Интервью TAdviser с менеджером ИТ-проектов PSA Peugeot Citroen Анной Млоток

Анна Млоток: После вступления в силу закона в 2012 году, определившего электронный формат товарной накладной ТОРГ-12 и счетов-фактур, в нашей компании сразу было принято решение использовать данную возможность. Мы являемся международной компанией, а, как известно, в Европе электронный документооборот между юридическими лицами очень широко развит и довольно давно используется, поэтому наше руководство понимало все выгоды данных изменений. После удачного опыта внедрения электронного документооборота в рамках обмена первичной документацией с дилерской сетью мы столкнулись с проблемой отсутствия единой точки входа для поиска документов и последующего предоставления их в налоговую инспекцию. Так же мы понимали, что у нас есть проблемы в наших внутренних процессах, которые протекают на бумаге: бумаги не перекладываются со стола на стол, поиск бумаг оказывается довольно длительным процессом, и самое страшное - бумаги терялись.

Анна Млоток: Первичной задачей было сокращение издержек по хранению финансового архива. Как следствие, это повлекло за собой идею создания единого централизованного хранилища финансовых документов. Также посмотрев на свои внутренние процессы, мы пришли к выводу, что нам необходимо оптимизировать процесс согласования договорных документов, процесс согласования заявок на командировку и авансовых отчётов, и заложить основу для дальнейшей автоматизации процессов.

Анна Млоток: В связи с необходимостью реализации проекта в довольно сжатые сроки мы искали SaaS-решение или ему подобное. Также ещё на старте проекта, зная нашу непростую техническую структуру, мы предполагали, что можем столкнуться с техническими ограничениями, связанными с proxy-сервером. В связи с тем, что наша ERP-система состоит из множества систем, одной из которых, конечно, является SAP, нам необходимо было рассмотреть все возможности для будущих интеграций, как посредством API, так и более примитивные варианты, например, обмен файлами, выгрузки в Excel и т.д.

Анна Млоток: В связи с поставленными целями у нас была сформирована рабочая группа, в состав которой входили основные пользователи системы в рамках автоматизируемых процессов. Внутри компании был запущен закрытый тендер. Мы проанализировали все предложения на рынке. Провели демонстрацию систем основным пользователям. Во время демонстрации особое внимание уделялось интерфейсу системы: он должен был быть интуитивно понятным основным пользователям. Еще важным аспектом при выборе было наличие локализованной версии для иностранных пользователей, а также возможность самостоятельно управлять локализацией настроенного решения. Дополнительно мы проводили тесты по технической части на время отклика системы, а также на возможность запуска системы из нашей сети, учитывая технические особенности и то, что сервер СЭД фактически находится в облаке.

С точки зрения требований к компании-интегратору нам был важен положительный опыт реализации аналогичных проектов в других международных компаниях.

Рабочей группой была проведена комплексная оценка всех предложений на рынке, в результате которой была выбрана система TESSA и компания Syntellect, как вендор и поставщик решения.

Анна Млоток: В таком проекте, который направлен на достаточно большое сокращение трудозатрат, очень сложно обойтись без явного саботажа сотрудников. К сожалению, не могу сказать, что у нас без этого обошлось. Но в связи с высокой вовлеченностью в проект руководящего состава, который, к слову сказать, участвовал также в рабочей группе, мы смогли преодолеть данные трудности в сжатые сроки.

Анна Млоток: С точки зрения пользовательского интерфейса проблем с адаптацией не было, интерфейс простой и понятный.

Я бы сказала так: многие сотрудники считали, что у нас нет проблем в процессах, которые мы собирались автоматизировать, и они и без СЭД работают идеально. Кто-то не верил, что перевод в ЭДО решит действительно проблемы и ускорит процессы. Однако, после проведения обучающе-разъясняющих встреч, а также получения самостоятельного опыта работы с TESSA, все сомнения в эффективности СЭД были сняты.

Анна Млоток: Для поиска любых финансовых документов и тех, которые поступили в компанию в бумажном виде и затем были отсканированы, и тех, которые пришли через систему ЭДО, теперь существует единое электронное хранилище. Это очень удобно.

С помощью системы мы сократили трудозатраты на предоставление первичной документации в налоговую инспекцию на 50%. Процессы согласования договоров, командировок, авансовых отчётов стали прозрачными. Время согласования договоров было сокращено на 20%, командировок и авансовых отчётов - на 50%, трудозатраты по финансовому учёту командировок и авансовых отчётов были снижены на 15%. Помощник или конкурент? Чем ИИ может быть полезен в HR-процессах

Стоит отметить, что с помощью СЭД TESSA мы полностью избавились от бумажных бланков авансовых отчетов и, согласно Письму Минфина России № 03-03-06/2/48232 от 20.08.2015, теперь согласуем их исключительно в электронном виде с применением электронно-цифровой подписи.

С нашими дилерами и другими контрагентами, которые используют систему ЭДО Диадок, договоры могут быть заключены в электронном виде (при наличии согласия со стороны контрагента). В таком случае бумажной версии в процессе не возникает ни на каком этапе. В качестве показательного примера наш первый электронный договор в TESSA был заключен с нашим вендором – компанией Syntellect.

Анна Млоток: На данный момент система полностью интегрирована с сертифицированным оператором ЭДО Диадок в части обмена документами и данными о контрагентах. Это позволяет подписывать, отправлять и получать подписанные контрагентом документы непосредственно из/в СЭД.

Также настроено взаимодействие с учётной системой SAP, пока, к сожалению, только в полуавтоматическом режиме по причине технических сложностей в доработке SAP на нашей стороне.

Анна Млоток: Да, конечно. При выборе системы мы изначально искали продукт, который нам сможет дать основу для дальнейшего развития ЭДО в нашей компании. Это и новые типы документов для финансового архива, и новые бизнес-процессы. Как минимум 3 процесса уже стоят в очереди на автоматизацию с помощью TESSA.

Специалисты нашей компании прошли сертифицированное обучение настройке и разработке решений на платформе TESSA, поэтому часть работ по автоматизации, возможно, мы будем выполнять нашими собственными силами.