Tops Consulting: Управление автотранспортом

Любая транспортная компания, имеющая в своем составе автопарк, заинтересована в снижении расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ), сокращении расходов, связанных с простоем техники, повышении точности оперативного планирования и получения своевременной отчетности для выявления причин роста расходов и поиска потенциальных возможностей для повышения эффективности. Доля затрат на ГСМ автотранспортного подразделения компании традиционно высока и нередко составляет 30% расходов и выше. Существенную статью расходов также составляет заработная плата водителей: завышение показателей выработки влечет существенные дополнительные затраты на ФОТ. Затраты на эксплуатацию и содержание техники - еще одна ключевая составляющая себестоимости транспортного предприятия. Эксплуатация техники с нарушениями установленных норм приводит к повышенным затратам на ремонт.

Комплексное решение для управления автотранспортом, разработанное компанией TOPS Consulting на базе Microsoft Dynamics AX, позволяет эффективно решать ключевые задачи транспортной компании: вести операционный учет производственной деятельности, выявлять необснованный перерасход топлива и анализировать ключевые показатели деятельности (KPI) в различных аналитических срезах (время и причины простоя, время работы водителей и пр.).

Решение компании TOPS Consulting «TOPS: Управление автотранспортом» на базе Microsoft Dynamics AX помогает повысить эффективность транспортных подразделений компании за счёт автоматизации оперативного планирования, управления заявками на автотранспорт, регистрации показателей деятельности работы водителей и единиц техники, в том числе путем интеграции с системами GPS монторинга, электронными весами и т.п., позволяющими всесторонне оценивать показатели эффективности работы техники.

Решение помогает предотвратить сознательную или ошибочную подачу информации о выработке единиц техники, предотвратить несанкционированный расход топлива, эффективно бороться с хищением топлива и нарушениями правил эксплуатации техники. Все вместе помогает руководству компании повысить эффективность бизнеса в целом, сократить расходы и увеличить прибыльность компании.

С помощью решения «TOPS: Управление автотранспортом» автотранспортные компании получают возможность сократить количество разнородных программ, повысить качество вводимой информации (минимизация дублирования ввода и ошибок), уменьшить время на составление отчетности и повышение ее достоверности, повысить прозрачность ведения бизнеса и уровня «открытости» компании, снизить объем бумажного документооборота.

В рамках операционного учета важнейшими преимуществами для бизнеса являются:

• Минимизация человеческого фактора при регистрации и оценки показателей работы техники и персонала
• Автоматизация рутинных процедур проверки и списания расхода топлива, заправки, выполнения производственных заданий и т.п.
• Интеграция с управленческим и бухгалтерским учетом

Ключевые возможности для бизнеса:

• Решение позволяет комплексно управлять автопарком компании: создавать журналы маршрутов доставки, подбирать транспорт, создавать путевые листы, печатать комплекты документов.
• Решение позволяет вести ежесменный учет в разрезе машин и водителей фактической выработки, простоев и причин простоев.
• Использование решения позволяет оптимизировать затраты на ГСМ за счёт учета ГСМ в разрезе рейсов, пробегов с грузом и порожнего, простоев с включённым двигателем и дальнейшего анализа полученных данных, а также справочников норм расхода ГСМ.
• АРМ диспетчера автобазы позволяет оперативно управлять плановыми показателями работы автотранспорта, формировать путевые листы и ТТН, регистрировать заявки на автотранспорт, учитывать заправки техники собственными и сторонними заправочными комплексами.
• Менеджеры компании получают в руки эффективный инструмент ввода плановых и анализа фактических значений KPI работы оборудования.
• Также руководство компании получает мощный инструмент для анализа работы транспортного подразделения за счёт настройки внутренних управленческих отчетов по имеющимся в системе данным. В основе отчетности лежат преднастроенные OLAP-кубы.

Например, в угледобывающей компании «Сибирский антрацит» уже несколько лет используется созданная экспертами TOPS Consulting комплексная ERP-система, включающая решение для управления горнотранспортной техникой (грузовыми самосвалами, экскаваторами, бульдозерами, буровыми установками и т.п.) В компании успешно используется решение «TOPS: Управление автотранспортом».Витрина данных НОТА ВИЗОР для налогового мониторинга

Благодаря реализованной функциональности компания может эффективно управлять работой транспортных подразделений за счёт ежесуточного оперативного планирования, формировать заявки на использование автотранспорта, регистрировать информацию и предоставлять аналитику по каждой транспортной единице, водителю и вести учёт затрат на эксплуатацию, в том числе ГСМ. В Microsoft Dynamics AX реализованы возможности по аналитике для выявления точек снижения расходов. Одной из интересных особенностей стал проект связи системы учета автотранспорта в ERP с системой GPS-слежения, установленной на всем парке горной техники.

