«Техмаш» перешел на электронный архив документов

2019: Установка электронного архива документов

29 июля 2019 года компания «ГЭНДАЛЬФ» сообщила об установке электронного архива документов в НПК «Технологии машиностроения».

Концерн «Техмаш» занимается разработками и серийными поставками боеприпасов для основных ударных группировок Вооруженных Сил России, а также производством оборудования для топливной энергетики, сельскохозяйственной, бытовой и медицинской холодильной техники.

Специфика предприятия требует особенно быстрых и точных операций с документами, особенно при запросах из налоговой или других контролирующих органов. Но нужной оперативности удавалось достичь не всегда, ведь документы нужно было долго искать и по отдельности сканировать в бумажном архиве. За последние пять лет там накопились 4 огромных шкафа документов шириной по несколько метров. При этом только сканирование каждого документа занимало от 5 до 10 минут. В такой ситуации в «Техмаше» приняли решение установить «Скан-Архив» - программу для создания электронного архива, с помощью которого можно получать моментальный доступ к документам и предоставлять их по любому запросу, в том числе и для налоговой.

Ранее в бухгалтерии компании уже использовали возможность прикрепления файлов к документам в базе «1С». Однако вскоре база стала очень тяжелой, и спас ситуацию именно «Скан-Архив». Весь текущий документооборот на предприятии уже перевели в программу. Время подготовки к проверкам сократилось в 5 раз – теперь документы не нужно сканировать всякий раз, когда поступает запрос.

Нам довольно часто надо готовиться к проверкам, и возможность контролировать документы и хранить их в единой базе очень экономит время. А если комиссия работает прямо у нас, мы можем сразу обратиться по ссылке к нужному документу и увидеть его, рассказала Вера Иванцова, главный бухгалтер НПК «Техмаш»