Kyocera: всё для гибридной работы

Работа с документами была и будет в любой компании, вне зависимости от ее размеров и специализации. «Безбумажный офис» остается идеальной моделью, в реальности же, в нем присутствуют документы в электронном виде и в бумажном. Важно, что в современной практике корпораций значительная часть сотрудников работает в гибридном формате, сочетая присутствие в офисе и работу из дома, но при этом работники всегда должны располагать доступом к корпоративным системам, в том числе, и к docflow – вне зависимости от своей локации. Решение для обеспечения документооборота сегодня должно соответствовать требованиям «двойной гибридности».

Принтеры и МФУ как «конверторы»

В современной практике работы с документами принтеры и многофункциональные устройства сохраняют актуальность, но следует понимать, что они – «конверторы», стирающие грани между электронными и бумажными документами, с легкостью обеспечивая перевод из одной формы в другую. Заметим, что современные печатающие устройства становятся все более функциональными и получают интеллектуальные возможности.

Например, Kyocera представила МФУ, активно использующие возможности «искусственного интеллекта» для работы с документами. Девайсы способны самостоятельно выполнять апскейлинг (оптимизацию изображений с низким разрешением), распознавать рукописные пометки и, в зависимости от настроек, акцентировать или удалять их в автоматическом режиме.

Сегодня принтеры/МФУ следует рассматривать не как отдельные устройства, а как составную часть системы работы с документами в корпорации. Заметим, что под корпорациями подразумевают и коммерческие компании, и государственные структуры. Для задач заказчиков Kyocera разработала платформы, на которых можно легко создавать полнофункциональные системы для работы с документами в компаниях любого размера.

KSIM для полного цикла работы с документами

Kyocera Document Solutions — даже в названии компании подчеркнута ее ориентация на полный спектр работы с документами. Она представила первую версию своей платформы для работы с документами в 2007 году и с того времени активно ее развивала, за это время система успела поменять название и в прошлом году стала KSIM. Сейчас Kyocera Smart Information Management обеспечивает все стадии работы с документом в компаниях любого размера. На базе этой платформы можно строить полноценные внутренние экосистемы, оптимально соответствующие запросам заказчиков.

Экосистемы, разумеется, включают МФУ, которые выполняют конвертацию «туда и обратно» писем, презентаций, накладных, товарных чеков, командировочных и путевых листов, а также другой документации. Для KSIM входящий документ может быть в любой форме, как электронной, так и бумажной – браузер или почтовая программа является таким же источником документов, как сканер, МФУ или файлохранилище. Важно, что для выполнения задач на этом этапе KSIM может быть интегрирован с другими программными решениями Kyocera, например, с Capture Manager, предназначение которого понятно из названия: он создан для захвата, предобработки и сохранения файлов.

Экосистемы, построенные на KSIM, также располагают функциональностью, обеспечивающей индексацию документов, их поиск, архивирование и, собственно, docflow – автоматизацию прохождения каждого документа внутри организации, в ходе которого его последовательно направляют по заданному пути через отделы, отслеживают визирования, дополнения и подписания, нужные фрагменты распознают, оттуда извлекают и автоматически вносят информацию в другие корпоративные системы (например, бухгалтерские, CRM и т.д.). Автоматизация многих рутинных процессов предсказуемо повышает эффективность всего офисного персонала.

Гибридная работа – норма жизни

Наиболее важный результат локдаунов для рынка: легализация работы в удаленном и в гибридном форматах, которая технически была доступна давно, но до пандемии работодатели практиковали ее крайне редко. Теперь все увидели, что такие форматы вполне актуальны и могут быть широко применены в повседневной реальности, обеспечивая важные преимущества как сотрудникам (например, не надо тратить время на дорогу в офис и обратно), так и работодателям (можно сократить офисные площади, нанимать сотрудников из разных городов). Однако, теперь актуален вопрос: как обеспечить распределенным сотрудникам в условиях гибридной занятости доступ к корпоративным системам? Kyocera дает концептуальный ответ.

Пользовательский интерфейс KSIM – web-based, что позволяет обеспечивать сотрудникам простой и единообразный доступ к созданной системе работы с документами через браузер. Это предоставляет ряд других преимуществ, например, удобную работу мобильным сотрудникам, снижает затраты на обучение персонала. При этом, оказываются соблюдены базовые требования инфобезопасности, что крайне важно для компаний.

ИБ: МФУ и KSIM как дополнение к корпоративным системам защиты

В современных условиях, когда значение digital-инфраструктуры для операционной деятельности компаний возрастает, а хакеры ежедневно наращивают свою активность, значение инфобезопасности для непрерывной работы компаний трудно переоценить. Важно, что кроме корпоративных решений, обеспечивающих защиту всей ИТ-инфраструктуры, сегодня нужны встроенные технологии ИБ в отдельных аппаратных компонентах и информационных системах. В предложении Kyocera – в МФУ и в рассматриваемой KSIM такие решения есть.

Заметим, что формализация документооборота важна для обеспечения инфобезопасности компаний, понимаемой в широком смысле. Документы не попадут в руки сотрудников, которым они не предназначены, что однозначно снижает вероятность утечки данных к конкурентам. Последствия таких утечек могут нанести огромный ущерб, поэтому внедрение систем на основе KSIM можно рассматривать как средство для защиты финансовых и репутационных ресурсов компании. Заметим, что финансовые аспекты при внедрении систем работы с документами оказываются очень важны.

Документооборот и бизнес-показатели

В компаниях работа с документами не является основной деятельностью, однако, оптимизация docflow и сопутствующих задач способна заметно изменить бизнес-показатели всей фирмы. Важно, что работа с документами есть в любой структуре – от SMB и корпораций до некоммерческих фондов и госпредприятий, поэтому вопросы оптимизации документооборота оказываются универсальными.

Оптимизация документооборота, внедрение решений автоматизации и роботизации способны изменить финансовые показатели, сравнимые с результатами «цифровой трансформации» (DX). Проблемы в повседневной работе с документами: долгое время оформления, возможные задержки с обработкой, потеря бумаг — в современных условиях обходятся компаниям очень дорого, в суммы порядка 5% от прибыли (по данным Kyocera Document Solutions).

Kyocera предлагает корпоративным заказчикам как сами продукты, так и помощь в построении на их основе решений для конкретных компаний, адаптированных под задачи заказчика. «Обладая профессиональным опытом и культурой чуткого партнерства, мы помогаем организациям применять знания на практике, чтобы стимулировать изменения».

Догнать и перегнать: Российские ВКС прирастают новыми функциями 9.2 т

<= Вернуться в спецпроект KYOCERA Smart Information Manager