«ГРУППА АГРОКОМ» - внедрение Docsvision себя окупило!

TAdviser: Расскажите, пожалуйста, как компания подошла к необходимости внедрения системы электронного документооборота? Насколько я знаю, «ГРУППА АГРОКОМ» - это территориально-распределенная компания, с удаленными производственными площадками. Наверное, это сыграло ключевую роль? Как вы поняли, что без СЭД бизнес становится менее эффективным?

Ольга Ковалева: Вы правы, именно территориальные особенности сыграли одну из ключевых ролей при принятии руководством решения о внедрении СЭД. Оно началось с флагмана группы компаний – «Донского табака». Это совпало с переносом табачного производства в промзону и, так как часть подразделений осталась в центре города, вопрос движения документов и принятия управленческих решений встал очень остро. Наиболее значимым для нас было согласование договоров. Так как сотрудники, участвующие в процессе их согласования и подписания, были территориально разделены, очень много времени уходило на перенаправление документов. В итоге, что-то терялось, процесс подписания затягивался, что для бизнеса недопустимо и могло повлечь материальные потери.

TAdviser: Систем электронного документооборота на российском рынке великое множество. Почему вы выбрали именно Docsvision?

Ольга Ковалева: До использования Docsvision у нас уже был опыт внедрения системы электронного документооборота и выбора интегратора, но он не устроил компанию по многим причинам. Поэтому к новой СЭД мы подходили с четко сформулированными задачами и требованиями - как к выбираемой системе, так и, естественно, к компании-интегратору. Мы изучили работу практически всех платформ, представленных на рынке СЭД, провели анализ именно под наши требования. Одним из наиболее важных требований для нас было быстродействие системы, независимо от количества работающих бизнес-процессов и количества документов, возможность тиражирования решения на другие подразделения холдинга и отказоустойчивость бизнес-процессов.

Это - если не говорить о специфических и стандартных требованиях. Система должна была расти, развиваться и соответствовать рынку не только в момент внедрения, но и после. Бизнес не стоит на месте: каждый день возникают новые требования, и системы такого уровня должны соответствовать и помогать бизнесу развиваться, влиять на управленческие решения, быть мобильными в части настроек под новые запросы.

Владимир Шульга: В части административной поддержки программы со стороны ИТ-службы также выдвигались требования по открытости системы - использованию стандартизованных и распространенных протоколов, языка разработки и т.д. Все то, что упростит и сделает максимально стандартным и понятным дальнейшее сопровождение системы.

Ольга Ковалева: Что касается компании-интегратора, то для выполнения всех работ мы выбрали компанию «Интеллектика (Intellectika)», и она полностью оправдала наши ожидания. Я думаю, мы не ошиблись в своем выборе, и соотношение «цена – качество» в этом случае очень уравновешено. Даже сейчас, развивая систему, мы продолжаем в этом убеждаться.Помощник или конкурент? Чем ИИ может быть полезен в HR-процессах

TAdviser: Внедрение СЭД в холдинге шло от подразделения к подразделению, затем был автоматизирован головной офис. Часто же бывает наоборот: сначала автоматизируют «штаб», а потом уже производственников. Что вам дал такой опыт?

Ольга Ковалева: На самом деле, очень многое, ведь большинство бизнес-процессов базируются именно на производственных площадках, в управляющую компанию поступают обобщенные данные и аналитика по бизнесам. Это, конечно, не считая бизнес-процессов самой «ГРУППЫ АГРОКОМ» как отдельного юридического лица. Соответственно, при внедрении Docsvision на «Донском табаке» (табачный бизнес-комплекс) мы понимали, что хотим в итоге получить. При внедрении некоторые процессы нам пришлось менять, но в итоге проект удался. К внедрению на «ТАВРе» (мясной бизнес-комплекс) мы уже подходили с новыми требованиями и доработками. Несмотря на тиражируемость решения и сохранение общей архитектуры, программу адаптировали под мясной бизнес и именно благодаря тому, что Docsvision развивается и не стоит на месте, мы получили очень хороший результат. А при разворачивании системы уже в самой управляющей компании мы вместе с «Интеллектикой» столкнулись с нетривиальной задачей, но успешно решили ее.

