Администрация города Иркутска (DocsVision (СЭД/ECM-система))

На момент старта проекта в администрации работала СЭД, которая уже не соответствовала предъявляемым требованиям. Часть документов обрабатывалась на бумаге. Поэтому было принято решение выбрать новую систему электронного документооборота. В результате проведенных конкурсных мероприятий победила компания RKIT Group с собственным решением «Административное делопроизводство» на платформе Docsvision.

Проект стартовал в 2012 году в комитете по экономике Администрации Иркутска. Когда поняли, что система «Административное делопроизводство» работает и упрощает работу 40 сотрудникам комитета, пошли в развитие и тираж. Следующими пилотными площадками стали Комитет по бюджетной политике и финансам, аппарат администрации, комитет ЖКХ.

Сегодня в системе ежедневно обрабатывается свыше 1000 документов, более 35 тысяч документов в месяц. Работают 1200 сотрудников, включая высшее руководство.

Автоматизировано 10 крупных управленческих процессов: учёт и контроль исполнения входящей корреспонденции; учет исходящей корреспонденции от согласования проекта до контроля ответа адресата. В электронном виде ведутся внутренняя служебная переписка, распорядительные документы Администрации.

Управление совещаниями от рассылки повестки до контроля исполнения поручений, выданных в ходе совещания, тоже происходят через СЭД. Причем отдельно созданы инструменты для поддержки работы высшего административного состава администрации г. Иркутска.

В системе сотрудники готовят, согласовывают документацию по муниципальным заказам и контрактам. Отдельно нужно упомянуть управление судебными и административными делами: в системе ведется регистрация исков, предписаний, планирование работ, учёт судебных документов, контроль их исполнения.

В 2015 году мы сделали упор на обращения граждан, организаций и депутатов. На данный момент вводится в промышленную эксплуатацию «Архивный фонд».