«Аспэк» объединил в единой системе центральный офис и восемь региональных предприятий

Сетевой нефтетрейдер, компания «Аспэк», завершила проект комплексной автоматизации на базе системы "1С:Управление производственным предприятием 8". Проект выполнила компания «Баланс-Сервис».

Для обеспечения полноценного управления всеми бизнес-процессами холдинга требовалась комплексная система автоматизации учета, позволяющая унифицировать бухгалтерский, налоговый, управленческий учет центрального офиса и региональных предприятий в едином информационном пространстве. Необходимо было обеспечить оперативное управление региональными предприятиями, получение консолидированной отчетности, оценки эффективности работы как холдинга в целом, так и каждого предприятия в отдельности.

На первом этапе проекта было проведено предпроектное обследование. В результате было создано описание концепции будущей системы и техническое задание, в котором были зафиксированы функциональность системы, бюджет и сроки проекта. Само внедрение было разбито на пять этапов, соответствующих задачам автоматизации: учет нефтетрейдерских сделок, бухгалтерский и налоговый учет, учет региональных продаж, бюджетирование, тиражирование системы на 8-ми региональных предприятиях. Поэтапное внедрение позволило в значительной степени снизить риски проекта, заранее спланировать бюджет и сроки, быстро получить ощутимые результаты.

Проект автоматизации объединил в единое информационное пространство головное предприятие "АСПЭК" и восемь региональных предприятий: "АСПЭК-Волгоград", "АСПЭК-Казань", "АСПЭК-Самара", "АСПЭК-СевероЗападНефтеПродукт", АСПЭК-Смоленск", "АСПЭК-Тверь", "АСПЭК-Уфа", "АСПЭК-Челябинск". Автоматизировано 77 рабочих мест.

В промышленную эксплуатацию запущены следующие подсистемы:

• управление заказами покупателей,
• управление закупками,
• управление запасами,
• управление продажами,
• управление цепочками поставок,
• бухгалтерский учет,
• налоговый учет,
• расчет зарплаты,
• управление персоналом,
• управление денежными средствами,
• бюджетирование,
• планирование продаж,
• планирование закупок.

В типовой функционал системы добавлены новые возможности, которые расширили область применения программного продукта и позволили максимально приблизить порядок работы с программой к специфике бизнес-процессов нефтетрейдера.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 2.2 т

В результате внедрения:

• автоматизированы все процессы, связанные с закупкой, транспортировкой и реализацией нефтепродуктов, что позволило оценивать эффективность каждой сделки. Программа позволяет учитывать все затраты, связанные со сделками, включая транспортные затраты, затраты по хранению, затраты по возврату вагоно-цистерн, расходы на отвлечения денежных средств. Все эти затраты распределяются на соответствующую сделку, соответствующую отгрузку. Таким образом, можно получить оценку финансового результата конкретной сделки по всем интересующим руководство разрезам и при возможности сократить затраты на проведение следующих сделок, что позволяет оптимизировать бизнес-процесс и получать максимальную прибыль;
• автоматизирован полный цикл управления денежными средствами от плановых бюджетов движения денежных средств до фактического исполнения платежей в системе "Банк-Клиент";
• благодаря автоматизации учета путевых листов, автотранспорта, шин, аккумуляторов появилась возможность планировать и контролировать затраты на ГСМ, замену автозапчастей, шин, аккумуляторов;
• в несколько раз возросла скорость получения отчетов; во-первых, благодаря тому, что данные теперь находяться в одной базе, а во-вторых, благодаря универсальным механизмам схемы компоновки данных, позволяющими очень быстро получать различные варианты настроек любых отчетов;
• исключен двойной ввод информации; повысилась производительность труда; автоматизация позволила снизить трудозатраты на обработку первичных документов;
• реализована подсистема разграничения доступа к системе, позволяющая гибко настраивать параметры доступа пользователей к данным системы;
• в рамках работы с дебиторкой реализована подсистема расчета и подготовки претензий, благодаря чему возросла скорость подготовки претензионных документов;
• внедрена система мотивации менеджеров в соответствии с корпоративным положением о премировании;
• разработаны и внедрены единые стандарты ведения бухгалтерского и налогового учета (единая учетная политика, единый план счетов, единые аналитические справочники); централизованная система с единой нормативно-справочной базой для всех предприятий холдинга исключает дублирование информации, повышает ее достоверность;
• автоматизировано ведение бухгалтерского и налогового учета в соответствии с требованиями Российского законодательства и корпоративной учетной политики; в том числе ведение учета в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль ПБУ 18/02";
• время подготовки регламентированной отчетности уменьшилось в 2 раза;
• время подготовки консолидированной отчетности уменьшилось в 4 раза.

Новая система автоматизации позволяет предприятию:

• эффективно управлять дебиторской задолженностью, оперативно выявлять просроченную задолженность, контролировать каждого дебитора исходя из условий договорных отношений;
• планировать движение денежных средств, контролировать их использование;
• осуществлять контроль за расходами связанными с нефтетрейдерскими сделками: транспортные расходы, услуги по возврату вагоно-цистерн, услуги по хранению, отвлечение денежных средств;
• контроль за расходами предприятия позволяет выявлять статьи затрат за счет которых предприятие может экономить;
• применять систему оценки различных показателей (срок выполнения заказа, просроченная задолженность и др.), используемую для мотивации персонала, что в свою очередь позволяет повысить эффективность труда.