Объединение данных всех проектов в распределенное решение позволило не только объединить циклы делопроизводства бизнесов и головного офиса в единую систему управления документами и заданиями, но и настроить процессы передачи документов и поручений по вертикали между руководством холдинга и бизнесами. К примеру, были настроены маршруты движения документов, заданий и поручений от генерального директора до руководителей бизнес-комплексов, а также согласование договорных документов руководством управляющей компании. Мы объединили все наши наработки и усовершенствовали систему именно под управляющую организацию, и теперь мы имеем возможность анализировать все, что происходит в бизнесах, - все достаточно прозрачно. Для управляющей организации это одно из основных требований.

TAdviser: Что "умеет" ваша СЭД по итогам внедрений? Для каких категорий сотрудников - это ежедневный рабочий инструмент? Используете ли вы такие современные инструменты как средства совместной работы, облачные, мобильные элементы в рамках СЭД?

Ольга Ковалева: Сейчас всего функционала уже и не перечесть, реализовано очень много. В «ГРУППА АГРОКОМ», например, основной инструмент руководителей и делопроизводства - работа с поручениями. В бизнесах, кроме руководства и делопроизводителей, СЭД каждый день пользуются юристы, безопасность, маркетинг, продажи. Сейчас уже практически все сотрудники работают в системе.

Владимир Шульга: Использование мобильных решений в рамках Docsvision сейчас у нас стоит на повестке дня, и в ближайшее время, я думаю, мы начнем пользоваться и этой технологией.

TAdviser: Убедить коллектив в необходимости перехода на СЭД было легко или сложно? Были ли препятствия со стороны сотрудников и как их удалось разрешить?

Ольга Ковалева: Однозначно ответить сложно. Препятствия со стороны некоторых сотрудников есть до сих пор, но огромную роль сыграла поддержка со стороны руководства. На старте проекта нас очень поддержали Cергей Александрович Сапотницкий, на тот момент директор табачного бизнес-комплекса, и Лидия Валентиновна Татанова, заместитель исполнительного директора по связям с общественностью, ИТ и управлению делами. Тогда это очень помогло нашему общему делу.

Сегодня Сергей Александрович уже генеральный директор управляющей компании «ГРУППЫ АГРОКОМ», и все новые внедрения и усовершенствования системы проходят при его участии и поддержке. Кстати, хочется отметить, что он довольно продвинутый пользователь Docsvision и сам лично очень активно в нем работает.

TAdviser: Были ли такие моменты в рамках проекта, которые, «отмотав пленку назад», вы бы сейчас изменили? Что для вас стало наиболее трудным в рамках проекта, а что, напротив, далось легко?

Ольга Ковалева: Самое трудное – это научить людей работать по-новому и правильно. Ну а благодаря слаженной работе проектных групп со стороны заказчика и нашего подрядчика, компании «Интеллектика», менять мы, пожалуй, ничего не стали бы. Высокий профессионализм специалистов интегратора, умеющих слушать и слышать нас, удивлял и радовал нас. Мы никогда не слышали в ответ «это невозможно», на все наши пожелания нам всегда предлагали решение. Полный контроль и вовлечение в проект как нашего руководства, так и «Интеллектики» и дало столь успешный результат.

TAdviser: По итогам эксплуатации системы - как бы Вы на данный момент выразили эффект от ее внедрения? Могли бы Вы привести какие-то количественные показатели?

Владимир Шульга: Недавно мы проводили расчет и, могу сказать, что по нашим, даже приблизительным и грубым прикидкам, проект уже окупил себя даже с финансовой точки зрения, не говоря о косвенных преимуществах функционирования системы. Например, сейчас весь документооборот бизнесов и «ГРУППЫ АГРОКОМ» очень прозрачен, в любой момент можно отследить, где и какой документ находится, и занимает это не более пары минут. Однозначно значительно сократились сроки согласования документов и договоров, стало гораздо меньше бумажных копий, снизился расход бумаги. Так что мы еще вдобавок и природные ресурсы экономим!

Тут же хочется отметить, что наш проект выиграл конкурс «Проект года-2012», организованный сообществом ИТ-директоров Global CIO, в номинации «Бизнес-приложения: управление документами и неструктурированными данными», а это очень серьезная, важная и мотивирующая оценка коллег.