Ильшат Насыров, «Петон»: СЭД в отрыве от всего остального нам неинтересна
Технологический инжиниринговый холдинг «Петон» - российская компания мирового уровня, более 30 лет реализующая в нефтегазовой отрасли проекты «под ключ» и имеющая среди заказчиков крупнейшие российские и международные нефтегазовые компании. В 2017 году на предприятии был осуществлён переход на новую систему электронного документооборота - сегодня в СЭД на базе российской платформы Docsvision работают порядка 1000 сотрудников головного офиса НИПИ НГ «Петон» в Уфе и в территориально удалённых дочерних предприятиях. Ильшат Насыров, начальник отдела внедрения информационных систем УПМП ООО «НИПИ НГ «Петон», рассказал подробнее о том, какие задачи сегодня решает система, как отраслевая специфика сказывается на автоматизации документооборота, а также дал коллегам ценный совет из собственной проектной практики.
Насыров
Начнём с предпосылок: расскажите, пожалуйста, что привело к замене ранее внедренной СЭД, и какие критерии были для вас ключевыми при выборе новой?
Ильшат Насыров: С учётом масштабов компании и скорости вносимых изменений в ходе ИТ-проектов для нас критичны 2 фактора.
Поскольку наша компания активно участвует в программе импортозамещения, то первое – мы стараемся выбирать продукты российского производства, поэтому на этапе выбора, рассматривая варианты, мы сразу отклонили системы вроде Documentum. К тому же очевидно, что и стоимость зарубежных платформ существенно выше.
Второй момент, который не устраивал нас в прежней системе – неудобство и отсутствие возможности собственной доработки. У нас в компании действует принцип: все используемые ИТ-продукты мы должны досконально знать сами, уметь с ними работать и поддерживать. В случае с прошлой СЭД нам со всеми, даже самыми мелкими изменениями, приходилось обращаться к представителям компании-вендора, что особенно неудобно, когда вопрос нужно решить срочно. Мы приняли решение, что приглашать на работу нескольких специалистов для работы с платформой на Java нерационально, также сама система довольно специфическая - достаточно сложно найти специалистов высокого уровня со знанием специфики данной платформы. TAdviser Security 100: Крупнейшие ИБ-компании в России 
Выбирая между несколькими новыми системами, а также вариантом остаться на прежней на других условиях, мы пришли к Docsvision. Решающим фактором, помимо выше обозначенных, стало желание руководства внедрить новый продукт, который бы отвечал новым требованиям нашей активно развивающейся и быстро растущей компании, которая реализует масштабные нефтегазовые проекты в формате ЕРС.
Заниматься платформой вы планировали самостоятельно, и как сейчас построена работа?
Ильшат Насыров: Да, полностью сами, это вполне естественное желание. Если компания крупная – считаю, что намного легче все разрабатывать, внедрять и вносить изменения силами собственных специалистов. Сейчас мы, конечно, время от времени обращаемся к интегратору – компании «Синерджи софт» из Уфы, совместно с которой мы реализовали внедрение данной программы – но в целом планируем развивать систему самостоятельно, поскольку средства конструирования решений на платформе это позволяют, при необходимости консультируясь напрямую с вендором.
В системе уже работают порядка 1000 пользователей: сотрудники каких департаментов охвачены?
Ильшат Насыров: Большая часть сотрудников front и back офисов «Петон» пользуется данной программой: наш холдинг реализует проекты «под ключ», то есть в состав холдинга входят подразделения, которые обеспечивают выполнение проекта от предынвестиционной стадии и разработки технологии до производства и поставки оборудования и строительства объекта.
Под каждый наш проект создаётся отдельный проектный офис, и система управления этими проектами осуществляется на платформе Docsvision. В СЭД работает топ-менеджмент, руководители подразделений, специалисты, помощники.
Это сотрудники в каких городах?
Ильшат Насыров: Сегодня холдинг располагает большими мощностями для инжиниринга и реализации крупных проектов и имеет несколько представительств: в Москве, Уфе, Санкт-Петербурге, Омске, Ростове-на-Дону, Новом Уренгое, Оренбурге, Выборге, Саратове.
В Уфе к системе у нас подключено 3 дочерних предприятия, которые территориально находятся в разных местах, кроме того, сам центральный офис у нас распределён на несколько зданий в разных районах Уфы. К программе подключены сотрудники офисов во всех городах присутствия компании.
И сколько сотрудников ИТ-отдела ведут такой масштабный проект?
Ильшат Насыров: Я реализую проект в качестве куратора: выявляю потребности, ставлю задачи, согласую и разрабатываю новые функции, а также оптимизирую уже работающие. В нашей команде есть администратор, который непосредственно общается с пользователями и реализует изменения в системе, скоро их будет двое. Пока справляемся!
Поговорим о задачах, которые решает сегодня СЭД «ПЕТОН»?
Ильшат Насыров: У нас автоматизировано базовое делопроизводство, согласование договоров, а также блок служебных записок, которые циркулируют между отделами (это, к примеру, запрос на доступ к информации, или на доступ в организацию для сторонних лиц). В системе ставятся задачи от руководителей к подчинённым, возможно, реализуем в будущем систему отчётов по исполнительской дисциплине.
Есть ли какая-то специфика работы с документами, обусловленная требованиями вашей сферы деятельности?
Ильшат Насыров: Главная специфика - проектная деятельность. В плане документооборота она намного сложнее. У меня за плечами опыт 4-х ИТ-проектов на крупных производствах (в том числе в машиностроении и в оптово-розничных сетях), могу сказать, что там обмен информацией происходит проще и, грубо говоря, по одной системе - сверху вниз и обратно. Здесь же процесс подчинён более сложному алгоритму и так сильно разветвлён, что, выражаясь понятным языком, в блок-схемах стрелки взаимодействий будут проложены из каждого блока почти во все соседние точки (блоки).
Интегрирована ли СЭД с другими ИТ-системами предприятия?
Ильшат Насыров: Да, и это важный момент: мы приобрели шлюзы Docsvision к SharePoint и «1С» для интеграции, и теперь работа с договорами происходит в комплексе. Они фактически дублируются в 3 местах: в Docsvision на стадии согласования, потом они попадают в учётную систему «1С» и на корпоративный портал. Это обеспечивает удобство работы и экономию времени.
То же самое планируем реализовать в отношении финансовых заявок от центров финансовой ответственности для формирования бюджета.
И сколько документов проходят сегодня через систему?
Ильшат Насыров: В месяц примерно 6000-7000 документов.
Дайте совет коллегам, которым предстоит проект внедрения СЭД?
Ильшат Насыров: Обращать внимание на платформу, на которой работает система, особенно если поддерживать планируете сами. Docsvision работает на `.Net` (C#), что удобно и просто в сопровождении продукта.
Что вы считаете ключевым изменением в связи со сменой платформы?
Ильшат Насыров: Главное ощутимое удобство – в интеграции. Связка с почтой (Outlook) работала у нас и в прошлой системе, но сейчас взаимодействуют сразу 4 системы: почтовая, учётно-отчётная + планирование, корпоративный портал (т.е. система публикации данных) и система оперативного обмена документацией.
Электронный документооборот сам по себе, висящий в воздухе - в отрыве от всего остального – нам, например, неинтересен. Мы получили бесшовную интеграцию с другими системами, и это главное.
198