Основные компоненты решения «TOPS: Управление автотранспортом»

• Нормативно-справочная информация

Техническая информация по имеющимся моделям и единицам техники: модели техники, паспортная загрузка, масса, количество осей и т.п. Справочник маршрутов движения, норм расхода ГСМ в зависимости от режимов эксплуатации, норм выработки и т.п. Информация о водителях, диспетчерах, сменах, подразделениях и т.п.

• Средства планирования работы техники

Производственная программа подразделения: на месяц, год (позволяет спланировать потребность в техники, исходя из плана производства и характеристик имеющего парка техники и т.д.). Доступно при внедрении совместно с модулем «Бюджетирование». В простом варианте данные по плану на месяц могут вводиться вручную Заявки на транспорт. Для согласования выделения техники подразделению, как правило, на ПХТ транспорт Суточные наряды на работу транспорта. Задают суточный план работы, распределяют технику по маршрутам и т.п. Запросы и отчетность

• Средства учета работы техники

Журналы посменного учета Загрузка информации о суточном плане из нарядов

• Учет работы транспортных средства

Журналы авто-весовых Ведут учет взвешивания автотранспорта Выдают информацию для организации движения добычи, вскрыши и т.п. в учет Интегрируются с электронными весами для автоматического «поддтягивания» информации о весе Позволяют вести учет всех движений транспорта с грузом, не только от карьера на фабрику, но и между своими складами, при отправке грузов с фабрики, в том числе клиенту и т.п. Предоставляют информацию для путевых листов

• Журналы путевых листов

Формирование путевых листов на основании суточного наряда (связь с планированием) Ведение всей необходимой информации по текущей работе транспорта и формирования печатных форм путевых листов всех принятых в РФ видов Автоматическая загрузка информации о выполненных рейсах из систем GPS мониторинга Загрузка из систем GPS мониторинга информации по расходу топлива, остатка топлива в баке и др. информации, в зависимости от того, что она может выдавать Автоматическая загрузка в путевой лист информации о заправках их журналов учета заправки

• Журналы учета заправки

Загрузка данных о заправке из внешнего файла Учет заправки в разрезе заправщиков, единиц техники и т.п. Пересчет заправки из литров в метрические единицы по плотности

• Отчетность. Преднастроенные OLAP отчеты и печатные формы

В рамках операционного учета важнейшими преимуществами для бизнеса являются расчет себестоимости работы автопарка, прозрачность затрат на проведение работ и расчет амортизации оборудования.

Кроме того, решение позволяет комплексно управлять автопарком компании - создавать журналы маршрутов доставки, подбирать транспорт, создавать путевые листы, печатать комплекты документов. Функциональность включает ведение ежесменного учета в разрезе машин и водителей фактической выработки, простоев и причин простоев. Использование решения позволяет оптимизировать затраты на ГСМ за счёт учета ГСМ в разрезе рейсов, пробегов с грузом и порожнего, простоев с включённым двигателем и дальнейшего анализа полученных данных.

В свою очередь АРМ-диспетчера автобазы дает возможность оперативно управлять плановыми показателями работы автотранспорта, вести путевые листы и ТТН, регистрировать заявки на автотранспорт и прочих заданий. Важно, что менеджеры компании получают в руки эффективный инструмент ввода плановых и анализа фактических значений KPI работы оборудования. В то время как руководство компании - мощный инструмент для анализа работы транспортного подразделения за счёт настройки внутренних управленческих отчетов по имеющимся в системе данным.

Таким образом, использование специализированного решения TOPS Consulting на базе Microsoft Dynamics AX для управления автотранспортом в рамках предприятия, включая легковые машины, автобусы, автокраны, тракторы, грузовые машины, позволяет:

• Планировать работу автотранспорта
• Управлять заявками на автотранспорт подразделений
• Формировать оперативный план (суточный наряд) на основании ведения справочников маршрутов, моделей транспортных средств, справочника автотранспорта и т.п.

Кроме того, решение включает блок учета и контроллинга, который позволяет формировать и распечатывать из системы путевые листы согласно всем предусмотренным законодательством формам, автоматически рассчитывать обоснованные нормами, маршрутом и условиями поездки объемы списания ГСМ, выявлять отклонение от фактически израсходованного топлива, а также вести учет заправки транспортных средств, в том числе, по транспортным картам.