии к «1С». Во время налоговой проверки нужный пакет документов выгружается одним щелчком "мыши".

Благодаря «Скан-Архиву» трудозатраты на подготовку к проверкам сократились как минимум в два раза. Это при том что на предприятии установлен обычный потоковый сканер, и при увеличении четкости сканирования для распознавания документов уменьшается его скорость. Также теперь наши сотрудники могут отслеживать, все ли документы вернулись от контрагентов и были внесены в архив. Невозвращенные документы автоматически отмечаются в базе, что позволяет избежать спорных вопросов». Такая организация работы с архивом дает руководству холдинга уверенность, что в документах полный порядок и при любой проверке контролирующих органов они будут предоставлены вовремя. Дмитрий Могилёв, директор департамента развития ИТ ООО «Продимекс»