Минздрав МО ускорил процесс найма сотрудников с помощью НОТА ЮНИОН в 2,5 раза

Как устроен подбор персонала в медицинские учреждения Московской области

В Минздраве Московской области работает централизованный отдел подбора. Сначала он занимался массовым наймом сотрудников скорой медицинской помощи, далее в COVID-госпитали, затем добавились поликлиники и стационары.

Основная трудность работы заключается в том, что медицина — это сложный профиль с точки зрения профессиональных требований. Очень часто требуются узкопрофильные специалисты, например, эндоскописты или нейрохирурги, где много особенностей и нюансов. Соответственно, работа состоит из огромного количества бесед, чатов, уточнений и проверок по сложной медицинской тематике.

Отдел нанимает более 400 медицинских работников в месяц, при том, что активным подбором занимается всего шесть человек и три куратора учреждений, которые работают на основании заявок на подбор персонала руководящего профиля (заместители и заведующие отделений).

Для растущих потребностей требовалась новая HR-система

Отдел подбора курирует большое количество проектов и, чтобы вести учет кандидатов, отслеживать воронку подбора, оценивать эффективность работы и формировать необходимую отчетность, нужна современная платформа. Платформа автоматизации подбора, которая использовалась ранее, не позволяла обрабатывать нужный объем информации. Особенно острой была проблема с отчетностью: чем больше растет и развивается отдел подбора внутри структуры Минздрава, тем больше внимания уделяется его деятельности и тем больше разнообразной отчетности необходимо. Процесс подбора уникальных узкопрофильных специалистов более трудоемкий, в отличие от поиска на рядовые позиции.

Внутри отдела развивается новое направление — кураторство, идет масштабная трансформация отделов кадров внутри организаций в HR-подразделения. Появилась необходимость отслеживать эффективность нового направления. Соответственно, требовалась более мощная и гибкая платформа.

В НОТА ЮНИОН есть все необходимое

НОТА ЮНИОН — отечественная ATS-система (Applicant Tracking System) для автоматизации рекрутмента. Платформа оцифровывает весь путь подбора сотрудников, что позволяет экономить до 20% времени и финансовых затрат на подбор персонала. ATS способна кратно повысить эффективность как найма, так и удержания работников.

В НОТА ЮНИОН сотрудники отдела подбора Минздрав МО ведут подбор, перевод на следующий этап воронки и формируют отчетность. Функционал отчетности для отдела подбора Минздрав МО особенно важен. Большой объем сложных вакансий требует актуальной аналитики по текущим вакансиям, отказам и их причинам и найму в целом. НОТА ЮНИОН имеет кастомизированную систему категорирования, благодаря которой специалисты кадрового отдела могут выбирать целевые категории сотрудников и создавать отчеты под конкретный запрос. Для того, чтобы увидеть текущее состояние найма, менеджеру достаточно зайти в карточку вакансии.

Различная отчетность для нас очень важна, потому что бывает нужны отчеты только, например, по скорой медицинской помощи или только по новым проектам. Теперь у нас есть такая возможность: я вбиваю необходимые проекты, выбираю период, и вся нужная отчетность выгружается в удобном формате.

Также ИТ-специалисты НОТА ЮНИОН добавили шаблоны офферов, что помогло ведомству существенно сэкономить ресурсы на создание индивидуальных предложений о работе для соискателей. Рекрутеру необходимо выбрать нужный вариант, а переменные значения автоматически заполнятся из карточки вакансии.

НОТА ЮНИОН интегрирована со всеми необходимыми сотрудникам работными сайтами и мессенджерами: это и Headhunter, и Superjob, и Telegram, и WhatsApp. Представители Минздрав МО отмечают удобство коммуникации на одной платформе.

Крайне важно было предложить решение, которое отвечает всем требованиям работы с системой Здравоохранения региона. Именно поэтому мы находились в тесной коммуникации с ведомством на протяжении всего срока реализации проекта: совместно определяли ключевые критерии категорирования и стремились не просто повысить эффективность работы рекрутеров, а создать для них интуитивно понятный и практичный инструмент. Уверен, что мы сможем эффективно развивать систему и в будущем. Юрий Мацыгин, директор по производству вендора НОТА (ИТ-холдинг Т1)

Миграция на НОТА ЮНИОН прошла безболезненно

С миграцией на новую платформу проблем не возникло: специалисты НОТА (ИТ-холдинг Т1) помогли сотрудникам отдела подбора Минзрав МО создать номенклатурные справочники, внести первые вакансии, сделать необходимые настройки.

Было непросто перенести на платформу исторические данные. Только за два последние года в базе накопились данные по четырем тысячам принятых кандидатов, контакты на разных стадиях воронки и «отказники». Это большой массив данных, который перенести сразу не удалось. Чтобы не терять время, было решено выгрузить данные в Excel, запустить работу на новой платформе, а к историческим сведениям обращаться по мере надобности.

В результате найм медработников ускорился в 2.5 раза

С помощью платформы длительность направления обратной связи кандидату сократилась до минимума, а процесс оформления серьезно ускорился. Раньше оформление специалиста могло длиться вплоть до месяца, ведь в медицине много своих сложностей: прохождение медосмотра, собеседования с профильными замами, собеседования с главными врачами.

На новой платформе оформление сотрудника занимает 3−5 дней, а раньше доходило до месяца Елена Попова, заместитель руководителя отдела привлечения и оценки медицинских кадров Минздрава МО

Отдел прописал скрипты взаимодействия с кандидатами, начал использовать шаблоны офферов и оптимизировал многие внутренние процессы. В результате процесс работы ускорился в 2.5 раза.