Администрация города Абакана намерена купить дополнительные лицензии СЭД

23 июля 2015 года стало известно о внедрении системы электронного документооборота «Дело» в администрации города Абакана^[1].

Задачи проекта

С 2012 года в СЭД «Дело» работает Администрация города Абакана. В 2015 году там приняли решение о расширении сферы использования системы.

Особенность проектов в этом регионе, по мнению компании-интегратора "КС-Консалтинг" - разворачивание СЭД в государственных и муниципальных структурах собственными силами. Внедрение системы электронного документооборота «Дело» в мэрии Абакана проведено самостоятельно при содействии профильного комитета Правительства Республики. Поставку программного обеспечения и консультационную поддержку проекта осуществляет компания «КС-Консалтинг».

Ход проекта

Автоматизация документооборота в администрации Абакана началась внедрением системы в подразделениях, отвечающих за документационное обеспечение. На первом этапе СЭД «Дело» установили только в аппарате администрации: в общем отделе и у секретарей руководителей.

В начале автоматизировали основные процессы документооборота:

• регистрация входящих и исходящих документов;
• регистрация обращений граждан;
• сканирование документов (для автоматизации этого процесса была приобретена дополнительная опция «Сканирование»);
• ввод поручений руководства;
• контроль за исполнением документов и поручений;
• печать РК и реестров.

В СЭД «Дело» мэрии Абакана настроили типовые маршруты движения документов. Работа с входящими документами идет несколькими последовательными этапами:

• Регистрация документа в СЭД «Дело», его сканирование.
• Направление РК документа в личный кабинет руководителя в СЭД «Дело» для рассмотрения (параллельно руководитель получает документ на бумажном носителе).
• Вынесение резолюции и отправка документа исполнителю (руководитель накладывает на бумажный документ резолюцию, которая вносится в СЭД секретарем с установкой сроков в соответствии с инструкцией по делопроизводству).
• Исполнение документа и подготовка ответа на него в виде исходящего документа.
• Регистрация исходящего документа-ответа с установлением связки с исполненным документом.
• Отметка в СЭД об исполнении входящего документа (снятие с контроля).

Движение документов в СЭД, 2014

Итог проекта

В администрации Абакана сформирована смешанная система управления документами, сочетающая поддержку традиционных «бумажных» процессов с электронным документооборотом. Такая схема работы часто встречается в муниципальных структурах и оптимально подходит для первого этапа развития СЭД.

Необходимость автоматизации процесса согласования проектов документов явилась причиной приобретения в текущем году дополнительных рабочих мест системы «Дело». По плану доступом в СЭД будут обеспечены иные муниципальные органы Абакана: Бюджетно-финансовое управление, Комитет муниципальной экономики, Городская правовая служба «Кодекс». Также для новых участников документооборота закуплены рабочие места опции «Сканирование».Помощник или конкурент? Чем ИИ может быть полезен в HR-процессах

Должностные лица администрации и подведомственных структур, обладающие правом визирования (согласования) проектов документов, получат возможность пользоваться электронной подписью во внутреннем документообороте. Для этого приобретены лицензии на опцию «ЭП и шифрование».

В администрации города Абакана созданы необходимые технологические условия для перехода к согласованию проектов документов в системе «Дело» в электронном виде.

Примечания